Отчет по практике в ИП Тетерева М.Ю.

Классификация и систематизация документов. Формирование дел    

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в  ИП Тетерева М.Ю. составляется номенклатура дел.   Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.      Номенклатура  дел в организации составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласована и подписана генеральным директором и начальником отдела кадров, ответственным за ведение делопроизводства в организации.         Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.  Дела формируются  в ИП Тетерева М.Ю. в структурных  подразделениях.         Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем секретарю  или лицам, ответственным за ведение  делопроизводства в структурные  подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое  должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.          Контроль  за правильным формированием дел  осуществляется начальником Отдела кадров.         При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии  с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать  в дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; помещать в дела  ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 

.  
  

Самостоятельная работа    

  При прохождении практики в ИП Тетерева М.Ю. мне была предоставлена возможность поработать и в Отделе кадров и секретариате.     Поскольку в данной организации функции службы делопроизводства возложены на секретариат, то там мною были изучены особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.      Были проведены такие работы, как: регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение (составление внутренних описей и листов-заверителей, нумерация листов, оформление обложек дел).        Регистрация исходящих документов (приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты, приказы по личному составу студентов и т.д.) заключалась в занесении сведений (номер, дата, адресат, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.       Был осуществлен ряд операций по подготовке дел к хранению, а именно: составление внутренних описей, оформление обложки дел, нумерование листов. 

Заключение    

  Учебная практика по специальности «Документоведение и ДОУ» проходила в Отделе кадров ИП Тетерева М.Ю..     Отдел кадров в данной организации отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение, а также ведение кадрового делопроизводства.     Правила создания и оформления документов в ИП Тетерева М.Ю. установлены Инструкцией по делопроизводству, утвержденной генеральным директором. Нужно отметить, что порядок оформление документов в организация соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).          В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок  и особенности их оформления.      Выяснено, что в  ИП Тетерева М.Ю. присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая.