Организация работы с документами

Документы регистрируются в  организации один раз:

• поступающие – в день поступления,
• создаваемые – в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от названия вида документа, его автора и содержания.

Например, отдельно регистрируются:

• приказы руководителя по основной деятельности,
• приказы руководителя по кадрам,
• приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности,
• решения коллегии вышестоящей организации,
• акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности,
• бухгалтерские сводки,
• отчеты предприятий,
• акты внедрения результатов научных разработок,
• планы работы подведомственных организаций,
• заявки на материально-техническое снабжение

и т.д.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам в  пределах каждой регистрируемой группы.

Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются отдельно.

Внутренние документы  при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых  регистрируется отдельно, например:

• приказы по основной деятельности,
• приказы по личному составу,
• акты ревизий и т.д.

Регистрационные индексы  присваиваются входящим, исходящим  и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных  форм, в зависимости от объемов  регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы  или регистрационно-контрольные  карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве  регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу  довольно продолжителен по времени.

Целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий  обязательный состав реквизитов для  регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

Регистрация документов - ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и  жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных  карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения  документа до исполнителя, учет и  обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения  и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению  руководства организации специальной  службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и  т.п., или специально назначенным  лицом.

Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению  и т.д.) ведется по поручению руководителей  в соответствующих структурных  подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции  руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  выполнения заданий, запросов, сообщения  результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов
• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения
• получение информации о ходе и результатах исполнения
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения
• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов
• снятие документов с контроля по указанию руководителей
• формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам  документов (приказы министра, решения  коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения  срока в следующем порядке:

• Заданий последующих лет – не реже одного раза в год
• Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц
• Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного  обеспечения или лицо, ответственное  за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные  руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел –  группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре
• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса
• Посещать приложения вместе с основными документами
• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел
• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения
• Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

 

4. Подготовка документов к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность “архивист” или  его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный  срок использования документов в  делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к  архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек.

Комиссия совместно с  архивистом должна проводить ежегодный  отбор документов для архивного  хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

При использовании Перечня  необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.