Отчет по практике в ООО «БазисГрупп»

3.6. Организует работы  по составлению графика документооборота  и представляет его на утверждение  руководителю организации. Контролирует  соблюдение исполнителями графика  документооборота в целом.

3.7. Организует по поручению  руководства подготовку проектов  документов, обеспечивает их оформление  и выпуск.

3.8. Создает и поддерживает  в качественном состоянии справочно-информационный  аппарат к документообороту организации.

3.9. Организует машинописное  изготовление, копирование и оперативное  размножение документов; разрабатывает  и проектирует бланки документов.

3.10. Разрабатывает сводную  номенклатуру дел организации, обеспечивает  подготовку номенклатур дел структурными  подразделениями, обеспечивает хранение  дел и ведение архива традиционных  и машиночитаемых документов, а  также оперативное использование  документной информации. Осуществляет  контроль за правильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовкой их к сдаче в архив организации.

3.11. Обеспечивает единый  порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования  документов, образующихся в деятельности  организации (и подведомственной  сети), для передачи на государственное  хранение.

3.12. Организует работы  по исполнению обращений граждан.

3.13. Разрабатывает совместно  с подразделениями организации  мероприятия по совершенствованию  форм и методов работы с  документами, а также по повышению  исполнительской дисциплины.

3.14. Осуществляет работу  по формированию, ведению, пополнению  информационной базы (ИБ) и банка  данных (БД) для обеспечения контроля  исполнения документов и поручений.

3.15. Администрирует ИБ  и БД. Организует защиту информации  и документации, санкционирует допуск  к информации.

3.16. Корректирует по согласованию  со структурными подразделениями  организации соответствующие части  Табеля форм документов организации, Альбома форм документации.

3.17. Разрабатывает нормативную  базу по организации работ  с информационным фондом организации.

3.18. Изучает и внедряет  передовой зарубежный и отечественный  опыт работы с документами.

3.19. Осуществляет планирование  работ подразделений службы ДОУ, подготовку и представление отчетов  о проделанной работе.

4. Права.

Служба имеет право:

4.1. В соответствии с  соглашениями и договорами запрашивать  и получать информацию из внешних  источников.

4.2. Запрашивать и получать  от всех структурных подразделений  организации информацию, необходимую  для осуществления своей деятельности.

4.3. Принимать участие  в созываемых руководством организации  совещаниях представителей структурных  подразделений организации, а также  других учреждений и организаций  для рассмотрения вопросов, входящих  в компетенцию службы и связанных  с выполнением ее задач и  функций.

4.4. Участвовать в научно-практических  мероприятиях по направлениям  деятельности службы.

4.5. Вносить предложения  по совершенствованию работы  организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической  деятельности.

4.6. Привлекать с согласия  руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач службы.

4.7. Пользоваться относящимися  к компетенции службы информационными  фондами организации в соответствии  с установленным разграничением  прав доступа к информации.

4.8. Вносить на рассмотрение  руководства представления о  назначении, перемещении и увольнении  работников службы, их поощрении  и наложении на них взысканий.

4.9. Проводить проверки  состояния документационного обеспечения  в подразделениях и доводить  итоги проверок до руководителей  подразделений для принятия соответствующих  мер. Вносить предложения руководству  о привлечении к дисциплинарной  ответственности во всех случаях  нарушения подразделениями и  должностными лицами установленных  правил работы с документами.

4.10. Контролировать и требовать  от руководителей структурных  подразделений выполнения установленных  правил работы с документами.

5. Ответственность.

Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:

5.1. Несоблюдение трудовой  и исполнительской дисциплины  в службе.

5.2. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.

5.3. Несвоевременное и  качественное выполнение функций  службы, изложенных в настоящем  Положении.

5.4. Нерациональное распределение  обязанностей между сотрудниками  службы.

5.5. Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.

5.6. Невыполнение положений  Инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации.

6. Взаимоотношения и связи.

В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

6.1. Со структурными подразделениями  по вопросам:

- документационного обеспечения  их деятельности; соблюдения норм, правил, сроков и технологии информационно-документационного  обеспечения;

- исполнения поручений  руководства организации, решений  коллегиального органа;

- корректировки табеля  форм документов организации;

- обеспечения программными  продуктами, необходимыми для функционирования  документационного обеспечения  управления, в т.ч. программами антивирусной  защиты, бланками документов;

- организации доступа  к информационному фонду организации;

- получения информации, поступающей  в службу, в т.ч. на магнитных  носителях, и отправки подготовленной  службой корреспонденции.

6.2. С юридическим лицом - по правовым вопросам, связанным  с подготовкой документов и  подготовкой еженедельной и ежемесячной  отчетности.

6.3. С хозяйственной службой - по вопросам обеспечения средствами  организационной техники и расходными  материалами к ней, необходимой  для функционирования службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами  бытового обслуживания работников.

6.4. С отделом кадров - по  вопросам подбора, расстановки и  повышения квалификации кадров.

6.5. С финансово-бухгалтерским  отделом - по финансовым вопросам, касающимся деятельности службы.

 

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней.

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.

Таким образом, Положение о службе ДОУ - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации ее деятельности.

Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.

При разработке Положения об этой службе используются результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, особенности организации труда и управления.

Положение о службе ДОУ должно разрабатываться с учетом требований следующих нормативных и методических документов:

- Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13;

- Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

 

Унифицированная форма Положения о структурном подразделении установлена в УСОРД и имеет следующий вид:

Наименование организации

 

ПОЛОЖЕНИЕ

 

______________ № ____________

 

Место издания

 

О _______________________________________

наименование структурного подразделения  УТВЕРЖДАЮ

 

Наименование должности руководителя организации

 

Подпись Расшифровка подписи

 

Дата

 

Структура текста

 

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права

Взаимоотношения. Связи

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Визы

 

 

В состав реквизитов Положения входят: «Наименование организации (предприятия)»; «Название документа»; «Дата»; «Индекс документа»; «Место составления»; «Заголовок к тексту»; «Гриф утверждения»; «Текст»; «Подпись»; «Визы».

 

Название документа - ПОЛОЖЕНИЕ - пишется прописными буквами. Заголовок Положения формулируется с помощью предлога «О» и существительного в предложном падеже: «О канцелярии»; «О секретариате»; «Об отделе делопроизводства» и т.п.