Отчет по практике в в Южно-Сахалинском филиале ОАО «Дальэнергомонтаж»

 

5. Документирование мероприятия  (оформление протокола или сбор  текстов докладов участников совещания, раздача участникам мероприятия документальных материалов).

Подготовка крупного мероприятия (конференции или совещания с большим количеством участников) поручается структурному подразделению или специально созданной группе сотрудников организации. Небольшое совещание с количеством участников, не превышающем 10 -15 человек, поручается, как правило, одному работнику – секретарю-референту.

В организации может быть разработана  Типовая инструкция (или Регламент) по подготовке совещаний и конференций, в которой предусмотрено подробное описание каждой операции из сложной процедуры подготовки таких мероприятий.

Работа по подготовке крупного совещания, проводимого с привлечением специалистов из других организаций, или тем более по подготовке большой конференции начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя организации, в котором определяются повестка дня, круг участников, предполагаемая дата мероприятия, решается вопрос о выделении средств на мероприятие (либо из бюджета организации, либо с привлечением спонсорских средств) и назначаются ответственные за его проведением сотрудники или структурные подразделения.

В этом случае секретарь руководителя готовит письменные приглашения, используя  типовую форму или компьютерные программы, позволяющие подготовить  письма для прямой почтовой рассылки.

За несколько дней до совещания  секретарь готовит списки участников совещания, организует техническое обеспечение совещания (транспортное обслуживание, подготовку звуковой и проекционной аппаратуры), сообщает докладчикам о порядковом номере и продолжительности их выступления, организует размножение материалов, необходимых для раздачи участникам совещания.

В день совещания за полчаса до начала мероприятия организует регистрацию  участников, готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши. После окончания совещания секретарь собирает тексты докладов и выступлений, оформляет протокол.

Обслуживание секретарем совещания  с небольшим количеством участников имеет некоторые особенности.

Дата и время такого совещания, вопросы для обсуждения, список приглашенных, место проведения определяет руководитель организации. Задача секретаря – предупредить участников о времени и месте проведения совещания и в письменном виде доложить руководителю о том, кто из приглашенных и по какой причине не сможет присутствовать.

На совещаниях с небольшим количеством участников на столе возле каждого места следует положить чистую бумагу и остро заточенный карандаш.

На бумажные салфетки в центре стола  расставляются бутылки с негазированной минеральной водой. Они должны стоять группами, вплотную друг к другу. Бутылок должно быть столько же, сколько участников совещания, а стаканов – на один больше.

Секретарь обязан знать требования делового протокола, чтобы не допустить  неправильного с точки зрения этикета размещения участников совещаний.

Принято, чтобы во время заседания руководитель организации сидел либо во главе стола (информационное совещание), либо в середине стола (в случаях, когда предполагается активное обсуждение участниками встречи каких-либо вопросов), напротив руководителя садится его первый заместитель или представитель вышестоящей организации. Места слева и справа от руководителя организации считаются почетными, их обычно занимают женщины, которые участвуют в заседании.

Секретарь по поручению руководителя может участвовать в совещании. В этом случае от ведет протокол, как можно подробнее записывая выступления участников совещания и принятые решения, а также фиксирует все персональные задания с фамилиями исполнителей и сроками исполнения. Если на совещании не обсуждается конфиденциальная информация, для облегчения работы можно использовать диктофон, чтобы впоследствии заполнить неизбежные пробелы.

После окончания совещания секретарь  собирает тексты докладов и выступлений  и в максимально сжатые сроки  оформляет доклад о совещании  или протокол совещания. Копии этих документов позднее передаются каждому участнику совещания.

 

9. Подготовка служебных командировок.

Каждая командировка должна быть тщательно  подготовлена, с тем чтобы время  поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

 

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который:

 

а) готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное  удостоверение;

 

б) наводит справки о средствах  транспорта, времени отправления  и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты;

 

в) обеспечивается заказ гостиницы  в месте командировки.

 

Особенно важное значение имеет  помощь секретаря в подготовке командировки по существу. Секретарь:

 

а) подбирает всю необходимую  для командируемого информацию;

 

б) готовит и подбирает все  материалы и документы, необходимые  работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т. д.;

 

в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

 

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные  работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

 

После возвращения руководителя из командировки, секретарь:

 

а) информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

 

б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки  (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения);

 

в) оформляет отчетные документы.

 

 

10.  Подготовка дел к передаче  в ведомственный архив.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Начинается оно с момента  заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов дела  в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

- нумерацию листов дела черным  графитным карандашом в правом  верхнем углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных  дел внутренней описи документов  дела;

- составление заверительной надписи  дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Для дел, сформированных по видам и  разновидностям документов, заголовки  которых не полностью раскрывают их содержание, составляют внутреннюю опись, которую помещают в начале дела (приложение 5)

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце документа.

Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному  составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации.

Документы принимаются в архив  после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимаются по номенклатурам дел.

До передачи в государственные  архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1. Бондарева Т.Н. Секретарское  дело: Практ. Пособие. - М.: Высшая  школа., 2007

 

2. Кузнецова Т.В. Секретарское  дело. Изд. 2-е, испр.и доп. - М.: ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,  2005

 

3. Шевцов А.Д. Азбука офиса.- МН.: Амалфея, М.: Изд-во деловой и учеб. Лит., 2001.

4. Алексеева Е.В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб.пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред.  П.Козлова. — 3-е изд., доп. — М.: Издательский центр ≪Академия≫, 2007.

 

5. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство), Ростов-на-Дону, Феникс, 2009.

 

6. Энговатова О.А.  500 советов  секретарю, Издательство: Альфа-Пресс,  2006

7. Т. В. Кузнецова Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), Москва, ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999

 

8. Журнал «Секретарское дело» №1 2002

 

9. http://www.archives-garant.ru

 

10. http://www.grandars.ru