Организация документооборота

Содержание.

 

 

 

 

 

1. Организация  документооборота.

 

На современном  предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, журналах, ведомостях и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, обработки, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая, из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.

Документный поток  может быть входящим (документы поступают  со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).¹ Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы: документы налогового учета и отчетности; бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся  формы налоговой отчетности и  налоговые регистры.

Бухгалтерские документы  делятся на три группы: формы отчетности; регистры бухучета; первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бух учета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бух учета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см., например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Каждая хозяйственная  операция должна быть оформлена первичным  документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных  документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

В унифицированные  формы (за исключением форм по учету  кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все первичные документы  должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу  после ее окончания. Ответственность  за достоверность сведений в первичных  документах, а также за своевременность  их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером.

Первичные документы  могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная  цифровая подпись (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

При использовании  унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ, расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании  форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В  перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без  нее документ будет действителен.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь  построчный перевод на русский. Это  необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности, ст. 313 Налогового кодекса  РФ, письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).

Ошибки в первичных  документах исправляются следующим  образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым надписывается  исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно  было прочитать исправленное. Исправления в документах заверяются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены п. 5 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бух учета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно содержаться обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены п. 3 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Одной из задач главного бухгалтера является организация и  контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать: график документооборота; номенклатуру дел.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы  графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны: этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа; сроки прохождения каждого из этапов; перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы; перечень сотрудников, проверяющих документы; взаимосвязь ответственных лиц.

Контроль над  исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание.

После обработки  документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов.

За  отсутствие первичных документов установлена  налоговая и административная ответственность.²

 

 

 

 

2. Методические приемы и способы  анализа.

 

Многообразие задач, возникающих  в процессе экономического анализа, требует использования разнообразных  методов для их решения. До настоящего времени не выработана единая классификация применяемых методов, способов и приемов, поэтому сгруппируем их по направлениям экономического анализа.  Каждое направление экономического анализа — оценка, диагностика и прогнозирование — отличается спецификой решаемых задач, что позволяет выделить характерные методы, способы и приемы их решения.

Некоторые методы, например группировки, нахождения средних  величин и т.п., используются во всех направлениях анализа, другие (специальные) — только в отдельных исследованиях.

Система показателей  экономического анализа. Под системой показателей, характеризующих определенный субъект или явление, понимается совокупность величин, всесторонне отображающих состояние и развитие данного субъекта хозяйствования или явления.

Любая система  показателей, характеризующих организацию (хозяйствующий субъект), включает показатели натуральные (технические), экономические, технико-экономические и статистические.

Натуральные (технические) показатели характеризуют в абсолютных или относительных величинах отдельные конструктивные, технологические и эксплуатационные свойства ресурсов и результаты деятельности организации (показатели технического использования и движения основных средств, показатели использования материалов и т. д.)

 Преимущество натуральных показателей — неизменность и постоянство масштаба единиц для их измерения. Недостаток заключается в том, что они не всегда дают ответ на вопрос о сравнительной эффективности решений.

Экономические показатели универсальны, так как сводят к денежной оценке разнородные показатели, характеризующие состояние и развитие анализируемого объекта.

Необходимое условие  использования экономических показателей - обеспечение их сопоставимости; оно  выполняется соблюдением требований:

• единства объемных, структурных, качественных и стоимостных факторов;

• учета фактора времени;

• сопоставимости исходного состояния (технические, природные, климатические и прочие условия);

• единства методики расчета показателей и их состава.

Технико-экономические  показатели характеризуют экономический субъект или явление, как с экономической, так и с технической стороны (съем продукции с производственной площади, эксплуатационные расходы на 100 км пути и т.д.).

Статистические  показатели позволяют осуществить количественно качественную характеристику хозяйственных процессов. Они выражаются в абсолютных, относительных, средних величинах и т.д. Для анализа собранной информации и характеристики особенностей изучаемых процессов применяются аналитические показатели - относительные и средние величины, показатели вариации и динамики, тесноты связи и др.

При построении систем показателей необходимо руководствоваться  рядом принципов:

• древовидностью системы показателей;

• обозримостью;

•взаимосвязью показателей между собой (допустимая мультиколлинеарность);

• разумным сочетанием абсолютных и относительных показателей;

• адекватностью отображения;

• не формальностью.

Принцип древовидной  структуры связан с требованием взаимосвязи и взаимозаменяемости показателей. В системе необходимо наличие частных и обобщенных показателей разной степени интеграции, которые должны быть связаны как логически, так и формальными соотношениями. При этом совокупность частных показателей путем математических операций должна сводиться в один или несколько обобщающих показателей (например, формирование себестоимости из калькуляционных статей затрат).

Возможность интеграции частных показателей позволяет  давать комплексную, обобщенную характеристику изучаемого явления. Например, себестоимость  изделия по экономическим элементам  складывается из показателей, характеризующих экономическую однородность определяемых ресурсов (материальные затраты, расходы на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация и т.п.).

Интегральные  показатели должны рассматриваться  не изолированно, а только в системе  с частными.

Принцип обозримости требует наличия такого набора показателей, которые охватывали бы все существенные стороны изучаемого субъекта или явления. При этом показатели должны взаимно дополнять, а не дублировать друг друга, быть существенными и незначительно коррелирующими между собой, т.е. отвечать принципу допустимой мультиколлинеарности.

По данным психологов, человек может следить не более  чем за семью, непрерывно меняющимися  во времени величинами, хотя вообразить себе нетривиальный четырехмерный  объект уже непросто. Для понимания процессов и явлений, для управления ими надо уметь выделять небольшое число параметров, определяющих их ход, и выявлять взаимосвязи между ними.