Отчет по практике в канцелярии МВД

Журнал контроля за исполнением документов

Входящий номер	Номер уголовного дела	Фамилия следователя	Фамилия исполнителя	Подпись исполнителя в  получении документа	Подпись следователя	Отметка об исполнении

 

 

 

5.5 Формирование и оформление  дел

Формирование дел –  это группировка документов в  дело в соответствии с номенклатурой  дел.

Во 2-ом отделе формирование дел проводится по названиям видов  документов (приказы, протоколы).

При формировании дел соблюдаются  следующие правила:

1.  Каждое дело содержит не более 250 листов.

2.  В дело сгруппированы документы одного делопроизводственного года, т.е. с 1 января по 31 декабря.

3.  В дело подшиты только исполненные документы.

4.  В дело подшиты документы только в одном экземпляре.

5.  Черновики в дело не подшиты.

6.  Документы в деле расположены по хронологическому признаку, т.е. по датам (документы раннего периода расположены в начале, документы, поступившие позже, в конце подшивки).

7.  Жалобы и заявления граждан группируются по алфавиту.

8.  Документы постоянного и временного сроков хранения группируют отдельно.

9.  Каждый документ в дело имеет дату, подпись, отметку об исполнении.

Оформление дел включает в себя следующие операции:

1. Описание дела на  обложке.

При оформление дел на обложку выносят следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование учреждения;

- индекс дела по номенклатуре  дел, номер тома;

- даты начала и окончания  формирования дел.

Обложка дела печатается на компьютере

2. Нумерация страниц.

Нумерация страниц производится арабскими цифрами, черной пастой в  правом верхнем углу, с нижнего  листа по верхний.

Во 2-ом отделе милиции каждое дело состоит из нескольких томов, и  поэтому каждый том нумеруют отдельно.

3. Составление заверительной надписи.

Оформляется в конце дела на отдельном листе.

5.6 Хранение дел

Во 2-ом отделе милиции дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в  архив учреждения. Дела размещаются  в запирающихся шкафах вертикально. На корешке каждого дела указывается  его индекс по номенклатуре.

Если документы, включенные в дело, в течение года требуются  работнику учреждения, они вынимаются из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. После  завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  выдается дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем  организации.

Изъятие документов из дел  по требованию прокуратуры или суда действует только на основании письменного  распоряжения этих органов. 

5.7 Передача документов  на архивное хранение

На дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью  раскрывают их содержание, а также  для дел постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет, а также  наиболее важные документы (по личному  составу или секретные документы) составляются внутренние описи, которые  подшиваются в начале дела. Количество листов внутренней описи проставляется  в заверительной надписи, после указания общего количества листов через знак "+".

Все дела, подготовленные на хранение, делятся на 2 группы:

1.  Дела по основной деятельности.

2.  Дела по личному составу 2-ого отдела милиции.

На каждую группу дел составляется отдельные описи:

-  опись № 1 (дел по основной деятельности);

-  опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется на документы  одного года.

В опись № 1 дела заносятся  по следующей последовательности:

-  устав;

-  протоколы общих собраний;

-  приказы по основной деятельности;

-  годовые планы;

-  отчеты.

В опись № 1 л/с дела располагаются  в следующем порядке:

-  книга учета сотрудников;

-  приказы по личному составу;

-  личные дела и личные карточки;

-  лицевые счета по заработной плате;

-  невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Прием-передача дел в архив  производится секретарем. На всех экземплярах  описи, напротив каждого экземпляра описи указываются: цифрами и  прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи.

Вместе с делами в архив  передаются журналы регистрации.

Только после передачи документов в архив разрешается  производить уничтожение документов, включенных в акт.

Опись составляется в 3-х  экземплярах:

-  1 экз. передается вместе с делами в архив;

-  2 экз. прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии;

-  3 экз. остается у секретаря.

 

 

 

 

 

 

На своем рабочем месте  я проявляю следующие деловые  качества:

1.  Профессионализм – знание делопроизводства и компьютера позволяет мне грамотно и аккуратно оформить различные материалы и документы.

2.  Дисциплинированность – прихожу на работу за 15 минут до начала рабочего времени, никогда не опаздываю. Опоздания мешают работе и являются признаком того, что на человека нельзя положиться, а секретарю это недопустимо. К поручениям руководителя отношусь аккуратно.

3.  Инициативность – проявляю самостоятельность в пределах своей компетенции. Например, когда к руководителю пришли представители ГУВД Нижегородской области, чтобы спросить у него книгу учета сообщений за 2004 г., то я не дожидаясь указаний руководителя проявила свою инициативность и самостоятельно выдала им материал, так как он находится у меня в канцелярии и руководитель в любом случае попросил бы меня выдать им этот материал.

4.  Организованность – являюсь организатором в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий.

Придя на практику в отдел сразу четко спланировала свой рабочий день:

8.00 – прихожу на работу.

9.00 – получаю корреспонденцию.

10.00 – докладываю руководителю  о корреспонденции.

11.00 – собираю для подписи  исполненные документы.

12.00 - забираю у руководителя  отработанные материалы.

13.00-14.00 – ухожу на обед.

14.00 – подшиваю документы  в дела.

14.45 – привожу в порядок  рабочее место.

15.00 – ухожу с работы.

5.  Ответственность – мой руководитель уверен, что все поручения будут сделаны вовремя, в установленный срок. Я чувствую ответственность за порученные руководителем дела. Например, ко мне в канцелярию обратилась посетительница с просьбой передать деньги участковому инспектору, так как в этот момент его не было на рабочем месте. Я с ответственностью подошла к данной просьбе, и после прихода участкового, сразу же передала ему деньги.

6.  Осведомленность – хорошо знаю дело своей организации и события происходящие в ней, а также круг обязанностей каждого отделения организации, например следственный отдел занимается выяснением и расследованием обстоятельств, связанных с преступлением; отдел уголовного розыска – раскрывает и оформляет уголовные дела; участковые выезжают по заявлениям граждан, и поэтому когда принимаю посетителя, знаю в какое отделение его направить.

7.  Дипломатичность - секреты учреждения храню так же бережно, как тайны личного характера. Например, я не сплетничаю о сотрудниках своей организации, хотя в учреждении интересовались моим мнением относительно личных симпатий сотрудников. Например, руководитель дал мне напечатать секретный документ, и я держала в тайне его содержание.

8.  Преданность работе – в случае необходимости я остаюсь после работы и завершаю все срочные дела. Например, под конец моего рабочего дня привезли отказные материалы, которые нужно срочно регистрировать, мне пришлось оставаться после рабочего дня до вечера.

9.  Интеллигентность – проявилась у меня при приеме настырного посетителя, который срочно хотел увидеть руководителя, но в это время у начальника было оперативное совещание, и я тактично, вежливо, без отрицательных эмоций попросила посетителя прийти в другое время.

10.  Коммуникабельность – при приходе на практику во 2-ой отдел легко установила контакты с сотрудниками и могла обратиться к ним с любой просьбой

11.  Умение адаптироваться – быстро могла переключиться с одного вида работы на другой, например, после регистрации документов быстро переключалась на работу с компьютером.

12.  Доброжелательность – в общении с посетителями и сотрудниками я всегда готова прийти на помощь и стараюсь сделать все возможное, чтобы помочь человеку.

 

 

Список используемой литературы

1.  Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. – Ростов-на-Дону: 2000.

2.  Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: 2002.

3.  Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: 1998.

4.  Воробьев Н.И., Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьюторе. – М.: 1998.

5.  Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – М: 2003.