Особенности использования формул речевого этикета в электронной деловой переписке

Контрольная работа

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МЕЖДУНАРОДНАЯ  АКАДЕМИЯ  БИЗНЕСА 

И НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (МУБиНТ)

 

 

 

по дисциплине Документационное обеспечение управления

 

 

            Тема: Особенности использования формул речевого 

                       этикета в   электронной деловой  переписке.

 

 

  Выполнила:  студент группы

РВ 136 ФК

                                                            Блинова Наталья Анатольевна

                                                                                                   (Ф.И.О., подпись студента)

                                    «» февраля 2012 г.

 

 

                                                           Руководитель: ВОРОВА Е.А.

                                                                                                   (должность, ученая степень)

                                                                 

           __________________________

                                                                                                      (ФИО, подпись руководителя)

                                                  «___» _______________ 200_г.

 

 

 

                                                    Контрольная работа защищена  с оценкой                          

                                                                                                     

                                                                        _________________________

 

 

 

Белозерск 2012

 

 

 

План:

 

 

 

 

1. Речевой этикет.

 

2.Этикетные формулы.

 

3.Современное деловое  письмо.

 

4. Составление делового  письма.

 

5. Электронные письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Речевой этикет – это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяются его разновидности: Речевой этикет 

 

-              воинский этикет

-              дипломатический этикет

-              церковный (православный) этикет

-              светский этикет

-              служебный (деловой) этикет

 

 

В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер. Этикет это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

 

Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.

 

 

В письменной речи, в отличие  от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

 

2.Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу. Еще А.С. Пушкин заметил в "Путешествии из Москвы в Петербург": "Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры".

 

Деловые письма-приглашения  и поздравления включают много этикетных  фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых  письмах используются обращения: Уважаемый  Николай Иванович! Уважаемый г-н  Бобылев! В конце письма перед  подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.  

 

 

3.Деловое письмо сегодня является важным способом коммуникации и источником информации. Помимо этого, оно было и остается средством документирования, ибо такие источники информации, как телефон или сотовая связь, пригодные для решения оперативных вопросов, не оставляют никаких материальных следов.

Деловое письмо — это  не только способ сообщения, но и документ.

 

В делового письма реализуются  чаще всего внешние связи организаций. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность  работы организации в целом, ее имидж  и культуру. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающие речевую беспомощность составителя и составленные без знания стилевых норм и стандартов оформления, могут стать антирекламой для фирмы.

 

Современное деловое  письмо несколько отличается от традиционных официальных писем прошлого. В деловой переписке меняются форма обращения к получателю и другие элементы системы речевого этикета. Наряду с регламентированными формулярными письмами все большее место в ней занимают нерегламентированные, свободные по типу изложения. Более свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. В реквизитах появляются не только контактные данные компаний, но и краткие информационные справки.

 

Композиция делового письма.

 

 

Адрес получателя.

 

 

Выходные данные отправителя.

 

 

Обращение к получателю и/или приветствие.

 

 

Формулы вежливости, устанавливающие  контакт, подготавливающие сообщение  или мотивирующие обращение именно к этому адресату.

 

 

Деловое сообщение с  деталями.

 

 

Практические выводы или предложения по развитию контактов.

 

 

Заключительные формулы  вежливости, прощание.

 

 

Подпись, контактные данные отправителя.

 

 

4. При составлении делового письма важно научиться использовать формулы и нормы делового этикета, установленного в сфере делового общения. В основе этих норм лежит вежливое, уважительное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «нет» не теряя возможности общения с этим партнером в будущем; терпимость к чужому мнению.

 

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации.

 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного  знакомства. Следует обратить внимание на то, что на письме обращение «Уважаемый господин Петров» более применимо, нежели в устной речи, где уместнее обращение по имени-отчеству. Наиболее общими формулами обращения в деловых письмах являются следующие:

 

Уважаемый господин (фамилия)!

 

Уважаемая госпожа (фамилия)!

 

Уважаемые господа!

 

При обращении к высшим должностным лицам возможно указание должности (без фамилии):

 

Уважаемый господин председатель!

 

Уважаемый господин министр!

 

В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях следует обращаться к адресату по имени-отчеству:

 

Уважаемый Иван Иванович!

 

В отдельных случаях, когда адресат обобщен или  точно не определен (например, это  потребители или партнеры), возможны обращения:

 

Уважаемые коллеги!

 

Дорогие друзья!

 

Согласно правилам делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения  от первого лица множественного числа:

 

Предлагаем Вашему вниманию новый каталог программного обеспечения… (Вместо предлагаю…)

 

Напоминаем Вам, что  срок выполнения договора истекает…

 

Просим Вас сообщить о необходимости замены оборудования…

 

Тональность деловых  писем должны определять корректность и оптимизм. Убедительность делового послания зависит от выбранного стиля  письма. Убеждает не только информация, изложенная в письме, но и тональность, в которой ведется переписка. Зачастую именно она определяет характер делового диалога.

 

Использование средств  этикета может смягчить отрицательную  для адресата информацию:

 

По нашему мнению, предлагаемые Вами цены слишком высоки, поэтому приобретение Вашей продукции невыгодно для нашего предприятия. Мы надеемся на то, что изменение Вами ценовой политики приведет к успешному сотрудничеству между нашими компаниями.

 

Завершение  письма — важная часть эпистолярного этикета. В отличие от личной переписки, деловое письмо не предполагает прощания в стиле С приветом! Пока!

 

Если письмо начинается с формулы Здравствуйте!, то завершать  его надо прощанием: До свидания, Всего  доброго! Далее желательны формулы  вежливости С надеждой на сотрудничество или более нейтральное: С уважением. И потом — имя-фамилия, если необходимо — должность и контактные данные отправителя.

 

Если текст документа  начинается с формулы личного  обращения к адресату Уважаемый  Иван Иванович!, то в конце текста можно не прощаться, но перед подписью обязательно необходимо использовать формулу вежливости: С уважением, Петр Петров.

 

5.Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие ее от традиционного «бумажного» общения. Энтузиасты Интернета давно говорят о таком понятии, как «нетикет» — набор правил, используемых для общения в Интернете. Слово «нетикет» является калькой с английского неологизма netiquette, который в свою очередь является производным от слов net (сеть) и etiquette (этикет). Часть этих правил относится к общению через электронную почту. Знание этих правил поможет с наибольшей эффективностью вести переписку со своими деловыми партнерами.

 

Официальные и деловые  письма лучше писать на бланках фирмы, которые должны быть в Вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять те же строгие структуру и стиль письма, как и в бумажном письме.

 

В официальных электронных письмах не допускается использование различных шрифтов, графических изысков, в том числе и «смайликов» (графическое изображение улыбок, допускаемое в дружеской переписке; от англ. smile — улыбка), а также смешение кириллицы и латинского шрифта, используемого для транслитерации: tak pisat ne nado.

 

Считается дурным тоном  отправлять письма без указания темы в строке «тема». К сожалению, многие компании отправляют деловые сообщения  или, например, пресс-релизы, во вложенных  файлах, а в письме при этом ничего не пишут. Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей. К тому же, это опасно с точки зрения заражения компьютерным вирусом. Поэтому во многих компаниях письма с вложенными файлами, но без сообщения, автоматически удаляются.

 

Если Вы получили деловое  письмо, рекомендуется сразу же направить  в ответ краткое уведомление  о получении письма, чтобы отправитель  не ломал голову: дошло — не дошло, прочитано — не прочитано. Более  детальный ответ можно выслать  позже, если это необходимо.

 

Электронная подпись  под письмом не должна превышать 5—6 строк, количество символов в строке должно быть не более 60. Подпись должна включать в себя фамилию и имя, корпоративный электронный адрес, а также наименование компании и  контактный телефон.

 

 

 

Например:

 

——————

 

С уважением,

 

Петров Игорь,

 

Руководитель отдела интегрированного маркетинга ИА «Интер-медиа»

 

petrov@intermedia.ru

 

(495) 123—45—67

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

 

 

 

1.  Гольдин В.Е. Речь и этикет. – М.: Просвещение, 1993

 

2.Методические рекомендации  по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов». М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004.

 

3.Кирсанова М. В., Анодина  Н. Н., Аксенов Ю. М. Деловая  переписка. – М., 2006.

 

4.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.

 

5.  Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

 

6. Кирсанова М. В.  Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск:  Сибирское соглашение, 2005.