Отчет по практике в ООО «БазисГрупп»

 

Оформляется Положение на общем бланке формата А4 (210х297 мм) с угловым вариантом расположения реквизитов, так как в правом углу располагается реквизит «Гриф утверждения».

 

Пример

 

 

 

Наименование организации

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

 

 

 

___________ № _________

 

 

 

г.Минск

 

 

 

Допускается оформлять Положение без использования бланка на чистых листах бумаги формата А4, но с обязательным воспроизведением реквизитов бланка (такой вариант используется в государственных организациях, бланки которых обязательно оформляются на двух языках с продольным расположением реквизитов).

 

Текст Положения состоит из следующих основных разделов:

 

1. Общие положения

 

2. Основные задачи

 

3. Функции

 

4. Права

 

5. Взаимоотношения. Связи

 

В разделе «Общие положения» указывается полное точное наименование службы ДОУ (канцелярия, секретариат и т.д.), ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основные задачи, направления и цели деятельности. Определяется также, кто непосредственно руководит службой ДОУ, порядок назначения и освобождения руководителя службы от должности. Устанавливается внутренняя структура службы (например, если в состав канцелярии включаются подразделения по учету и регистрации; контролю; секретариат; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив), подчиненность и взаимодействие работников службы ДОУ, порядок распределения обязанностей между работниками. Вопросы о структуре службы формулируются в общей форме, так как структура службы может незначительно изменяться при сохранении основных направлений ее деятельности. Кроме того, в Положении дается перечень основных нормативных правовых актов, директивных и инструктивных материалов, которыми служба руководствуется в своей деятельности.

 

В разделе «Основные задачи» формулируется содержание мероприятий подразделения, с помощью которых служба обеспечивает в целом выполнение стоящих перед организацией задач. При этом следует обратить особое внимание на согласованность задач для различных подразделений службы ДОУ (в случае их наличия).

Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в организации.

Главным разделом Положения является раздел «Функции», в котором отражается характеристика деятельности службы ДОУ.

Функции формулируются на основе изучения организации деятельности службы в целом с учетом распределения объема работ между ее подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности службы ДОУ в решении тех или иных вопросов.

Раздел «Права» включает перечень прав, предоставляемых руководителю и другим должностным лицам подразделений службы, в соответствии с разделением труда между ними. Излагаются также права, необходимые для выполнения функций, связанных с деятельностью других функциональных служб организации, сторонних организаций. Предоставляемые работникам службы права должны соответствовать действующему законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации (Положение об организации, Устав организации и др.). В этом разделе устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» определяются взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями организации, сторонними организациями в ходе осуществления ее деятельности, взаимные обязательства. Здесь же указываются наименования документов, периодичность их представления (плановой, отчетной, аналитической и др.), структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.

Положение о службе ДОУ разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем службы ДОУ Положение передается на согласование. Согласование внутри организации оформляется визой. Виза располагается на последней странице листа документа внизу слева и имеет следующий вид:

 

 

 

Юрисконсульт

 

Подпись Ю.А.Кладин

 

Дата

 

 

 

Положение о службе ДОУ визируется юридической службой, руководителями тех структурных подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе Положения «Взаимоотношения. Связи». Завизированное Положение затем передается руководителю организации на утверждение.

 

Положение регистрируется в организации в журнале регистрации внутренних документов. Если такой журнал не ведется, что допускается при объеме наиболее важных внутренних документов до 200 в год (не считая приказов, для регистрации которых применяются отдельные регистрационные формы), Положение регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер (индекс) проставляется в бланке Положения.

 

В организациях, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, в негосударственных организациях срок хранения положений о структурных подразделениях - «постоянно». Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, - «10 лет после замены новыми». Эти сроки установлены ст.10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38.

Подлинники Положений о структурных подразделениях (первые экземпляры), в т.ч. и о службе ДОУ, формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.

 

 

В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в Положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.

 

Пример

Наименование организации 

ПРИКАЗ 

__________ № ___________ 

Место издания 

О внесении изменений в Положение 

О ______________________________ 

(наименование структурного 

подразделения) 

В связи с _________________________________________________________________

(основание)

______________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в Положение  о ___________________________________________________

(наименование структурного  подразделения)

следующие изменения:

1.1. _____________________________________________________________________

1.2. ______________________________________________________________________

1.3. ______________________________________________________________________

2. Контроль за исполнением  приказа возложить на ___________________________

(должность, инициалы, фамилия)

Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи

При необходимости внесения большого количества изменений и дополнений в Положение о службе ДОУ (например, реорганизация организации, реорганизация службы ДОУ) положение об этом структурном подразделении перерабатывается.

Служба ДОУ может иметь простую печать, в которой в центре помещается наименование этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, где функции службы ДОУ выполняет секретарь руководителя, вместо наименования службы ДОУ, как правило, обозначается: «Для документов». Простая печать используется для заверения размноженных экземпляров документов (копий), справок, выдаваемых этой службой.