Организация секретарского обслуживания

Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции.

Введение……………………………………………………………………………………2
1.Профессия секретарь…………………………………………………………………….3
1.1 История развития секретарских служб………………………………………………3
1.2 Роль секретаря в структуре документационного обеспечения……………………..6
1.3 Категории секретарей………………………………………………………………….7
2. Организация бездокументарного обслуживания……………………………………...11
2.1 Рабочий день секретаря………………………………………………………………..11
2.2 Ведение телефонных переговоров…………………………………………………….12
2.3Работа секретаря в приемной…………………………………………………………..14
2.4 Прием посетителей, встреча делегаций……………………………………………....16
2.5 Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий………………………………………………………………………………..17
2.6 Организация и проведение приемов……………………………………………….....21
2.7 Подготовка и проведение переговоров……………………………………………….25
2.8 Организация и проведение презентаций………………………………………….......27
2.9 Подготовка командировок………………………………………………………..……28
3. Работа секретаря с конфиденциальной информацией ………………………..………29
3.1 Конфиденциальная информация и ее защита………………………………………...31
3.2 Сведения относящиеся к коммерческой тайне………………………………….……33
4. Применение новых технологий в секретарском обслуживании………………….......34
4.1 Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота…………………………………………………………………………..34
4.2 Технические изменения в области коммуникативных функций…………………….36
4.3 Эффективность автоматизации работы секретаря……………………………………38
Список используемой литературы………………………………………………………...39