Организация работы с входящими документами

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении  обязанностей между руководством, где  закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа  и в соответствии с функциями  и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации  распределения обязанностей.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в  целом, по принципиальным вопросам или  несущие информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно  исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится вдень их поступления.

Если  документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается  копия или устанавливается очередность  исполнения.

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа  и дату поступления (при необходимости  часы и минуты). Отметка проставляется  в правом нижнем углу первого листа  документа. Она может проставляться  в виде штампа от руки или электрическим  штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Система регистрации может оказаться наиболее удобной, однако обязательно должно быть учтено следующее:

• регистрация  должна быть однократной, то есть документ должен быть зарегистрирован в организации  только один раз;

• должна существовать возможность наведения справок  о документе независимо от того, где он был зарегистрирован;

• должен быть установлен единый порядок индексации документов в пределах организации, что означает, что регистрационные  индексы формируются одинаково  и в службе ДОУ организации, и  в структурном подразделении.

Порядок регистрации, который учитывает эти условия, обязательно закрепляется в инструкции по делопроизводству или ином локальном  акте, регламентирующем организацию  делопроизводства в данной организации.

 

 

 

 

 

 

1.5. Рассмотрение руководством и передача на исполнение

Рассмотрение  документа руководством состоит  в том, что соответствующее должностное  лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится  в регистрационную форму.

Передача  документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения  и регистрации или в первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно  исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими  исполнителями, по согласованию с ответственным  исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают  ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный  исполнитель.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Цель это  работы заключается в изучении правильности обработки входящих документов в организацию.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

1. Проверка правильности доставки документов;

2. Проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

3. Фиксация факта получения документов;

4. Подготовка их к исполнению;

5. Передача документов исполнителям.

Важно помнить!

• Нельзя вскрывать  конверты с надписью «лично».

• Составьте  акт, если текст документа поврежден  или отсутствуют приложения.

• Отправьте  один экземпляр акта вместе с полученными  документами адресату.

• Перешлите  по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно»

Технология обработки службой ДОУ поступающих в организацию документов практически завершается передачей их конкретным исполнителям. Проставление отметки об исполнении документа и дальнейшее помещение его в дело - это задача самого исполнителя или ответственного за делопроизводство работника соответствующего структурного подразделения. Исключение составляют небольшие организации, где все делопроизводственные операции осуществляются секретарем, которому исполнитель может передать исполненный документ для его помещения в дело.

Характер  исполнения может быть различным  в зависимости от содержания и  назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они  содержат указания, инструкции, просьбы  по выполне­нию каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       

 

 

 

 

 

 

 

 

                           Список используемых источников 

Интернет-ресурсы:

1.http://www.e-reading.biz/chapter.php/130608/42/Petrova_-_Sekretarskoe_delo.html

2.http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/obrabotka-dokumentov.html

3.http://glptf.ru/organizacij_raboty_s_vhodjshimi_dokumentami.html

4. http://ndo.sibsutis.ru/bakalavr/sem2/course164_3/t2.htm

5.http://www.std72.ru/dir/deloproizvodstvo/dokumentacionnoe_obespechenie_upravlenija_uchebnoe_posobie/8_organizacija_raboty_s_dokumentami/239-1-0-4354

6. http://www.sekretariat.ru/discuss/91276/

7. http://www.sekretariat.ru/discuss/91276/

8.http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/zurnal-registrasii-vhodyasih-dokumentov.html

9. http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/registraciya-dokumentov.html

10. http://www.hr-ok.ru/e-store/journals/215/1820/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             

                                                Приложение А

 

Таблица 1. Порядок обработки  входящих документов

 

                                    

                                   

 

 

 

    

 

 

Таблица 2. Регистрация входящих документов

 

Входящий  номер	Дата регистрации	Отправитель	Вид документа   Краткое содержание (заголовок)
1	2	3	4

 

 

              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           

                                               

                                          Приложение Б