Организация секретарского обслуживания

ВВЕДЕНИЕ

 

    За последние годы профессия секретаря - референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

     В  данной работе будут рассмотрены  три вопроса касающиеся обязанностей  секретаря. 

     1.Организация и обслуживание совещаний (собраний), заседаний,       семинаров, конференций.

     2. Эффективность труда. Деловые и личностные качества секретаря.

     3.Нормативные документы, регулирующие рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация и обслуживание совещаний (собраний), заседаний, семинаров, конференций

 

         Практически во всех государственных и коммерческих организациях для решения вопросов, которые требуют коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, конференции, встречи, "круглые столы" и т.д. Они могут проводиться периодически или носить разовый характер.

         Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

          Конференция (от латинского conferentia - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей правительств, общественных, партийных, научных и тому подобных организаций для обсуждения и решения каких-либо вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в чисто информативных целях.

          Слово "собрание" по Толковому словарю живого великорусского языка Вл. Даля происходит от слова собирать (сбирать) - созывать в одно место "сходбище людей с разной целью. Собрание сената, суда, собора, бытность налицо членов для совещаний и решения дел". Сегодня под собранием понимается заседание членов какой-либо организации для обсуждения какого-либо вопроса или нескольких вопросов и принятия соответствующего решения.

          Под заседанием также понимается "собрание, совещание членов какой-нибудь организации для коллективного обсуждения вопросов", но обычно это уже регулярная работа коллективного органа: заседания коллегии, совета, комитета, правления.

         Как видим, в определениях всех форм организации коллегиальной деятельности присутствует слово "совещание".

         Совещание определяется толковым словарем как действие для совместного обсуждения некой проблемы, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-нибудь что-либо.

         В ходе подготовки к совещаниям главная задача секретаря состоит в подборке необходимой для его проведения документации и своевременном обеспечении ею всех участников. Полная и заблаговременно полученная всеми участниками совещания информация (план работы, программа, список участников и т.д.) дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает эффективность. Предварительно изучив эту информацию, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

         На этом этапе работы секретарь обязан:

         - своевременно подобрать необходимые материалы;

          - позаботиться об их размножении, для чего он должен воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и сам уметь обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов;

         - проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Еще более сложные  организационные задачи должен выполнять  секретарь при подготовке конференций или широких совещаний с участием представителей других, часто иногородних предприятий и учреждений.

         В этом случае секретарь должен:

         - по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов;

         - организовать заказ и рассылку пригласительных билетов; если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который впоследствии служит для регистрации прибывших на совещание;

          - оформить номера в гостинице.

         Накануне дня совещания секретарь должен:

         - уточнить, будет ли производиться звукозапись выступлений (для их последующей расшифровки и распечатки текстов) и если да, то позаботиться о том, чтобы магнитофоны или другие звукозаписывающие устройства были в полном порядке;

         - вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана и т.д., исправность аппаратуры (микрофонов, диапроектора, телемонитора);

         - проверить, изготовлены ли объявление с указанием местоположения зала совещаний, вывешиваемое в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в местах регистрации участников совещания;

          - за 1-2 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные, скрепки, минеральную воду.

         Если секретарь не принимает участия в совещании, то его место у телефона. Перед началом совещания, в перерывах и после окончания секретарю следует войти в зал, чтобы в случае необходимости оказать посильную помощь участникам.

          Если секретарь принимает непосредственное участие в совещании, то в его обязанности входит следующее: раздача материалов присутствующим, подборка документации для председательствующего (как правило, это директор принимающей стороны), сообщение в президиум об опоздавших и отсутствующих. Секретарю иногда поручается ведение протокола совещания, по окончании которого он проводит корректировку текста с руководителем и выступавшими. Ему также следует собрать тексты выступлений и докладов, уточнить у начальника список лиц и организаций, которым будут высланы материалы данного совещания и т.д. [4].

 

2. Эффективность труда. Деловые и личностные качества секретаря

 

         Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.

         Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик "Квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.

           Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями.

          И начальство, и коллеги по работе высоко оценят тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность и другие качества.

          В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:

          - любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;

         - чувство юмора;

          - готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;

         - стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;

         - живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;

         - отзывчивость, умение адаптироваться;

         - опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

         - умение быстро переключаться при изменении вида работы;

         - умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.

         В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:

          - хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

          - проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;

          - важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;

         - высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;

        - умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

        - кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний [2].

3. Нормативные  документы, регулирующие рассмотрение  предложений, заявлений и жалоб  граждан

 

         В соответствии с Конституцией Российской Федерации все граждане нашей страны имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

        Главным нормативным документом, регулирующим порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, является Федеральный закон                       от 2 мая 2006 г. № 5 – ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» [1].

         Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях».       В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса [2].

         Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

         Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

         Заявление - вид обращения, направленный на реализацию представленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

         Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых (либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий) произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав [1].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

От профессионального  уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.