Отчет по практике в ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. И.Н.Ульянова»

Содержание

 

Введение………………………………………………………………….….…….3

Глава 1. Прохождение практики в отделе кадров студентов ЧГУ…………....4

1.1. Работа по оформлению личных дел студентов и составление описей дел……………………………………………………………………………….....4

2. Ознакомление с оформлением приказов и их регистрация………….….9

Глава 2. Прохождение практики в архиве университета…………...…………11

Заключение……………………………………………………………………….13

Список источников и литературы…………………………………………….14

Приложения……………………………………………………………………..15

 

 

Введение

Место прохождения практики: ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный  университет им. И.Н. Ульянова».

Сроки практики: с 29.06.2012 по 12.07.2012.

Цель практики – приобретение первичных навыков в будущей профессиональной сфере.

Задачи практики:

- ознакомиться со специальностью  документовед,

- выработка знаний, навыков  и умений в работе с документами,

- интеграция в профессиональную сферу,

- ознакомление с организацией  работы архивного учреждения.

Практика – это одна из важнейших составляющих профессиональной подготовки специалистов. Она представляет собой эффективный механизм переноса полученных знаний и умений из области  теории в область повседневной профессиональной деятельности.

Цель практики – это  закрепление и углубление теоретических  знаний, полученных в ходе учебного процесса, а также приобретению практического  навыка для их применения.

Основными видами практики студентов, обучающихся по основным образовательным программам высшего  профессионального образования, являются учебная и производственная, включая  преддипломную практику, которые  планируются в соответствии с  графиком учебного процесса.

Учебная практика проводится с целью закрепления полученных знаний и приобретения первоначальных практических навыков в решении  конкретных проблем. Для студентов  младших курсов учебная практика может проводиться в структурных  подразделениях Университета с целью  получения первичных профессиональных умений. Студенты, благодаря прохождению  первой за время обучения учебной  практики, получают возможность сопоставить  свои ожидания и реалии будущей профессиональной деятельности.

Глава 1. Прохождение  практики в отделе кадров студентов  ЧГУ

1. Работа по оформлению личных дел студентов

Оформление дела — это  подготовка дела к хранению в соответствие  с установленными правилами. Личное дело студента формируется с момента его поступления в ВУЗ. Туда подшивается личная карточка студента, медицинская справка о состоянии здоровья, копия паспорта и  документов о среднем образовании, номер приказа о зачислении или переводе.

В течение учебы личное дело студента пополняется оценками (они заносятся в учебную карточку), выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и  восстановлении студента, об академическом  отпуске (если такой был). Прилагаются  характеристики с места прохождения  практики, сведения о поощрениях и  выговорах. Если студент во время  учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также  копии свидетельства о браке, о смене фамилии. Студентам-мужчинам, отслужившим в армии, необходимо предоставить копию военного билета. Иногда просят предоставить свидетельства  о рождении детей.

После окончания университета личное дело студента пополняется выписками  из приказов о допуске учащегося  к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным  листом, копией приказа об окончании  университета, копией  диплома и  вкладышем  с оценками, характеристикой  за время учебы в ВУЗе. Прикладывается также зачетная книжка и студенческий билет. Если студенческий билет был  утерян – то необходимо будет написать заявление об утере на имя ректора, а также приложить копию или  вырезку из газеты с объявлением  об его утере. В зачетной книжке должны быть проставлены все отметки  об успеваемости, подписи декана и  печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать. Со студента берется расписка о том, что ему  возвращен документ о среднем  образовании.

 В перечень документов  личного дела студента-дипломника  к моменту передачи на хранение в архив университета входят:

- заявление о приеме;

- копия аттестата или  диплома, заверенная в установленном  порядке;

- результаты вступительных  испытаний в зависимости от  их формы:

а) свидетельство о результатах  ЕГЭ (копия ЕГЭ, заверенная в установленном  порядке);

б) экзаменационные работы с экзаменационным листом;

в) лист собеседования;

- договор об оплате  обучения (для поступающих на платной основе);

- контракт о целевой  подготовке специалиста (для поступающих  в рамках целевого приема);

         -  медицинская справка установленного образца;

- заключение об эквивалентности  документа об образовании (при  поступлении иностранных граждан);

- копия документов, подтверждающих  право на льготный или на  иной порядок поступления (копии  свидетельства о рождении, свидетельства  о смерти родителей, решения  суда о лишении родительских  прав и т.д., постановления органов  опеки и попечительства, копии  различных удостоверений, справок,  дипломов победителей олимпиад  и др.);

- при зачислении студента  на первый или последующие  курсы для продолжения образования,  в том числе в порядке перевода  из другого вуза помимо вышеуказанных  документов:

- академическая справка,  выданная вузом, в котором обучался  студент ранее;

- лицензия и свидетельство  об аккредитации вуза, в котором  обучался студент ранее;

- копия зачетной книжки, заверенная в установленном порядке;

- выписка из приказа  об отчислении из другого вуза, заверенная в установленном порядке;

- индивидуальный график  ликвидации академической задолженности  (при наличии разницы в учебных  планах);

- выписки из приказов  по данному студенту о зачислении, переводе, предоставлении академического  отпуска, поощрении и взыскании  и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента  издания);

- подлинники личных заявлений,  справок и др. документов за  весь период обучения (при получении);

- копии академической  справки или диплома о неполном  высшем образовании (при выдаче  их по заявлению студента);

- копии новых договоров  об оплате обучения для обучающихся  на платной основе (в недельный  срок с момента подписания);

- протокол переаттестации  или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания);

- другие документы, нахождение  которых в личном деле будет  признано целесообразным;

- личная карточка студента;

- учебная карточка студента

- выписка из приказа  о допуске к ГЭК;

- выписка из приказа  о допуске к ГАК;

- выписка из приказа  о присвоении квалификации (степени)  и отчислении;

- копия документа об  образовании, полученного в университете, и приложения к нему;

- обходной лист;

- студенческий билет и зачетная книжка¹.

После этого личное дело студента  отправляется в архив, где по закону оно должно храниться 75 лет².

Законченные делопроизводством  дела по личному составу после  окончания года, в котором они  были заведены, подлежат оформлению для  подготовки их к передаче на архивное хранение. Дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерация листов;
• составление заверительной надписи;
• составление внутренней описи документов;
• оформление обложки.

Документы, сформированные в дело, подшиваются в четыре прокола  в твердую обложку из картона  или с учетом возможности свободного чтения всех текстов, дат, виз и резолюций  на них. При подготовке дел к подшивке все металлические скрепки удаляются.

Если текст документа  расположен слишком близко к краю листа и может быть задет при  подшивке, к листу приклеивается  полоска прочной бумаги, за которую  подшивается документ.

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы его, кроме листов заверительной  надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая  текста документа, простым графическим  карандашом.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной  стороне в левом верхнем  углу. Лист любого формата прошивается  за одну сторону и  нумеруется как  один лист. Листы большого формата  складываются. Подшитые в дела конверты с надписями или вложениями также  нумеруются, причем каждое вложение в  конверт нумеруется очередным номером  вслед за конвертом. Если вложения пронумеровать  нельзя (ткани, медали и т.д.), наличие  их оговаривается в заверительной  надписи.

Если дело состоит из особо  ценных документов, то в начале его  помещается внутренняя опись, составленная по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

Обложки дел по личному  составу оформляются по установленной  форме. На обложке указываются:

• полное наименование организации
• индекс дела
• заголовок
• даты дела
• количество листов
• срок хранения
• архивный шифр (после включения дела в сводную опись).

Все реквизиты обложки  дела проставляются черными чернилами или тушью³.

Все личные дела располагаются  в алфавитном порядке и определенной последовательности. Они разбиваются  на курсы, факультеты, специальности  и формы обучения.

К каждому личному делу составляют описи документов дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом  научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск  документов. Таким образом, опись  является учетным документом и справочником по содержанию дел⁴.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение.

 

2. Ознакомление с оформлением приказов и их регистрация.

Приказ относятся к  распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления в Университете в целом принадлежит его руководителю. Приказами оформляются решения нормативного правового характера, оперативные, организационные и другие текущие вопросы организации деятельности Университета. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании решений Ученого совета, поручений ректора, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу вносит специалист, ответственный за кадровое и текущее делопроизводство. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.