Отчет по практике в канцелярии МВД

Содержание

Введение

За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно  секретаря принято было называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя», то сегодня его уже можно сравнить с «центральной нервной системой предприятия», регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

В условиях жесткой конкуренции  предприятий немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря  только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

От профессионального  уровня секретаря во многом зависит  престиж фирмы. Большое значение имеет также то, как секретарь  организует работу с документами. Неряшливо  оформленный служебный документ, орфографические и логические ошибки, не по адресу и не вовремя отправленное письмо или факс, забывчивость и  небрежность могут нанести большой  ущерб делу. Кроме того, секретарь  должен быть всегда в форме, продуманно и опрятно одет, готов быстро и  квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без  резкости и суеты решить вопросы  в рамках своей компетенции.

Основы секретарского  дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее  мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом информированным и общительным человеком. Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря, сделали эту профессию престижной и привлекательной.

1.1 Должностные обязанности  секретаря в данной организации

¨  Печать документов на ПК

¨  Ведение телефонных разговоров

¨  Прием посетителей

¨  Прием и обработка корреспонденции

¨  Регистрация документов

¨  Передача документов на подпись начальнику

 

1. Формы работы с документами

Во 1-ом отделе полиции применяется централизованная форма, так как всю работу с документами выполняет канцелярия.

1.1. Структура канцелярии

В данной организации структурой канцелярии является секретариат, который  готовит и просматривает к  докладу руководителя всю входящую корреспонденцию, подготавливает проекты  отдельных приказов, писем, сообщает о времени проведения совещаний, заседаний. Также секретариат выполняет  функцию подразделения по контролю исполнения – осуществляет оперативный  контроль за исполнением документов и за сроками исполнения поручений руководства. Помимо этого, секретариат осуществляет учет регистрации корреспонденции, оформляет и рассылает распорядительные документы, проверяет правильность составления, оформления и качества документов, предоставляемых на подпись руководству, принимает и регистрирует заявления, жалобы и просьбы трудящихся. Направляет письма и жалобы в соответствующие структурные подразделения, организует прием посетителей. Занимается перепечаткой документов с оригинала.

1.2. Должностные обязанности руководителя канцелярии

Руководителем канцелярии во 2-ом отделе милиции является секретарь. В его обязанности входит:

1.  Прием и обработка корреспонденции.

2.  Передача документов на подпись руководителю.

3.  Организация совещаний.

4.  Прием и фильтрация телефонных звонков.

5.  Контроль за сроками исполнения документов.

6.  Прием посетителей.

1.3. Информационные пособия для секретаря:

1.  Должностная инструкция секретаря.

2.  Телефонный справочник.

3.  Справочник местных телефонов организации.

4.  Список сотрудников и их домашних телефонов.

5.  Необходимый минимум юридической литературы:

a)  Гражданский кодекс РФ;

6.  Номенклатура дел организации.

7.  Рабочий дневник-ежедневник.

 

2. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

2.1. Прием посетителей

В данной организации прием  посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут  проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время  приема посетителей проходит в любое  время, определенных часов нет.

Секретарь хорошо знает распределение  обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.

Если руководитель отсутствует  по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным  обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.

Регистрация посетителей  в специальном журнале не ведется.

2.2. Подготовка совещаний

При подготовке совещания  секретарь выполняет следующие  правила:

1.  Готовит необходимые материалы совещания.

2.  Составляет список участников совещания.

3.  Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.

4.  Регистрация участников не ведется.

5.  Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.

Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.

3. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов

3.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Обработка входящих документов

В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:

1.  Прием документов.

2.  Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.

3.  Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.

4.  Передача документа исполнителю.

5.  Контроль за исполнением документа.

6.  Исполнение документа.

7.  Подшивка документов в дело.

Обработка исходящей документации

Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов:

1.  Составление исполнителям проекта документа.

2.  Передача документа секретарю.

3.  Передача документа секретарем на подпись исполнителю.

4.  Простановка номера на документе.

5.  Регистрация документа.

6.  Отправление документа адресату.

7.  Подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Во 1 отделе полиции внутренними документами в основном являются поручения следователей, участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Внутренние документы  проходят следующие этапы:

1.  Составление проекта документа.

2.  Проверка правильности составления проекта документа секретарем.

3.  Передача документов на резолюцию руководителю.

4.  Регистрация документа.

5.  Проставление индекса на документе.

6.  Подшивка копии в дело.

7.  Передача исполнителю.

3.2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

Регистрация документов во 1-ом отделе полиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.

При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:

1.  Входящие – поступающие из других организаций.

2.  Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.

3.  Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.

Входящие документы секретарь  регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий  день. Исходящие и внутренние документы  регистрируются только после подписи  руководителя.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы  регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о  документе.

Входящие, исходящие и  внутренние документы также имеют  регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.

Регистрационные номера присваиваются  входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года.

Регистрация удобна тем, что  секретарь может быстро найти  нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя  долго ждать.

Журнал регистрации входящих документов

В ходящий № документа	Номер и дата документа	Автор (от кого)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель и дата исполнения	Подпись исполнителя и  дата	Отметка об исполнении
1234	№ 41/453 от 12.05.2005	р	Приговор на подсудимого  Шиляева А.В.	Леухин В.Н.	Леухин 22.05.2005	Исполнено

Журнал регистрации исходящих  документов

Индекс и дата документа	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Отметка об исполнении
1152	Прокуратура Автозаводского РУВД	Отказной материал КУС 2276/7618 от 21.04.2005	Баев А.О.	Исполнено

Журнал регистрации внутренних документов

Индекс и дата документа	Кто подписал	Краткое содержание документа	Исполнитель (кому поручен  документ)	Подпись исполнителя	Подпись автора документа	Отметка об исполнении
1305 17.05.2005	Самойлова Н.М.	Поручение по уголовному делу № 112654	Алехин А.В.	Алехин	Самойлова	Исполнено

 

5.3 Контроль за исполнением документов

Во 2-ом отделе милиции в  обязанность секретаря также  входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.

Для ведения контроля в  регистрационном журнале секретарь  делает отметку об ответственном  исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.

Контрольная картотека не ведется.

Порядок выполнения контроля за исполнением документа:

1. После проставления  резолюции руководителя, документ  передается для исполнения исполнителю.

2. При этом исполнитель  должен расписаться в журнале,  тем самым удостоверяя, что  ему переданы документы для  исполнения.

3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены  все поставленные задания, то  исполнитель приносит его секретарю  и отмечает в журнале, что  документ исполнен.

4. Если исполнитель не  успевает исполнить документ  в срок, то об этом докладывается  руководителю и назначаются новые  сроки исполнения.