Организация текущего хранения бух дел

В пределах этих групп документы  располагают по хронологии. Копии  приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и  т.д. в личное дело не подшивают, так  как эти сведения записываются в  дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих  и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.⁶ Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;
• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка  документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

2. Хранение бухгалтерских дел

Дела считаются заведенными  с момента включения в них  первого исполненного документа. Они  формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться  в запирающихся шкафах, сейфах или  элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с  документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.⁷

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного  доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного  года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется  карта-заместитель, в которой указываются  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после  возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации  может быть дано только руководителем  учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел  по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно  составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы

В каждой бухгалтерии документы  с момента их составления или  получения от других предприятий  и организаций до полного использования  и передачи в архив проходят обработку, передаются с одного рабочего места  на другое, т.е. проходят определенный путь. На отдельных рабочих местах бухгалтерские документы задерживаются  иногда на несколько дней. Через  это обязательно нужен контроль за хранением документов.

Для обеспечения своевременного и правильного учета хозяйственных  фактов надо сформировать систему составления  и обработки документов, которая  способствовала бы максимальному ускорению  их движения в течение всей обработки. Этого можно достичь с помощью  документооборота и четкой организации  текущего хранения.

Быстрый поиск и использование  таких документов возможны лишь при  четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

1. ГОСТ 17.914-72 Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введен 01.01.98. – М.: Издательство стандартов
3. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации РФ. Основные положения.
4. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
6. Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Издание 10-е, переработанное и дополненное): Практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2010 – 200 с.
7. Бондырева, Т.Н. Секретарское дело, 2011, N 6. С. 3-10.
8. Бухгалтерское дело: учеб. пособие для вузов / под ред. Л.Т. Гиляровской.-М.: ЮНИТИ-ДАНА. 2011. 382с.
9. Иванова, А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: А.Л. Иванова – М.: 20011 – 185 с.
10. Климова М.А. Делопроизводство в бухгалтерии / М.А. Климова. – М.: РИОР. 2010. 157 с.
11. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учеб. /В .А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 2010, 572 с.
12. Печникова, Т.В., Печникова, А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова. – М.: ЭКМОС, 2011.
13. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 2010, 85 с.
14. Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: Учебник – 5 изд./ К.В. Рогозина. – М.:ПРИОР, 2003.
15. Швецкая В.М. Бухгалтерское дело: Учебник / В.М.Швецкая, Н.А.Головко.-М.: Дашко и К. 2010.304 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование Управления или Подразделения

_________________________________________

 

                                                                УТВЕРЖДАЮ АКТ N ____                                     Наименование должности

                                               Руководителя                      Управления     или                                     Подразделения

о выделении к  уничтожению 

 документов, не подлежащих               (подпись, расшифровка подписи)

хранению                                    "  "______________200 г.

 

    

На основании________________________________________________________

                           (название и выходные данные перечня

_________________________________________________________________________

                  документов с указанием сроков  их хранения)

и протокола экспертной комиссии__________________________________________

                                          (дата, номер)

_________________________________________________________________________

                   (наименование экспертной комиссии)

отобраны к уничтожению как  не имеющие  научно-исторической   ценности   и

утратившие практическое значение документы раздела_______________________

                                                     (название раздела)

 

NN п/п	Инвентарный номер документов	Наименования документов	Даты включения в фонд данных
1	2	4	5

 

 

 

Наименование должности сотрудника,

подготовившего акт        ______________________ ________________________

                              (дата, подпись)     (расшифровка  подписи)

 

¹ ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М., 1998, с. 3.

² Там же. С.4.

³ Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М : Главархив, 1990.

⁴ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1998.

⁵ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З.

⁶ Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

⁷ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.6.