Отчет по практике в Государственной инспекции безопасного дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России

                                                  Содержание:

1.Введение…………………………………………………………………………………….....4

2.Документационное обеспечение  предприятия…………………………………………....5-7

3.Построение службы  ДОУ…………………………………………………………………….8

3.1Место и роль документов  в управлении на современном  этапе……………………..9-10

3.2 Классификация документов……………………………………………………….….11-13

4.Документооборот организации.  Внутриорганизационная система  информации……….14

4.1 Информационные системы  в управлении документооборотом……………………15-16

4.2 Внутриорганизационная  система информации……………………………………..17-19

5.Должностная инструкция………………………………………………………………...20-21

6.Стандарт предприятия……………………………………………………………………….22

7.Библиография…………………………………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                Введение

Предвыпускную производственную практику я проходила в Государственной инспекции безопасного дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России по Республике Коми в городе Воркуте (ГИБДД ОМВД России по РК в г.Воркуте).

Государственная инспекция безопасного дорожного  движения отдела Министерства внутренних дел России по Республике Коми в  г.Воркуте осуществляет: специальные контрольные, надзорные и разрешительные функции в области обеспечения безопасности дорожного движения. Госавтоинспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями органов внутренних дел РФ, с военной автомобильной инспекцией, юридическими лицами и иными организациями, со средствами массовой информацией, а так же сотрудничает в установленном порядке с правоохранительными органами иностранных государств.

Мое рабочее место находилось в 21 кабинете. На моем рабочем столе находились, следующие нужные для работы предметы: степлер, дырокол, ручка, линейка, карандаш, ластик, компьютер «SAMSUNG», клавиатура, мышь к компьютеру, принтер «НР LaserJet 1018», факсимильный аппарат, латок для бумаги, телефон, часы, стол, стул подъемно поворотный.

За время прохождения предвыпускной  производственной практики я научилась  принимать и передавать телефонограммы, выполнять технические функции  по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия, регистрировать входящие и исходящие документы. Я следила за сроками выполнения поручений руководителя взятых на контроль.

Мне помогали квалифицированные специалисты: капитан полиции, старший лейтенант полиции. Благодаря им я поняла, что сделала правильный выбор профессии.

 

 

 

 

 

 

2.Документационное обеспечение предприятия.

 

 

Под документационным обеспечением понимается комплекс документов и методов, способов и процессов  в работе с ними осуществляемых организациями  и предприятиями в ходе выполнения функции и задач.

Документационное обеспечение - это  совокупность документов, и приемы работы с ними в процессе их движения по инстанции.

Документационное  обеспечение предполагает наличие  определенных законодательных и  нормативных актов по организации. Весь комплекс нормативно педагогических документов корреспонденции обеспечение  деятельности секретаря состоит  из двух групп.

1. Документы корреспонденции составляющую правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус (конституция РФ, гражданский кодекс, трудовое законодательство, законы РФ об организациях с различных форм собственности и др.).
2. Внутренние документы корреспонденции организации: (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, программа развития персонала и положение о персонале, коллективный договор, положение о структурных подразделениях, трудовой договор, контракт и другое).

В любой организации как бы она  не была важна, есть большое разнообразие видов документов различного размещения. Это документы научно-технического характера конструкторские, технологические, учебно-методические, плановые, финансовые расчетные по торговли, цены образованию социальному обеспечению по личному составу и другие виды.

Свою  очередь перечисленные виды документы  могут различаться по способу  фиксации месту составления в  степени сложности, степени гласности (секретности) срока исполнения, происхождению  в степени обязанности, в степени  унификации и характера содержания.

Среди перечисленного разнообразия видов  документов, обращающихся, организацию  особое место занимает основной вид  управленческой документации организационно - распорядительной документации (ОРД).

Понятия организационного - распорядительного  документа излагают следующим способом: вид письменного документа, в  котором фиксируется решение  административных и организационных  вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечение и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационная документация - уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание. Распорядительная документация - приказы, распоряжение, постановление, решение, указы.

Информационно справочная документация - письма, телеграммы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные  и служебные записки.

Документация  по личному составу - заявления, акты, справки, характеристики, личные карточки.

ОРД - является наиболее распространенным многочисленным видом документации можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработки и последующей реализации управленческих решений документируемых в ОРД.

Документирование  управленческой деятельности, в конечном счете, сведется к фиксации на бумаге или на других носителях информации по установленным правилам и требованиям. Оформление ОРД осуществляется в  соответствии с нормами и требованиями ГОСТ - р 6.30.2003.

Для того чтобы выбрать определенные принципы составления и оформления документов, форма и методы с ними, производится классификация по целому ряду. Классификация  документов - это деление документов на классы по наиболее принципам сходства и различия. Во всех учреждениях  составление и качество создаваемых  документов различны. В основных положениях в единой государственной системе  делопроизводства говорится о том, что комплекс документов определяется.

Цели  классификации являются повышение  оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Унифицированные формулы организационного распорядительного документа включены в ОКУД, в котором отражен состав и наименование форм с установлением  обязательности применения на всех уровнях  единых кодов, поставленных однозначное  соответствие унифицированных формах.

Исходя  из этого, каждое из утвержденных унифицированных  форм должна быть, закодирована по ОКУД, код ее проставляется как классификаторе, так и на самом документе в  специальной зоне установленной  государственными стандартами на унифицированную  систему документации.

Кодовое обозначение каждой унифицированной  формы включенной в ОКУД состоит: из 7 цифр, 10 знаков и контрольного числа.

В коде унифицированной форме признаки классификации отражены в следующей  последовательности:

Первые  и вторые знаки - класс, форм и принадлежность к соответствующей системе документации;

Третий  и четвертые знаки - подкласс форм, общее содержания групп, форм документов и направленность их использования;

Пятые, шестые и седьмые знаки - наименование и регистрационный номер унифицированной  формы документа внутри подкласса;

Восьмой знак - контрольное число.

Унификация  и стандартизация организационно распределенных документов, направленных на обеспечение  сокращения видов документов, единообразного размещение показателя на бланках документов, сокращение форматов документов, а  также обеспечение сопоставимости информации, во взаимно связанных  документов и применение трафаретных  текстов. Проведение этих работ предусматривается, регламентация общих принципов  создания необходимых моделей построения документов, оформление одинаковых управленческих операций или решения повторяющихся  задач управления.

К основным принципам унификации относится: унификация от общего к частному она заключается  построением формуляра образца  для ОРД, а на его основе установление состава реквизитов для данной системы  документации, конкретного документа. Достижения единообразия документа  в пределах системы сопоставимости их отдельных документов.

Для достижения единообразия, документы  устанавливают к единому требованию и к их оформлению. Единообразие также обеспечивается путем применения технологий и принятых условных сокращений. Комплектность унификации, то есть учет способности и практики составления  и управления другими системами  документации; парламента технических  средств, с помощью которых будет  составляться и оформляться документ. Документы должны содержать все  реквизиты обеспечивают им юридическую  силу.

 

 

 

                     

 

3.Построение службы  ДОУ.

Документационное  обеспечение управления - это деятельность аппарата управле-

ния, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно  связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к  архивному делу.  Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. 

Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные  задачи ДОУ:

1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В  связи с этим каждое предприятие  самостоятельно выбирает форму организации  делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме  все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма  предусматривает рассредоточение делопроизводствен- ных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации  делопроизводства  выбирают с учетом размера  предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).  

1. Место и роль документов в управлении на современном этапе.

 

Проблема документационного  обеспечения управления в настоящее  время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

1. существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
2. способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами  влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно  составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться  информационно-документационному обеспечению  управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение  всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности  и точности предъявляют еще два  жестких требования: 

1. Она должна быть своевременной. 
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. 

Если  информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.