Организация регистрации документов на предприятии

Ручные справочные картотеки  представляют собой ящик (или несколько  ящиков), в котором в определенном порядке размещаются регистрационные  карточки, накапливаемые в течение  года.

При организации картотек используются различные схемы их построения в зависимости от структуры  учреждения или предприятия, степени  централизации справочной работы, характера  запросов, их частоты и других факторов. Справочных аппарат должен наиболее полно и разносторонне раскрывать содержащуюся в документах информацию, обеспечивать оперативных поиск  документов и быстроту получения  запрашиваемых сведений.

Карточки в картотеке  располагаются по группам (рубрикам) в зависимости от целей поиска. Группы карточек отделяются друг от друга  разделителями, на которых надписываются  названия рубрик. Систематизация карточек производится по определенным принципам, выбор которых зависит от работы с документами конкретной организации.

Систематизация по структурному принципу предполагает, что рубрики  картотеки соответствуют структуре  организации или учреждения. Названиями рубрик будут являться названия структурных  подразделений. Систематизация может  проводиться и по вопросам деятельности организации, которые в таком  случае и будут названиями рубрик. Такая схема чаще всего используется в небольших фирмах при централизации  справочной работы.

Номинальный принцип –  это расположение карточек в соответствии с видами и разновидностями документов. Рубрики в этом случае будут иметь  названия: «Решения», «Распоряжения», «Приказы» и т.п.

По предметно-вопросному принципу карточки располагаются в  соответствии с содержанием документов. В каждую рубрике группируются карточки по определенному вопросу деятельности предприятия или структурного подразделения.

Корреспондентский принцип  предполагает расположение карточек по рубрикам, соответствующим определенным корреспондентам или группам  корреспондентов.

В соответствии с хронологическим  принципом карточки располагаются  в картотеке по датам поступления. Отправления или исполнения соответствующих  документов.

Алфавитный принцип чаще всего используется при построении картотек по письмам и заявлениям граждан. Карточки в таких картотеках располагаются в алфавитном порядке  по первым буквам фамилий заявителей.

Как правило, при разработке схемы построения информационно-справочных картотек используется не один, а несколько  принципов. Рубрики картотек могут  делиться на подрубрики. Порядок расположения карточек внутри рубрик может производиться  по алфавиту, подчиненности, степени  важности и т.д. глубина детализации  при этом может быть различной. Сочетание  различных принципов формирования справочных картотек дает возможность  глубже раскрывать состав и содержание зарегистрированных документов, что  облегчает задачу их поиска или наведения  справок.

Основой для построения картотек может служить номенклатура дел  предприятия или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям  номенклатуры, то сохраняется такая  же последовательность их расположения.

Часто справочная картотека  делится на две части: картотека  на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть  служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска исполненных документов, например по определенному вопросу. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

Количество картотек и  схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от:

объема документооборота;

степени централизации работ  по регистрации, контролю исполнения, справочной работы;

территориального расположения структурных подразделений организации;

содержания большинства  справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе  регистрации справочные картотеки  формируются, как правило, в службе делопроизводства;

при децентрализованной системе  – в структурных подразделениях;

при смешанной – картотеки  ведутся и в службе делопроизводства, и в структурных подразделениях.

Чтобы не потерять порядок  номеров при ведении карточной  системы регистрации, службой ДОУ  обычно применяются дополнительные рабочие таблицы – шахматки для  отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются  сведения о структурном подразделении  и месте хранения документов. Пример:

 

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
03-16	05-08	03-04	12-03
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
31	32	33	34	35	36	37	38	39	40

 

Справочные картотеки  передаются на хранение в архив организации  вместе с документами за соответствующий  год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой  организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого  участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах  ДОУ.

 

2 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ  В ООО «ИЖЭЛЕКТРОСНАБ»

 

В ООО «Ижэлектроснаб»  присутствует централизованная организационная  форма работы с документами. Свези  с этим, все операции связанные  с регистрацией документов тоже выполняются  централизованно секретарем. Исключение составляют бухгалтерские документы. При первичной обработке входящих документов, секретарь все документы, относящиеся к бухгалтерским  документам (счета, накладные, счета-фактуры  и т.д.), а так же конверты с пометкой «В бухгалтерию», сразу же передает бухгалтеру Организации.

В Организации функционируют  в основном документы, относящиеся  к бухгалтерской деятельности, которые  составляют 70 % от общего объема документооборота организации (около 2500 документов в  год): счета на оплату, товарные накладные, счета фактур, акты об оказании услуг  и доверенности, оформленные с  помощью программы «1С». Остальные 30 % (200-250 документов в год) - относятся  к организационно-распорядительным документам: заявки, письма, приказы, акты, инструкции, а так же договора: с  покупателями, с поставщиками и с  организациями, предоставляющими услуги.

В ООО «Ижэлектроснаб»  на полученном документе в правом нижнем углу первой страницы секретарем проставляется вручную регистрационный  номер, дата, количество листов документа.

Передача информации с  помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи  и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается  в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем  передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность  за содержание документа возлагается  на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В Организации регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы  регистрируются независимо от способа  их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации  следующие документы: поздравительные  письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или  утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости  от названия вида документа, автора и  содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы  и внутренние документы: приказы  по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному  составу и т.д.

Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов производится централизованно у секретаря  в журналах регистрации, кроме бухгалтерских  документов, учет которых ведет бухгалтер  Организации, входящие документы он регистрирует в журналах регистрации, а исходящие и внутренние остаются в программе «1С». Что позволяет  производить быстрый поиск и  информационно-справочную работу по документам при значительном объеме бухгалтерских  документов.

В ООО «Ижэлектроснаб»  индексы приказов по личному составу  состоят из порядковых арабских цифр с добавлением литера – л/с, а  для остальных документов индексы  состоят из порядковых арабских цифр, без добавления буквенных обозначений (1, 2, 3), не зависимо от вида документа, деятельности, автора и возрастают в пределах года (Приложение 5). Индексы служат для  учета, поиска и систематизации документов.

В ООО «Ижэлектроснаб»  ведется журнальная форма регистрации. Существуют следующие журналы:

Входящих документов;

Исходящих документов;

Внутренних документов;

Приказы по основной деятельности;

Приказы по финансовой деятельности;

Приказы по личному составу.

Журнал входящих документов в ООО «Ижэлектроснаб» указан в Приложении 6.

В ООО «Ижэлектроснаб»  информационно-справочная работа, как  и сама система регистрации, ведется  с помощью журналов регистрации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной  форме или входном формате. Главное  назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение  факта его создания или поступления.

В Организации «Ижэлектроснаб»  ведется журнальная форма регистрации  т.к. объем документооборота невелик (порядка 250 документов в год).

Одна из функций службы делопроизводства заключается в  обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в  каких документах можно найти  те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные  журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Что касается регистрации  документов в бухгалтерии, я бы посоветовала не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы  в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А так же передать функции  по регистрации документов секретарю.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный  сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей  в организации, уметь выделить и  четко изложить основную мысль регистрируемого  документа в случае, если отсутствует  его заголовок, владеть компьютером  и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». М. 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов». М. 2003.

3. Басаков М. И. Современное делопроизводство. М. 2008.

4. Глахов В.В., Корнеев И.К.  Делопроизводство: Образцы, документы.  Организация и технология работы. Более 120 документов. – 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М. 2009.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. – М. 2003

6. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.

7. Санкина Л.В., Быкова Т.А.  Деловая переписка в коммерческой  организации. М. 2004.

8. Журнал «Делопроизводство»: № 1 2008.

9. Журнал «Делопроизводство»: № 3 2008.

10. Журнал «Секретарь-референт»  № 11 2007.

11. Энциклопедия делопроизводства termika/dou/enc/index.php

 

Приложение 1

 

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

организации

______ И.О.Фамилия

Дата

 

ПЕРЕЧЕНЬ

Нерегистрируемых  документов

 

Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);

Рекламные извещения, плакаты, проспекты;

Копии счетов на оплату;

Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

Пригласительные билеты.

 

Приложение 2

 

Приложение 6 к ГСДОУ

утв. Приказом Главархива СССР

От 23.05.1985 № 33

 

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ  ФОРМ (РКФ)

Реквизиты	Пояснения по заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого  документа. При регистрации писем  графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации  отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Дата документа	Дата, присвоенная документу  организацией-автором, переносится  на РКФ: число, месяц, год.
Индекс документа	Индекс, присвоенный документу  организацией-автором, переносится  на РКФ с поступившего или отправляемого  документа.
Дата поступления	Дата поступления документа  в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа.
Индекс поступления	Индекс, присвоенный документу  организацией-получателем, переносится  при регистрации поступления  на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется  номером дела по номенклатуре дел  и другими индексами по соответствующим  классификаторам.
Заголовок документа или  краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка  на документе он формулируется исходя из основного содержания документа.
Резолюция	Переносится на РКФ с документа  основное содержание поручения, автор  и дата резолюции, исполнитель. При  устном поручении – формируется  составителем РКФ.
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации  отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении	Дата и индекс ответного  документа или краткая запись решения вопроса по существу с  указанием даты или срока исполнения.
Дело номер	Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись  ответственного исполнителя.