Основные требования к оформлению справочно-информационных документов

 

Министерство сельского  хозяйства РФ

ФГБОУ ВПО «Оренбургский  государственный аграрный университет»

Экономический факультет

 

 

 

Кафедра экономики агробизнеса

и внешнеэкономических  связей

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

на тему: «Основные требования к оформлению справочно-информационных документов»

 

 

 

 

Выполнила: студентка IV курса

отделения «Экономика и  управление

на предприятии»,

Коваленко А.А.

Проверила: Иванова Л.А.

 

 

 

 

Оренбург, 2012

Основные требования к оформлению справочно-информационных документов.

1. Виды и назначение справочно-информационных документов. Общие правила оформления.
2. Акты. Виды и правила оформления. Пример оформления разных видов актов.

Список литературы

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды и назначение справочно-информационных документов.

Общие правила  оформления.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочно-информационные документы (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней): докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, письмо, телеграмма, телефонограмма.

2. Справочно-аналитические документы (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней): акт, протокол, справка, заключение, отзыв, перечень, список, сводка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, как правило, требующих  принятия решения. Докладная записка  может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Отличаются от докладных  отсутствием выводов и предложений.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения составляются, как правило, по заданию руководства.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление подписывается  руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации  заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Телеграмма - документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу).

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные  факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений  коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

 

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный  номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

 

Акты. Виды и  правила оформления.

Пример оформления разных видов актов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием.

Это могут быть акты:

- приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов) (Приложение № 1);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов) (Приложение № 2);

- испытаний (образцов, систем, технологий) (Приложение № 3);

- приема-сдачи (материальных ценностей, документов) (Приложение № 4);

- приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей)       (Приложение № 5);

- ревизии, инвентаризации (Приложение № 6);

- расследования аварий, несчастных случаев (Приложение № 7);

- ликвидации организации (Приложение № 8) и т.д.

Отдельные разновидности  актов имеют свои особенности  составления и оформления, для  многих разновидностей имеются унифицированные  формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего, необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

При всем многообразии актов  с точки зрения их назначения и  содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов:

- Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

- Главное при составлении акта - определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

- Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

- Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

- Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

- Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

- Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.