Организация работы с входящими документами

Министерство образования  Иркутской области

Государственное бюджетное  образовательное учреждение

среднего профессионального  образования Иркутской области

«Братский политехнический  колледж»

( ГБОУ СПО БрПК )

                                                                          К защите допущен (а)

Зам. директора по УПР

______ Т.П. Митрофанова 

«_____» _________ 2013г.   

 

Профессия Секретарь___________________________________

 

 

 

ПИСЬМЕННАЯ ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ  РАБОТА

 

             Организация работы с входящими документами

 

Пояснительная записка

ПЭР-034700.01-СК-31-11-13 ПЗ

                      

 

 

 

 

Выпускник                                _____________                                   __________________

                                                      подпись, дата                                инициалы, фамилия

 

Руководитель                            _____________                                   __________________

                                                      подпись дата                                    инициалы, фамилия

 

Председатель

методической комиссии     ____________                                    __________________

                                                      подпись, дата                                инициалы, фамилия

      

Консультанты:

по практической части        ____________                                    __________________

                                                      подпись, дата                                инициалы, фамилия

 

Нормокантроль                  __________                                   __________________

                                                       подпись, дата                               инициалы,

фамилия

                                                              Братск 2013

 

                           Министерство образования Иркутской области

  Государственное бюджетное образовательное  учреждение

среднего  профессионального образования Иркутской области

«Братский политехнический колледж»

( ГБОУ СПО БрПК )

УТВЕРЖДАЮ:

        Зам.директора по учебно-

производственной работе 

__________( Т.П.Митрофанова)

 

“______”____________20____г.

 

 

З А Д  А Н И Е

для письменной экзаменационной работы

 

по профессии ______________________________________________________________________

^{(код,  наименование)}

профессия ОКЗ ____________________________________________________________________

^{(код  классификатора, наименование)}

_____________________________________________________________________________________ 

^{(кому, ф.и. о.)}

_____________________________________________________________________________________

^{( наименование группы)}

на  тему: ____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Содержание  ПЭР:

Введение

 

1 Организационно-технический  раздел (Спецтехнология).

 1.1 Описать технологическую последовательность операций с учетом передовых приемов труда.

 

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

2 Виды применяемых материалов при данных работах.

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

3 Правила охраны труда при выполнении данных работ.

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

4 Графическая часть Перечень  графической части или макет  заменяющий её

 отдельное  задание (макет, модель)

 

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

5 Рекомендуемая  литература ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Работа должна состоять из:

1. Пояснительной записки
2. Технологической карты (с эскизами инструментов).
3. Схемы, таблицы, чертежи по заданию.
4. Макет (наглядного пособия).

Список использованных источников

1.

2.

3.

4.

5.

Приложение

А. Схема организации работ (с описанием)

Б. Развертка помещений  (расчет площади или  периметра)

В. Расчет трудозатрат и  объемов работ.

Г.  Компьютерная презентация  работы.

 

Объем пояснительной  записки ________________ страниц

 

Дата выдачи задания  “______”__________________________20____г.

 

Срок окончания ПЭР    “______ “__________________________20____г.

 

Председатель  ПЦК _____________________________________________________

^{(подпись)   (ф.и.о.)}

Руководитель ПЭР  _____________________________________________________________

^{(подпись)   (ф.и.о.)}

 

                                                        ОТЗЫВ

О выполнении письменной экзаменационной  работы

 

Студенту:             ___________________________________________________________________ 

^{(кому, ф.и. о.)}

_____________________________________________________________________________________

^{( наименование группы)}

Специальность      __________________________________________________________________

^{(код,  наименование)}

Профессия ОКЗ      _________________________________________________________________

^{(код  классификатора, наименование)}

  Тема  задания: _____________________________________________________________________

________________________________________________________________________

 

1.Общая характеристика  письменной экзаменационной работы__________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

2.Соответствие заданию  по объёму и степени разработки  основных разделов письменной  экзаменационной работы:

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Положительные стороны работы: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

4.  Недостатки в пояснительной  записке и её оформление:

____________________________________________________________________

 

5.Характеристика графической  (творческой) части работы:

____________________________________________________________________

6. Степень самостоятельности  учащегося при разработке вопросов  темы:

_____________________________________________________________________

 

Отметка работы руководителем: _________________________________________

Руководитель  ПЭР  _________________________________________________________________

^{(подпись)   (ф.и.о.)}  «__»__________2013г. 

Зам. директора  по УПР:   ___________________________        Митрофанова Т. П.

«___»___________2013г.                       ^{(подпись)} 

 

 

                                                      Содержание

 

Введение................................................................................................. 8

1.Организация работы с входящими документами........................... 10

1.1 Первичная обработка документов.................................................. 10

1.2 Предварительное рассмотрение...................................................... 11

1.3 Распределение документов............................................................... 12

1.4 Регистрация документов.................................................................... 13

1.5 Рассмотрение руководством и передача их на исполнение....... 14

Заключение............................................................................................... 15

Список использованных источников..................................................... 17

Приложение А.......................................................................................... 18

Приложение Б........................................................................................... 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Сегодня каждая действующая организация  в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется  знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с  правилами делопроизводства.

Первый  важный этап – регистрация входящих документов.

Работа  с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм  работы с входящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами всходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации

Цель  моей работы состоит в том, чтобы изучить правила обработки входящих документов в организацию.

Задачи:

1. Изучить прием и первичную обработку документов

2. Предварительное рассмотрение входящих документов

3. Распределение документов

4. Регистрация входящих документов

5. Рассмотрение документов руководством и их передача на исполнение

Методы, используемые в работе: анализ литературы, интервьюирование, наблюдение.

 

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы  и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

1. Прием и первичную обработку документов;

2. Предварительное рассмотрение;

3. Распределение  документов;

4.Регистрацию;

5. Рассмотрение документов руководством и передача их на исполнение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация работы с входящими документами

1. 1 Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает  большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших  — секретарем. В очень крупных  организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются  специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие  документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

1. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

2. Полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

При получении факсимильного сообщения  проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.

 

 

 

 

1.2. Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить  правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением  с надписью «лично», оценивается  физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного  сообщения), проверяется наличие  приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения  документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к  документу. Если текст документа  поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр  акта вместе с полученными документами  отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем  проставляют время получения. Предварительное  рассмотрение документов проводится с  целью распределения входящей корреспонденции  на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации  или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.