Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Мая 2013 в 22:03, отчет по практике
Государственная инспекция безопасного дорожного движения отдела Министерства внутренних дел России по Республике Коми в г.Воркуте осуществляет: специальные контрольные, надзорные и разрешительные функции в области обеспечения безопасности дорожного движения. Госавтоинспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями органов внутренних дел РФ, с военной автомобильной инспекцией, юридическими лицами и иными организациями, со средствами массовой информацией, а так же сотрудничает в установленном порядке с правоохранительными органами иностранных государств.
1.Введение…………………………………………………………………………………….....4
2.Документационное обеспечение предприятия…………………………………………....5-7
3.Построение службы ДОУ…………………………………………………………………….8
3.1Место и роль документов в управлении на современном этапе……………………..9-10
3.2 Классификация документов……………………………………………………….….11-13
4.Документооборот организации. Внутриорганизационная система информации……….14
4.1 Информационные системы в управлении документооборотом……………………15-16
4.2 Внутриорганизационная система информации……………………………………..17-19
5.Должностная инструкция………………………………………………………………...20-21
6.Стандарт предприятия……………………………………………………………………….22
7.Библиография……………………………………
Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
Документированная информация (документ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени
и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два
свойства: информативное и эксплуатационное.
Информативное
свойство документа- это его способность
передавать информацию. Сюда относят актуальность,
достоверность, доступность информации
и др. К эксплуатационным
свойствам документа относятся долговечность,
прочность документа, способность противостоять
различным воздействиям. Эксплуатационные
свойства определяют сохранность документа,
которая зависит от материального носителя
и средств письма.
Основные функции документа:
3.2 Классификация документов.
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
Все документы также подразделяются на следующие группы:
4. Документооборот организации. Внутриорганизационная система информации.
Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:
Каждая из этих операций
реализуется документационно
Аппарат управления реализует
свои функции главным образом
посредством универсальных и
полномочных организационно-
4.1 Информационные системы в управлении документооборотом.
Одним из главных способов
повышения продуктивности работы сотрудников
и эффективности деятельности организации
в целом состоит в уменьшении
времени, которое тратиться
Информационные системы на уровне подразделений.
Практически любое подразделение
в рамках организации имеет дело
с огромным количеством информации.
Своевременный и быстрый доступ
к ней является критическим для
повышения продуктивности работы сотрудников.
Информационные системы создает
для подразделений
Например, канцелярия может
использовать базы данных для регистрации
входящей и исходящей корреспонденции,
контроля исполнения документов, ведения
электронных архивов. Отдел кадров
сможет использовать их для ведения
электронной картотеки
Инженерный и технический персонал сможет использовать данные в качестве средства для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг.
Информационные системы на корпоративном уровне.
Существующая традиционная
система обмена информацией и
документами между
Корпоративная информационная
система будет способна разрушить
барьеры, существующие между подразделениями
в силу их функциональной специализации
или территориальной
Корпоративная электронная
почта и распределенные общекорпоративные
базы данных коллективного доступа,
с помощью которых служащие могут
получить доступ к нужным документам,
а также создавать новые, обеспечит
возможности свободного обмена информацией
между сотрудниками, независимо от
их должности, местоположения и служебной
принадлежности. Такая среда позволит
создавать мобильные
Например, в процессе заключения контракта на поставку какой-либо продукции может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов сбыта и поставок и т.д. и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.
Таким образом, на уровне организации
в целом с помощью
Информационные системы на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками.
Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями, как правило, является настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.
Например, использование подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной информацией о продукции и услугах, ценах и т.д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделе, в действительности требует всего несколько часов на принятие реального решения.
4.2 Внутриорганизационная система информации.
В современных условиях важной
областью стало информационное обеспечение,
которое состоит в сборе и
переработке информации, необходимой
для принятия обоснованных управленческих
решений. Передача информации о положении
и деятельности организации (учреждения)
на высший уровень управления и взаимный
обмен информацией между всеми
взаимосвязанными подразделениями
организации осуществляется на базе
современной электронно-
Передача информации является
непременным и первостепенным фактором
нормального функционирования организации
(учреждения). При этом особое значение
приобретает обеспечение