Основы оформления справок

 

 

Содержание

 

 

      Введение……………………………………………………………………………3-4

 

1. Справка. Разновидности справок………………………………………………..5

 

2. Особенности оформления справок: с места работы, о наличие материалов на складе, о проделанной работе…………………………………………………5-14

 

Заключение…………………………………………………………………………...15

 

Список используемой литературы…………………………………………………..16

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных  технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

 Организация ДОУ  на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

 Руководитель каждой  организации должен владеть информацией  о работе его подчиненных и  вовремя принимать решения по  устранению проблем и координации  деятельности персонала организации.

 Необходимо отметить, что с документами работают  все сотрудники организации. Документы  всегда создаются исключительно  в каких-либо целях: либо для  закрепления информации при выполнении  поставленных задач, либо по  требованию контролирующих органов.

 Сотрудник организации  стремится к закреплению информации  в документах при решении следующих  задач:

• управление текущей  работой, когда это связано с  поступлением и передачей большого количества информации,

• управление ресурсами  организации во времени и пространстве в текущем режиме     и с перспективой на будущее,

• управление (координация) работой подчиненного ему персонала,

• реализация договоренностей  с внешними организациями,

• отражение хода мероприятий, событий,

• анализ различных данных и их оценка,

• подведение итогов работы за определенный период,

• планирование рабочего времени,

• прогнозирование развития определенных процессов и определения  наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.

 Таким образом,  сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.

 Знание основ ДОУ  необходимо любому современному  специалисту. Именно документ, как  зафиксированная на материальном  носителе информация, имеющая юридическую  силу, служит основным доказательством  того или иного факта деятельности в различных отраслях.

Цель данной работы: изучить  основные разновидности справок.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- дать определение,  что такое «справка»;

- рассмотреть особенности  оформления справок;

- научиться составлять справки с места работы, о наличии материалов на складе, о проделанной работе.

Данная работа состоит из введения, 2 глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

 

 

 

1. Справка. Разновидности справок

 

Справка – документ, который содержит описание или подтверждение событий или фактов.

В делопроизводстве различают  служебные справки, отражающие вопросы  основной деятельности организации (о  штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности  по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учёбы) и т.п.).

В государственных архивах и  архивах организаций составляются также архивные справки.

Архивная справка – это официальный  документ архива, имеющий юридическую  силу и содержащую архивную информацию о предмете запроса, с указанием  поисковых данных документов.

Архивные справки выделяются в  отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу  сторонней организации и внутренние.

Внешние справки составляются на общем  бланке организации.

 

2. Особенности оформления справок: с места работы, о наличие материалов на складе, о проделанной работе

 

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются  следующие реквизиты:

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения (если оно имеется);

- отметка об исполнителе (при необходимости);

- визы;

- подпись;

- регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки  строят по схеме »О чём?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные  в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. Впервой излагают факты, послужившие основанием или поводом для её  составления, во второй  - приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка  является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который  оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

-  руководителю вышестоящего  органа;

- организации в целом;

- структурному подразделению  организации;

- конкретному должностному  лицу организации.

Внешние справки подписываются  двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность  указанных в документе сведений. Справка о задолженности заработной платы может быть подписана руководителем  организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для  подтверждения сведений биографического  или служебного характера, составляют на бланках А5, подписывают два  лица – руководитель и главный  бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров.

Справки заверяются печатью. 

Справки, составляемые по запросу руководства предприятия  по вопросам производственной деятельности, например, справка о ротации кадров и т.п., оформляются на бланке предприятия и подписываются исполнителем.

Справки, составляемые по запросу  внешних организаций, подписываются руководителем предприятия. Если в справке содержится информация финансового характера, такая справка подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяются печатью предприятия.

В правом верхнем углу справки указывается наименование организации, в которую предоставляется справка в именительном падеже.

На справке обязательно  проставляется дата её подписания.

Если справка содержит сведения по нескольким вопросам, её текст  делится на разделы, имеющие заголовки и пронумерованные арабскими цифрами. Текст справки, содержащий цифровую информацию может быть представлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один их которых направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Наиболее часто составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство  предприятия обязано по просьбе  сотрудника выдавать справку о работе в данной организации с указанием  специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. Подробные начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества сотрудник (полностью), его должности, заработной платы и составляются в одном экземпляре.

Cправка с  места работы – это документ, который составляется с целью подтверждения фактического места работы, занимаемой должности, размера заработной платы, стажа работы сотрудника. Существует много разновидностей справок с места работы: для разных целей и в разные учреждения. Справка с работы может выдаваться для предъявления в посольство с целью получения визы при выезде за пределы страны в туристическую поездку, служебную командировку, а также для предоставления в суд, отделения полиции и др.

Согласно статье 62 Трудового  кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3-х дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, а также содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом не имеет значения, для каких целей работником истребуется справка.

Объем содержащихся в  справке с места работы сведений зависит от адреса ее представления. Поэтому инспектору по кадрам следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

Как правило, в нормативных  правовых актах, устанавливающих требования о представлении справок с  места работы, указывается, какая информация должна в них содержаться.

К оформлению справок  с места работы предъявляется  ряд требований.

Форма справки с места  работы – произвольная, пишут ее на листе бумаги форматом А4 либо оформляют  на специальном бланке. На практике используются два подхода к его составлению. При первом адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»; при втором — он выносится в правый верхний угол бланка.

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться максимально полно: наименование организации; место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник; номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи. Если в справке указывается размер заработной платы, то указываются банковские реквизиты, ИНН организации. В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о регистрации юридического лица. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации. В этом случае объем информации об организации соответствует тому, который одобрен руководством организации при утверждении фирменного бланка.

Сведения в справку о должности (профессии), структурном подразделении, отпусках, периодах работы в организации вносятся на основании данных личной карточки, приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и других приказов по кадрам (личному составу). В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.

Оформляя справку о  заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы — указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата, рассчитанная по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса РФ. В отдельных случаях может потребоваться указание заработной платы за каждый месяц в течение предшествующего составлению справки года. Источниками информации о заработной плате являются штатное расписание, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки.