Организация контроля исполнения документов в управлении предприятием

В отдельных случаях  допускается продление срока  исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное  лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его  имеют право только вышестоящие  органы или организация – автор документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько  этапов:

1. Постановка документов на контроль;
2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
4. Снятие документа с контроля; 
5. Направление исполненного документа в дело; 
6. Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; 
7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

 Постановка документов на контроль

 Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

При постановке документа  на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную  форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь  в виду, что в этом случае потребуется  два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной  формы РКК не установлено, но поскольку  определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может  разработать собственную РКК.

Из РКК формируется  контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

На исходящий документ на который ожидается ответ к определенному сроку, или особо важный документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки  «Исполненные документы» формируется  по мере исполнения документов.

 Проверка своевременности доведения документов до исполнителей

 При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа  несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию  вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После  исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

 Предварительная проверка и регулирование хода исполнения

 В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту. 

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

• задания последующих лет – не реже одного раза в год;
• задания  последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
• задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются  в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное  лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения  срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается  исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу.

Снятие документа с контроля

 После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
• отметку "В дело";
• номер дела, в котором будет храниться документ;
• дату;
• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную  форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура  исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Направление исполненного документа в дело

Копия исполненного документа  помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Учет, обобщение  и анализ результатов контроля исполнения документов

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные  формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д.

Сводки о ходе и  результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Информирование  руководства о ходе и результатах исполнения документов

Данные о ходе и  результатах контроля, обобщенные в  сводках, представляются руководству  организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

• общее количество документов на исполнении;
• количество исполненных документов в срок (%);
• количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
• причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации.

Контроль исполнения документов — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Существует две формы  контроля за исполнением документов:

• ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
• автоматизированная система контроля исполнения документов

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

Основным нормативным  документом, регламентирующим организацию  контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ).

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документов устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Индивидуальный срок исполнения документа устанавливается руководителем организации (в резолюции), если срок не указан в тексте документа.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько основных последовательных этапов.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Качество и эффективность работы аппарата управления также во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

 

 

 

 

 

Литература

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебное пособие / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2008. – 256 с.
2. Бардаев, Э.А. Документоведение: Учебник для вузов / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. - 304 с.
3. Басаков, М.И. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 / М.И. Басаков. – М.: Дашкова и Ко, 2003. – 312 с.
4. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие – 4 изд. / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА - М, 2010. –  312 с.
5. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учебное пособие 5-е изд., испр. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА - М, 2003. – 320 с.
6. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / А.А. Раздорожный. - М.: ИНФРА - М, 2009. - 304 с.
7. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практ. пособие – 2 - е изд., перераб. и доп. /  М.Ю. Рогожин. –  М.: Проспект, 2009. – 784 с.