Особенности работы с кадровыми документами

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учётным документам, так как они фиксируют факт приёма, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации "О первичных учётных документах" от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и утверждены 30 октября 1997 года Постановлением Госкомстата формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением Правительства они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Среди этих форм:

- приказ (распоряжение о приёме  на работу (форма № Т-1);

- приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма № Т-8).

Форма приказа о приёме на работу и форма приказа о переводе заполняется работником, ведущим кадровую документацию, в одном экземпляре, а форма приказа о предоставлении отпуска и форма приказа о прекращении трудового договора - в двух экземплярах. Второй экземпляр передаётся в бухгалтерию, где производится соответствующий денежный расчёт.

Форма № Т-1 - Приказ (распоряжение) о приёме на работу заполняется с двух сторон на формате А5.

Она отражает все условия работы: постоянная или временная, основная или по совместительству, режим и условия труда, продолжительность рабочего дня и т.д., предусмотрены необходимые визы в момент оформления приёма на работу и, в случае необходимости, заключение медицинского осмотра и отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности.

Приказ по приведённой выше форме  заполняется в одном экземпляре, визируется, подписывается руководителем организации и объявляется зачисленному работнику под расписку. На основе приказа делается запись о зачислении на работу в трудовую книжку и будут заполнены на поступившего на работу следующие формы: работником кадровой службы – личная карточка и в бухгалтерии - открыт лицевой счёт по форме № Т-54 или Т-54а.

Форма № Т-2 -личная карточка - является основным учётным документом. Форма содержит с небольшими изменениями те же сведения, что и ранее используемая форма № Т-2, но более приспособлена к автоматизированной обработке информации. Форма заполняется работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и др. документов.

Информация, вводимая из формы в  память компьютера, составит достаточно исчерпывающую базу данных о кадровом составе организации и позволит формировать необходимые сводки по кадрам.

По мере продвижения работника  по службе, изменении его семейного положения, окончании учебного заведения новые сведения добавляются в личную карточку, т.е. она постоянно поддерживается "в рабочем состоянии" и отражает последние данные о сотруднике.

Учётные карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике вводятся в электронную версию формы, а затем форма № Т-2 распечатывается. Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы № Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере  образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учётная карточка научного работника (форма № Т-4). Она ведётся на формате А5.

Данные этой учётной формы отражают специфику научных кадров: наличие  степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесённые в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы  строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том  же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего  все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью.

Организация обязана выдать работнику  его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в  связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

На всех сотрудников фирмы, организации, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Заявление должно иметь визы руководителей  подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления  или служебной записки проекта приказа (или заполнение унифицированной формы № Т-5);

- подписание приказа и его  регистрация;

- ознакомление с приказом работника,  о чем делается помета на  первом экземпляре приказа (ознакомительная  виза);

- на основании приказа о переводе  делаются соответствующие записи в форме № Т-2;

- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует  внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления  или служебной записки составляется проект приказа (или заполняется унифицированная учётная форма №Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с  приказом и ставит свою визу.

Одна копия приказа помещается в личное дело, другая передается в  бухгалтерию.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма № Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

Личное дело после помещения  в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в  журнале регистрации трудовых книжек о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

К работе с кадровой документацией  относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии со ст. 66 КЗоТ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ст. 73 КЗоТ РФ говорит о том, что  отпуска могут предоставляться  в любое время в течение  всего года, но без нарушения нормального  хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется  в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение унифицированной учётной формы № Т-6).

На основании приказа на оборотной  стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка  об отпуске: вид отпуска, за какой  период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам  проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указывается: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму  и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

Большое внимание следует уделять  организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное  дело. Внутри дела приказы располагаются  по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение  личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки  включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.