Организация контроля исполнения документов в управлении предприятием

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Московский государственный открытый университет»

 

Губкинский институт (филиал)

 

 

Кафедра иностранных языков

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине:

 

 «Документирование управленческой деятельностью»

 

Тема: «Организация контроля исполнения документов в управлении предприятием»

 

 

 

Выполнил: Шилова Ольга Николаевна студентка 3 курса очной формы обучения

Специальность 080507

Шифр 1508677

 

Проверил: старший преподаватель Дружинина В.И.

                                                                       

                                                                                       

 

 

 

 

 

Губкин 2011

 

	СОДЕРЖАНИЕ
	Введение	3
1.	Понятие, формы и задачи контроля исполнения документов	4
2.	Виды контроля исполнения документов	5
3.	Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ	6
4.	Сроки исполнения документов	7
5.	Этапы контроля исполнения документов	9
	Заключение	13
	Литература	14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Контроль исполнения документов является составной частью функции менеджмента «Контроль».

От уровня организации  работы с документами зависит  успех любой организации, как  коммерческой, так и государственной.

В настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства и контроля за исполнением документов, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Актуальность: Организация контроля исполнения документов в управлении предприятием  актуальная тема на сегодняшний день, так как каждая фирма заинтересовано в эффективном управлении своей деятельностью.

Для этого нужно знать:

• каким образом осуществляется контроль за исполнением документов в организации
• как организовать эффективный контроль за исполнением документов;
• как повысить исполнительскую дисциплину;
• отчего возникают задержки в исполнении документов;
• как исключить причину задержек;

Цель работы: изучить особенности организации контроля исполнения документов.

Задачи:

• Рассмотреть понятие, формы и задачи контроля исполнения документов
• Выявить  виды контроля исполнения документов
• Рассмотреть регламентацию контроля исполнения документов
• Описать сроки исполнения документов
• Изучить этапы контроля исполнения документов

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие, формы и задачи контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления целью, которой является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие  исполнения в установленный срок.

В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов»

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
• автоматизированная система контроля исполнения документов.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

Автоматизированный контроль за исполнением документов ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью  сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

После снятия документа  с контроля регистрационно-контрольная  карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Поскольку служба ДОУ  ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

• учет хода исполнения документов
• выявление нарушений сроков исполнения
• информирование руководства организации о ходе исполнения документов
• выявление и своевременное устранение причин неисполнения документов
• повышение персональной ответственности исполнителей за своевременное исполнение документов
• укрепление исполнительской дисциплины

Обязанности, права и  ответственность работника, осуществляющего  контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

 

2. Виды контроля исполнения документов

В контроле исполнения документов можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками  исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля:

• контроль действий
• контроль местонахождения документа.

Контроль действий (основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами) в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения  документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся  у нас системе ДОУ применяются  оба видя контроля.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

 

 

 

 

 

 

3. Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ

Основным нормативным  документом, регламентирующим организацию  контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В Инструкции, как правило, находят отражение следующие  вопросы:

·  кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

·  какие документы ставятся на контроль;

·  этапы контроля исполнения документов;

·  сроки исполнения документов;

·  формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

·  отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

·  ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

·  основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

·  обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

·  информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько  детально и полно будет описана  система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Сроки исполнения документов

Для документов, которые  ставят на контроль, устанавливаются  сроки их исполнения.

Сроки исполнения документов могут быть:

• типовыми
• индивидуальными

Типовой срок исполнения документов устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Другими словами можно  сказать, что для периодически создаваемых  документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен  в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальный  срок исполнения документа устанавливается руководителем организации (в резолюции), если срок не указан в тексте документа.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может  только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

● внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

● поступивших из других организаций – с даты их поступления;

● обращений граждан, в соответствии с Федеральным  законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке  рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

В федеральных органах  исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих  органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или  утверждения документа.

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. 8.1.5), утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, установлено: если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем  при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе  может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.