Особенности работы с кадровыми документами

За правильное оформление личных дел  несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись документов  дела;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные  письма.

В процессе трудовой деятельности работника  в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении  фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий  номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному  делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится  в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим  кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном  экземпляре.

Работник, ответственный за ведение  кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное  дело об изменениях в служебном  положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.

- приобщать к делу полученные  документы. Основанием для внесения  изменений и дополнений в личное  дело является:

- о служебном положении - приказ  руководителя организации о переводе;

- об образовании - документы  учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени,  отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного  дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с  разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его  личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале  учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки  личного дела и в личной карточке (форма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия  и состояния личных дел, о чем  составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное  пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся  специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников  в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединённому делу составляется внутренняя опись включённых в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и  невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом  алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки  или ящики, на которых указывается: "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному  составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

- учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

- учета приказов о командировании;

- учета трудовых книжек и  вкладышей к ним;

- учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному  составу ведется по годам и  является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о  командировании ведется по годам  и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и  личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный  срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются  в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения".

Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г. Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1 Рекомендовать учредителям вновь  образующихся юридических лиц,  являющихся коммерческими и некоммерческими  организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2 Рекомендовать федеральным органам  исполнительной власти, органам  исполнительной власти субъектов  Российской Федерации осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения."

 

Список использованных источников:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб. и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998. - 187 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).: Москва ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 1999 г
3. Янкович Ш.А.  Делопроизводство в кадровой службе. Учебник. : Юнити-Дана, 2012. – 160 с.