Организация работы с документами

  

ФИНАНСОВО –  ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

 

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ПО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

НА  ТЕМУ:

«ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ»

 

 

 

 

Выполнила студентка 3 курса

Климентовская Е. А.

Проверил: преподаватель

Свистухина Т.С.

 

 

 

 

 

 

Королев, 2013  

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………3

1. Организация работы с документами…………………………………4

1.1. Особенности организации работы с документами…………………4

1.2. Организация работы с документами различных групп……………6

2. Правила регистрации и индексирования документов………………10

3. Организация контроля за исполнением документов………………14

4. Подготовка документов к архивному хранению……………………17

Заключение………………………………………………………………..20

Список используемых источников………………………………………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
1. Особенности организации работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии  должен быть установлен единый порядок  составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются  ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация работы с документами различных групп

В документационном обеспечении предприятия можно  выделить три группы документов:

1. поступающие (входящие) документы
2. отправляемые (исходящие) документы
3. внутренние документы

Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими  документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре  регистрации.

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие (входящие) документы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов дела.

Первичная обработка  входящих документов заключаются в  проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.

При обработке поступающей  корреспонденции необходимо соблюдать  право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью  распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка  о поступлении документа в  организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты.

Отметка о поступлении  не проставляется на приложениях  к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет  существенных отличий от схемы организации  работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами  исходящих документов заканчиваются  на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии  исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Обработка исходящих  документов состоит из следующих  операций:

• составление проекта документом исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с  другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется  визой.

Подготовленный  проект исходящего документа предоставляется  на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены  другие документы, на основании которых  составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Внутренние документы  готовят, оформляют и исполняют  в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и  оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы  подготовки и оформления внутренних документов:

• составление проекта;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• регистрация.

Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

На этапе исполнения работа с внутренними документами  включает:

• передачу документа исполнителям;
• исполнение документа;
• контроль исполнения документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Регистрация может  проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых  случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование  в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение  дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование  или уничтожение).

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления  документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется  индексами по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

1. порядковый регистрационный номер,
2. индекс по номенклатуре дел,
3. индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса  отделяются друг от друга косой чертой.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный  номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации  и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).