Организация и обеспечение режма конфиденциальности на объекте информатизации

- группировку распорядительных  документов по видам документов (приказы, указания, постановления,  распоряжения, решения);

- группировку приказов  по предприятию по трем делам:  по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;

- группировку приказов  по основной деятельности в  два дела: с подлинниками и  копиями;

- группировку документов  коллегий и других коллегиальных  органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);

- группировку приложений  к документам вместе с документами,  к которым они относятся (исключение  допускается для больших по  объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

- группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных  списков и других планово-отчетных  документов отдельно от их  проектов;

- группировку документов  по планированию текущего года  отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться  с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются  в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим  наименованиям структурных подразделений  или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.

Дело с номенклатурой  конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета  конфиденциальных документов, а также  открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается  самостоятельный цифровой индекс, который  состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.

В дела помещаются исполненные  документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном  порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Ведение переходящих  дел допускается в отдельных  случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для  документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах  хронологически в порядке возрастания  номеров.

В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.

Распорядительные документы  вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие  в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если в дела подшиваются  документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.

О документах, изъятых  из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

Оформление конфиденциального  дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

 

5. Документирование конфиденциальной информации

Документирование  конфиденциальной информации заключается  в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.

Содержание  конфиденциальной информации документируется, зависит от компетенции и функций  предприятия, учреждения или организации, характера их деятельности, взаимосвязей с другими субъектами. В свою очередь это содержание влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.

Установление состава  издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной  конфиденциальной информации зависит  от компетенции и функции предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятием конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне.

После установления состава  документов определяются круг лиц, имеющих  право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид  документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или  с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования  того и другого. Самыми распространенными  носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться  рукописным способом, на пишущей машинке  или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

После отработки проекта  текстового документа исполнитель  должен проставить на экземплярах документа  их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены  и удостоверены в установленном  порядке. Чертежно-графические документы  оформляются в соответствии с  нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.

Текстовые документы  оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Таким образом, документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

 

 

 

 

Заключение

В данной работе было изучена вопрос организации и обеспечения режима конфиденциальности на объекте информатизации. Выяснено, что режим конфиденциальности информации является предметом правового регулирования, которое представляет особый порядок, установленный государством в виде правовых норм и обеспеченный силой государственного принуждения посредством применения любых действий с информацией конфиденциального характера, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), блокирование, уничтожение. Из приведенных примеров мы видим, что для обеспечения конфиденциальности одной и той же информации приходится устанавливать различные режимы, которые могут привести к возникновению конфликтов интересов субъектов тайн. Следовательно, для исключения конфликтов при осуществлении информационного обмена целесообразно закрепить в нормативных актах понятие «режим конфиденциальности информации», который позволил бы установить единые правила и требования к обеспечению безопасности информации как в органах государственной власти, так и хозяйствующих субъектов

При написании  работы руководствовался нормативно-правовыми актами, научными статьями и учебной литературой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

1.Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 24.07.2007) "О Коммерческой тайне" (принят ГД ФС РФ 09.07.2004).

2. Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об  информации, информационных технологиях  и о защите информации" (с  изменениями и дополнениями).

3. Алексенцев  А.И. «Конфиденциальное делопроизводство».

4. Я.Г. Вичужанин, Ж.Н. Колчерина «Проблемы обеспечения и соблюдения конфиденциальности информации ограниченного доступа».