Организация текущего хранения бух дел

 

 

Министерство образования  и науки РФ

Байкальский государственный  университет экономики и права

Кафедра бухгалтерского учета  и аудита

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Бухгалтерское дело»

на тему «Организация текущего хранения бухгалтерских дел»

 

 

 

 

Исполнитель __________             Хомонова М.М. УБ-08-4

                         (дата, подпись)                                 (группа, Ф.И.О.)

Руководитель __________             преподаватель, Максимова .Г.В 

                                    (дата, подпись)                                 (должность, Ф.И.О.)

 

 

 

Иркутск, 2012г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3

1. Нормативное регулирование текущего хранения бухгалтерских дел………………………………………………………………………………4
2. Этапы организации текущего хранения бухгалтерских дел……………………………………………………………………………....6
1. Номенклатура бухгалтерских дел…………………………………………..................................................6
2. Формирование бухгалтерских дел…………………………………………………………………………15
3. Хранение бухгалтерских дел…………………………………………………………………………19

Выводы…………………………………………………………………………...22

Список использованной литературы…………………………………………………………………….....23

Приложение………………………………………………………………………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информация, содержащаяся в  документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие  решения. Документы во многих случаях  являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может  негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за правильное оформление, состав и  сохранность документов.

Важной частью документационного  обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности  документов на стадии текущего хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Таким образом, цель данной курсовой работы - изучить особенности организации  текущего хранения бухгалтерских дел. Цель работы предопределяет следующие  задачи:

• изучить нормативную литературу по данной теме;
• рассмотреть этапы организации текущего хранения бухгалтерских дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Нормативное регулирование текущего хранения бухгалтерских дел

Порядок хранения бухгалтерских  документов установлен несколькими  главными документами:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 25.08.2010;
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

В п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском  учете предусматривает, что документы  текущего отчетного периода необходимо хранить в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Первичные  документы, учетные регистры и бухгалтерская  отчетность должны быть переданы в  архив организации в сроки, установленные  самой организацией.

После того как была проведена  обработка первичных документов текущего месяца, их необходимо укомплектовать в хронологическом порядке по признаку соотношения с тем или  иным учетным регистром и приложить  архивную справку. Согласно с п. 6.4. Положения  кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к  ним документами, необходимо укомплектовать в хронологическом порядке и  переплести.

Ответственность за сохранность  документов, учетных регистров, бухгалтерской  отчетности, а также за оформление и передачу документов в архив  лежит на главном бухгалтере.

В 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. А также постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов». Последний документ предназначен для акционерных обществ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Этапы организации текущего хранения бухгалтерских дел
1. Номенклатура бухгалтерских дел

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».¹

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел —  систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.²

Номенклатура дел —  это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел  составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по составлению номенклатур дел.³

К процедуре составления  номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий  год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организации — заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру:

Основное требование к  номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися  после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Составление заголовков дел:

Заголовок дела должен в  обобщенной форме кратко, четко и  однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.