Отчет по практике в ФГБОУ ВПО «Чувашский государственный университет им. И.Н.Ульянова»

Проекты приказов, предоставляемые  ректору на подпись, визируются проректорами в соответствии с распределением обязанностей. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей. Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части.

Приказы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи. Текст принято излагать от первого лица единственного числа. Датой приказа является дата его подписания.

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. А в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.⁵

Только после подписания приказы регистрируются (принято  в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием  даты. Для регистрации приказов по личному составу и по основной деятельности заводятся отдельные журналы. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет. Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Прохождение  практики в архиве университета

В Архиве ЧГУ в мои обязанности  входило: комплектование личных дел  отчисленных студентов и подготовка этих дел к хранению в ведомственном  архиве университета; расстановка личных дел отчисленных студентов в  архиве  университета в хронологическом  порядке; обеспыливание архивохранилища; расстановка лицевых счетов в хронологическом порядке.

 Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

В Университете образован  ведомственный архив для временного хранения документов Архивного фонда  Чувашской Республики и документов длительного практического значения, действующий на основании Положения об Архиве.

Личные дела студентов  после окончания их ведения должны передаваться в архив Университета. Датой окончания ведения личного  дела является дата приказа об отчислении. Дела временного хранения передаче в ведомственный архив не подлежат, а хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

В архивных помещениях стеллажи и шкафы должны устанавливаться  с соблюдением следующих норм:

• расстояние между рядами стеллажей и шкафов – не менее 1,2 м.

• расстояние между стеллажами – не менее 0,75 м.

Мебель не должна загромождать проходы и не должна мешать эвакуации  людей. Стеллажи в архивных помещениях должны  быть металлическими.

В архивном помещении не должно быть окон, или они должны быть плотно закрыты, чтобы документы  не пострадали.

В архиве дела расставляются  на стеллажи в хронологическом порядке, в соответствии со структурным подразделением.

Выдача дел из архива во временное пользование осуществляется сотрудником, ответственным за ведомственный  архив. Все выдаваемые дела, вносятся в журнал. По возвращении дела, проверяется  его сохранность  и нумерация  листов.  Дела по личному составу  хранятся 75 лет.

 

 

 

 

Заключение

В период прохождения практики я проделала следующую работу:

• ознакомилась с работой специалиста по кадрам и архивариуса;
• ознакомилась с функциями и задачами отдела кадров;
• ознакомилась с должностными инструкциями специалистов отдела кадров и архивариуса;
• научилась оформлять личные дела студентов;
• помогала специалистам по кадрам подшивать личные дела студентов;
• научилась составлять опись в личных делах;
• ознакомилась с хранением личных дел студентов в архивохранилище университета
• комплектовала личные дела отчисленных студентов и подготовка этих дел к хранению в архиве университета.

Практика помогла применить  практические и теоретические знания, полученные за время обучения на втором курсе, и помогла получить новые  навыки работы с документами.

Я считаю, что практика мною была пройдена успешно, я многое узнала о должности делопроизводителя  и архивариуса. Результаты выполненной работы были занесены в дневник практики.

 

 

Список источников и литературы

1. Гаврилова И.А. Инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» –  Чебоксары: Типография ЧГУ, 2011 – 116с.
2. [Электронный ресурс]  URL: http://studynote.ru/studgid/pomosch/lichnoe_delo_studenta_oformlenie_formirovanie_vede (дата обращения: 10.07.2012).
3. [Электронный ресурс]  URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/157.htm (дата обращения: 09.07.2012).

¹ Гаврилова И.А. Инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н.Ульянова». С. 103

² [Электронный ресурс]  URL: http://studynote.ru/studgid/pomosch/lichnoe_delo_studenta_oformlenie_formirovanie_vede (дата обращения: 10.07.2012).

³ Гаврилова И.А. Там же. С. 72

⁴ [Электронный ресурс]  URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/157.htm (дата обращения: 09.07.2012).

⁵ Гаврилова И.А. Там же. С. 34 – 35