Организация и обеспечение режма конфиденциальности на объекте информатизации

По видам  работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой - содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства - защита содержащейся в конфиденциальных документах информации - вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя определяемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам. Если задачей открытого делопроизводства является документационное обеспечение управленческой деятельности, то конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач:

1. документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;

2. защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача имеет своей целью организацию и бесперебойное функционирование конфиденциальной деятельности в сфере любого вида производства и управления. Это требует от делопроизводства обеспечения нужд конфиденциальной деятельности полной, своевременной и достоверной документной информацией, организации исполнения и использования документов.

Полноту документной информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, не нужной для деятельности предприятия информации.

Достоверность документной информации заключается, во- первых, в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса  и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью  оформления соответствующих реквизитов.

Своевременность документной информации означает, что  за время обработки и передачи информации не изменилось состояние  вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное  доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов. Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.

Вторая задача имеет своей целью обеспечение  сохранности и конфиденциальности документированной информации, что  требует создания и поддержания  специальных условий хранения, обработки  и обращения документов, гарантирующих  надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации.

Сущность конфиденциального  делопроизводства обусловливает его  организационные и технологические  особенности, к числу основных из которых относятся:

-письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

-жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

-обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;

-максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

-фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

-проведение систематических проверок наличия документов;

-разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

-жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;

-регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;

-персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации - предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомления с документами.

На самом деле применительно  к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота - предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального  делопроизводства одновременно выступают  и в качестве требований к нему.

 

3. Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального  делопроизводства означает создание необходимых  условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального  делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с  открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

 

4. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел- это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным  документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет  существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел  и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.

Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и  регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.

После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.

Дела, ведущиеся в течение  нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого  года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка  документов в дела закрепляется в  номенклатуре в заголовках дел. Заголовки  должны в обобщенном виде правильно  и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением дел с распорядительными  документами, которые подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу), и протоколами, которые подразделяются по принадлежности (например, протоколы совещаний у председателя правления).

Полнота и сочетание  в заголовках других компонентов  могут быть различными. Указывать  их следует тогда, когда они несут  в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:

- в заголовках дел  с планово-отчетной документацией  указывается периодичность этой  документации, например: «Месячные  планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;

- если в деле объединяется  переписка с несколькими однородными  предприятиями, то в заголовке  указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными  заводами…»;

- в конце заголовков  дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

- группировку документов  в дело по одному вопросу  (за исключением распорядительных  документов и протоколов);

- раздельную группировку  документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;

- группировку документов  с учетом распределения обязанностей  между сотрудниками предприятия,  что позволяет в значительной  мере предотвращать ознакомление  пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;