Основные стандарты и правила составления управленческих документов

15 - Адресат; 

16 - Гриф утверждения документа; 

17 - Резолюция; 

18 - Заголовок к тексту;

19 - Отметка о контроле;

20 - Текст документа; 

21 - Отметка о наличии  приложения;

22 - Подпись; 

23 - Гриф согласования  документа; 

24 - Визы согласования  документа; 

25 - Оттиск печати;

26 - Отметка о заверении копии;

27 - Отметка об исполнителе; 

28 - Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - Отметка о поступлении  документа в организацию; 

30 - Идентификатор электронной  копии документа. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Бланк документа  и его виды.

 

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный  заранее бланк.

Бланк документа, по определению  ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа»

Бланки документов могут  быть отпечатаны в типографии, а  при использовании ПК бланк может  быть введен в память машины и автоматически  выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены  на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков  документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и  правилами оформления реквизитов наносят  постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут  изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица используются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости  от учредительных документов организации  могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации; 

02 - Герб субъекта Российской  Федерации; 

03 - Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации; 

08 - Наименование организации; 

14 - Место составления  или издания документа. 

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа; 

12 - Регистрационный номер  документа (для данного реквизита  заранее также печатают знак  «№»).

В виде уголков различают  места расположения следующих реквизитов:

15 - Адресат (начало и  конец реквизита, который одновременно  указывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении  документа в организацию; 

30 - Идентификатор электронной  копии документа. 

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование  вида документа».

Когда в общий бланк  вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк  становится бланком конкретного  вида документа - бланк приказа, бланк  акта, бланк протокола и т.д.

Таким образом, бланк конкретного  вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так  как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при  оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 09 «Справочные  данные об организации» обязательно  есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или  издания документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя  реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также  употребляются на бланке письма и  оформляются по тем же правилам.

Бланк структурного подразделения организации  или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Бланки организаций с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации и гербов субъектов  Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать  макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации  должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором.

Иногда на гербовых бланках  проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается  в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а  сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение  их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной  форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия  гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: «Дашков и К°», 2004

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. М., ИНФРА-М, 2002.

3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.

4. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство/В.А. Спивак – М.: Питер, 2006 – 236 с.

5. ГОСТ РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».