Организация секретарского обслуживания

     

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

«РУБЦОВСКИЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ»

 

 

 

 

 

          

                                          

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Организация секретарского обслуживания»

 

 

 

 

                                                   

                                                                                      Выполнил:

                                                                                      студент IV курса 471 гр. ЗО

                                                                                      специальности 032002

                                                                                      шифр_______

                                                                                      _______________________

                                                                                      _______________________

 

                                                                                      Проверил:

                                                                                      преподаватель

                                                                                      общепрофессиональных  и

                                                                                      специальных дисциплин

_________ Л.В.Самогарова

  (подпись)

 

 

«____» __________2012г.

 

 

                                                                                                              

                                                                                                                                                                 

 

 

                                                                                      

 

                                                  

                                                   

                                                      Рубцовск, 2012

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………………………2

1.Профессия секретарь…………………………………………………………………….3

1.1 История развития секретарских  служб………………………………………………3

1.2 Роль секретаря в структуре  документационного обеспечения……………………..6

1.3 Категории секретарей………………………………………………………………….7

2. Организация бездокументарного  обслуживания……………………………………...11

2.1 Рабочий день секретаря………………………………………………………………..11

2.2 Ведение телефонных переговоров…………………………………………………….12

2.3Работа секретаря в приемной…………………………………………………………..14

2.4 Прием посетителей, встреча  делегаций……………………………………………....16

2.5 Подготовка и техническое  обслуживание совещаний и конферентных  мероприятий………………………………………………………………………………..17

2.6 Организация и проведение  приемов……………………………………………….....21

2.7 Подготовка и проведение переговоров……………………………………………….25

2.8 Организация и проведение  презентаций………………………………………….......27

2.9 Подготовка командировок………………………………………………………..……28

3. Работа секретаря  с конфиденциальной информацией  ………………………..………29

3.1 Конфиденциальная информация  и ее защита………………………………………...31

3.2 Сведения относящиеся  к коммерческой тайне………………………………….……33

4. Применение новых  технологий в секретарском обслуживании………………….......34

4.1 Системы автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота…………………………………………………………………………..34

4.2 Технические изменения  в области коммуникативных функций…………………….36

4.3 Эффективность автоматизации  работы секретаря……………………………………38

Список используемой литературы………………………………………………………...39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Секретарь – первый, с  кем встречается посетитель, приходя  в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через  него идет прием посетителей и  ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать  все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если вы только поступили на работу, посвятите именно этому вопросу первые дни, так как секретарь – связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения – кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы, все направления ее деятельности и распределение обязанностей между работниками, особенно руководящим составом.

Секретарь (секретарь-референт) особенно небольшой фирмы обязан знать всех должностных лиц не только по фамилии, но и по имени и отчеству.

Основным организационно-правовым документом секретаря (секретаря-референта) является должностная инструкция, на которую он опирается в своей  работе. В инструкции определены место  секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью. Но очень часто должностных инструкций в фирме еще нет. Тогда необходимо самому тщательно разработать этот документ, помня, что именно на должностную инструкцию секретарь опирается в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Должностная инструкция поможет вам также оградить себя от выполнения не свойственных секретарю функций.

Условно работу любого секретаря можно разделить на две части:

1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);

2) работа организационная  (в литературе обычно называемая  бездокументным обслуживанием). К  этому виду деятельности обычно  относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т. д.

С первого дня надо стремиться любую порученную работу выполнять наилучшим образом. Для  того чтобы знать, как ее выполнить  и какие требования к ней предъявляются, надо иметь ГОСТы и нормативно-методические документы по делопроизводству, разработанные Федеральной архивной службой России. В них следует постоянно поглядывать, когда вы не уверены в точности ваших знаний.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть у вас на виду, пока вы не выучите все требования к оформлению каждого реквизита.

Секретарь упорядочивает  весь напряженный рабочий день руководителя, корректирует планы, напоминает о важных встречах, необходимых звонках, событиях, составляет график посещений, мероприятий  и приема посетителей, защищает и охраняет руководителя от нежелательных, назойливых, отнимающих напрасно время посетителей, которыми могут быть не только клиенты, но и сотрудники фирмы. Очень важно самому секретарю не стать таким занудливым и надоедливым субъектом для своего шефа, не раздражать его, не отвлекать по пустякам. Поэтому психологическая совместимость начальника и секретаря – один из самых важных аспектов успешного сотрудничества.

Путь к профессионализму труден, и, для того чтобы стать  профессионалом, надо постоянно учиться и работать над собой, своим имиджем. В этой книге мы постараемся рассмотреть основные направления работы такой многогранной профессии, как секретарь. Надеемся, что советы, которые вы встретите на страницах данной книги, помогут вам в работе и в общении с людьми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Профессия секретарь

 

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально  означало доверенное лицо.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

 

1.1История развития секретарских служб

Слово «секретарь» появилось еще в средневековье и в переводе с латыни первоначально означало «доверенное лицо».

Днем рождения секретарской должности в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда вышел Указ Петра I «О создании государственных коллегий». В нем впервые шла речь о «секретарском чине».

В 1840 году в России появились первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей.

С течением времени руководители стали предъявлять к секретарям требования, которые вызвали необходимость специальной подготовки. И в 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы. В США подобные учебные заведения появились только в 1879, в Англии и Франции - в 1900 - 1907 годах.

Начиная с 1884 года в России издавалось 8 специализированных журналов для секретарей. Повышать свою квалификацию личные секретари могли также на различных курсах. Из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно было узнать о том, что требуется от личного секретаря.

В начале 20-х годов XX века профессия секретаря переживала особенно бурное развитие, так как должности секретаря в составе советского государственного аппарата придавалось большое значение.

Однако расцвет профессии секретаря в советской России был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их только как «канцелярско-технических специалистов». Затем секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая - помощники-референты (с элементами творческой работы) и вторая - секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. В результате престиж профессии секретарей оказался надолго утраченным.

Возрождение профессии секретаря началось в 70-е годы. От ее представителей потребовались многогранные знания и высокий уровень профессионализма.

Но в конце 80-х - начале 90-х годов, с появлением в нашей  стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение». Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой  секретарь. И вот появляется новый  тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся покровительством своего начальника, что чаше всего, сопровождающая его на приемах и презентациях, потому что владеет иностранными языками и хорошо знает основы этикета.

 

В Квалифицированном  справочнике  должностей руководителей, специалистов и других служащих (от 21 августа 1998 года) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

 

В 2000 году появляется должность  секретаря  приемной руководителя, а к профессиональным требованиям  добавляется владение ксероксом, факсом и компьютерными технологиями.

 

Современный секретарь  может сделать вывод о том, что ему,  как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые и личные качества.

 

   1.2  Роль  секретаря в структуре  документационного  обеспечения управления

 

Секретарь - одна из самых  распространенных профессий  на современном  рынке труда. Без  секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной  информацией и находящийся в  курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

 

За  последние годы профессия секретаря  претерпела существенные изменения. Если недавно  секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

 

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и  рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

 

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского  персонала очень разнороден.