Отчет по практике в Инженерной школе ДВФУ

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса  и сбор необходимых сведений; подготовку проекта; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта  приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего  проект, все указанные в проекте  исполнители.

Оформление приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер  приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и    распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со словами приказываю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы ( инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

Страницы приказа и  приложения нумеруются как единый документ. При регистрации  приказы нумеруются порядковыми номерами в приделах календарного года.

 

2.2.2 Порядок печатания  и тиражирования документов.

Документы печатаются в структурных  подразделениях. Управление делами печатает отдельные документы по поручению  ректора университета.

Рукописные материалы, сдаваемые для печатания, должны быть разборчиво написаны сини или черными чернилами (пастой), тщательно отредактированы. Рукописи, написанные неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, для печати не принимаются.

Документы для тиражирования  сдаются на участок оперативной  печати вместе с бланком-заказом (разрешение), подписанным проректором.

Срочное тиражирование печатных материалов производится с разрешения проректора.

Для тиражирования принимаются  служебные документы, изготовленные  машинописным способом, средствами ПВЭМ. Снятие копий или тиражирование  документов неслужебного характера  запрещается.

Растиражированные документы  выдаются  заказчику под расписку. Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении  тиража.

2.3 Контроль за исполнением документов и поручений

 

Целью контроля  является обеспечение своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах, повышения уровня организационной работы и исполнительской дисциплин. Контролю подлежат зарегистрированные в Управлении делами документы. Документы, взятые на контроль руководством университета, отмечаются знаком контроля «К».

Контроль за исполнением документов и поручений по ним ректора и проректоров университета осуществляют руководители структурных подразделений и деканы факультетов, директора институтов, которые несут личную ответственность за качественное и своевременное их исполнение.

Учет поручений, контроль за сроками их исполнения осуществляется управлениями делами университета. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по его исполнению обеспечивает подразделение, указанное в поручении первым, которое и представляется руководству университета материалы, согласованные с заинтересованными подразделениями.

Поручение с конкретной датой  исполнения подлежат исполнению в указанный  срок.

Поручение без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку  «оперативно» -  в 10-дневный срок, остальные поручения в двухнедельный  срок.

В тех случаях, когда срок исполнения документа не определен, он может быть установлен ректором или проректором университета.

При необходимости, переадресовка  документа другим подразделениям осуществляется должностным лицом, давшим поручение. Но не позднее чем по истечению двух недель с момента получения документа и по ходатайству руководителя.

Постановка документов на контроль производится согласно перечню  документов, подлежащих обязательному  контролю, с указанием типовых  сроков исполнения. По указанию ректора  на контроль могут взять документы, не включенные в перечень.

Документы снимаются с  контроля, если решены поставленные в  них вопросы и авторами дан  ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно  как и запрос по исполняемому документу  или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания  документа исполненным.

Основанием для снятия с контроля документов с поручениями  руководства вуза является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справки об исполнении документа  за подписью начальника структурного подразделения.

2.4 Хранение и использование  документов в делопроизводстве

 

Дела с момента заведения  их в делопроизводстве и до передачи в архив должны храниться в  управлениях, отделах, деканатах, кафедрах. Работники хранят у себя документы, находящиеся на исполнении.

В управлениях, отделах, факультетах, кафедрах, сдающих документы в  архив университета, хранятся только дела текущего и предыдущего года. Через один год после окончания  делопроизводителем дела постоянного  срока хранения в установленном  порядке передаются в архив вуза.

Ответственность за сохранность  дел по передачи их в архив, своевременную  и качественную подготовку и сдачу  в архив несут руководители структурных  подразделений и работники, отвечающие за работу с документами.

При увольнении или переводе на другую работу работника, ведущего делопроизводство, он обязан сдать  по акту все дела и документы вновь  назначенному работнику по указанию начальника подразделения.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел допускается с  разрешения начальника структурного подразделения.

В таких случаях на место  изъятого документа оставляется  в деле его заверенная копия или  карта-заместитель. По возвращению  документа в дело копия уничтожается.

Дела выдаются во временное  пользование исполнителям только под  расписку. В течении делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело делается запись в журнале, в котором указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

2.5 Порядок подготовки  и передачи дел в архив

 

2.5.1 Экспертиза  ценности документов

С целью определения ценности документов, отбора их на государственное  хранение и установление сроков хранения проводится экспертиза ценности.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК).

Экспертиза ценности осуществляется ежегодно.

ЭК организует свою работу в соответствии с положением. Положение о ЭК, согласованное с Каревым архивом, утверждается приказом ректора университета или лица, его замещающего.

Отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании «Перечня типовых документов, образующихся в  деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием  сроков хранения и номенклатуры дел  университета, путем полистного просмотра  дел. Из дел постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные  копии документов и не относящиеся  к вопросу документы.

Одновременно с отбором  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшим сроком хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт о выделении  дел к уничтожению.

 

2.5.2 Подготовка  дел к передаче в архив

По окончанию делопроизводственного  года в структурных подразделениях университета проводится работа поп  подготовке дел к передаче в архив.

При подготовке дел к передаче в архив проводится комплекс работ  по уточнению сведений на обложке  дела, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной  надписи для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу.

Дела подшиваются на четыре протокола в твердую обложку  из картона с учетом возможности  чтения текста всех документов, дат, виз  и резолюции на них.

Листы дела нумеруются арабскими  цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом или нумератором. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

В оформлении обложек дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  вносятся следующие уточнения:

- в заголовки дел с  приказами, протоколами вносятся  их номера;

- дата начала и окончания  дела;

- если дело состоит  из нескольких томов, то для  каждого тома указывается дата (число, месяц, год) его начала  и окончания;

- на заверительной надписи  на обложку дела вносится количество  листов в деле.

 

2.5.3 Передача дел

Передача дел постоянного, долговременного хранения и по личному  составу в архив осуществляется структурными подразделениями университета по сдаточным описям постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения – по номенклатуре дел.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии  работника структурного подразделения, сдающего дела в архив. При этом в  описи делается отметка о наличии  дел. В конце описи указывается  цифрами и прописью количество фактически принятых дел, а также подписи заведующего архивом и работника структурного подразделения.

До передачи в архивный отдел Приморского края документы, подлежащие постоянному хранению и  временному (свыше 10 лет) хранению, хранятся и используются в архиве университета.

Архив составляет годовые  разделы описей не позднее чем  через два года после завершения дел делопроизводством.

Годовые разделы описей дел  постоянного хранения ДВГТУ представляются на рассмотрение ЭК университета, а затем на утверждение ЭПМК архивного отдела Администрации Приморского края.

После утверждения ЭПМК первые экземпляры описей передаются в архивный отдел Приморского края.

Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению, оформляется актом.

Акты рассматриваются  ЭК и утверждаются руководством университета.                                                                                                                                                                                                                                                                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

За время прохождения  практики я освоила основные методы обработки и систематизации документной  информации. Формировала в дела приказы  по кадровым вопросам и студенческому  составу, подготавливая их для передачи в ведомственный архив. Занималась подготовкой и сортировкой документации для сдачи в архив. Осуществляла экспедиционную обработку входящей и исходящей документации, вела журнальный учет и контроль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

 

Памятка по технике безопасности и нормам поведения во время прохождения  практики

Студент обязан:

1. Своевременно приходить на рабочее место, использовать все рабочее время для эффективного труда, точно и неукоснительно выполнять распоряжения своего непосредственного руководителя и администрации организации.

2. Не допускать преждевременного ухода с работы без разрешения администрации организации или иного полномочного лица, согласно установленному в организации порядку.

3. Приходить на предприятие  в чистой одежде (спецодежде, униформе) и в опрятном виде.

4. Правильно и рационально  организовывать свое рабочее  место, содержать его в чистоте  и не отлучаться без ведома своего руководителя. На рабочем месте не употреблять пищу, напитки или жевательные резинки, не курить и не отвлекаться посторонними переговорами, просмотром телевизора и др.