Отчет по учебной практике в ПИУ имени Столыпина

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..….3

1.Регламентация делопроизводственных  процессов в  организации…………….5

2.Технология документирования  управленческой деятельности………………...

3.Организация и технология работы  с документами……………………………….

Заключение……………………………………………………………………………

Приложения……………………………………………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Производственная практика проходила  в Поволжском Институте Управления имени П. А. Столыпина (далее ПИУ), это учебное учреждение дающее высшее образование.

В структуре ПИУ существуют следующие отделы: Отдел по обеспечению работы приемной комиссии, Отдел по бухгалтерскому учету и финансовому контролю, Планово - финансовый отдел, Отдел кадров, Учебный отдел, Методический отдел, Отдел лицензирования и аккредитации, Центр международных связей, Отдел организационно-массовой и воспитательной работы, Библиотека, Юридический отдел, Научно-организационный отдел, Отдел довузовского образования, Отдел управления закупками, Общий отдел, Отдел безопасности.

Делопроизводственная служба представлена общим отделом, в состав которой входят: Начальник отдела, заместитель начальника отдела, заведующий копировально-множительным бюро, оператор копировальных и множительных машин, специалист ответственный за архив, специалисты (3 чел.) делопроизводители (2 чел).

Таким образом, непосредственное ведение  делопроизводства возлагается на Общий отдел. Она обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Цель практики -  реализация полученных теоретических знаний на практике, обеспечение непрерывности и  последовательности овладения студентами профессиональной деятельностью, формами и методами работы, приобретение профессиональных навыков, необходимых для дальнейшей трудовой деятельности по профилю, воспитание исполнительской дисциплины и умения самостоятельно решать проблемы, возникающие в деятельности конкретной организации.

 

Задачи практики:

- реализация в процессе практики  студентами следующих общекультурных  и профессиональных компетенций:  владеть способностью к саморазвитию, повышению своей квалификации  и мастерства (ОК-7), владеть способностью  использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

- формирование профессионального  интереса, чувства ответственности  и уважения к выбранному направлению  подготовки;

- практическое освоение технологии  документирования управленческой  деятельности и работы с документами;

- выработка навыков самостоятельного  анализа системы документационного  обеспечения управления в организации.

Структура отчета: введение, оглавление, три главы, заключение, приложения.

Введение посвящено характеристике организации, делопроизводственной службы, описанию занимаемых должностей.

Первая глава освещает вопрос деятельности ПИУ, его структуры, характеризует распорядительные документы предприятия.

Вторая глава содержит анализ способов создания документов, определение способов документирования, который наиболее распространен в данной организации. Состав, порядок подготовки и оформления управленческих документов в организации

Третья глава посвящена характеристике самостоятельной работы, т.е. непосредственно практике. Уделено внимание организации работы с документами именно в Общем отделе, изучены особенности делопроизводства.

Заключение содержит выводы по организации и технологии документационного обеспечения управления ПИУ.

В приложении содержатся документы  на которых строилось написания отчета, и копии тех документов которые задействованы в документооборота ПИУ.

 

 

 

 

1. Регламентация делопроизводственных процессов в  организации.

 

В Поволжском Институте Управления имени П. А. Столыпина (далее ПИУ), документационное обеспечение управления (далее ДОУ) действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно Директору ПИУ. Основными задачами Общего отдела являются внедрение единого порядка работы c документами в ПИУ и ее системе в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами. Деятельность работников ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждается руководителем организации. Работники Общего отдела руководствуется следующими нормативными документами и методическими пособиями: ГСДОУ «Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»,  ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , Основные правила работы архивов организаций. — M., 2002. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. — M., 2009. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, c указанием сроков хранения. — M., 2000.

И многими другими.

Система ведения делопроизводства в ПИУ принята централизованная. Форма регистрации документов — журнальная. Форма журналов соответствует требованиям ГСДОУ. Ведение журналов аккуратное и правильное. Все графы в журналах заполняются (содержание документов, дословная резолюция руководителя, отметка об исполнении документа, отметка о местонахождении документа). Регистрационный штамп и индекс проставляется на каждом входящем документе в правом нижнем углу первого листа. Индекс состоит из порядкового номера и даты поступления документа. Всю входящую корреспонденцию рассматривает Директор, в его отсутствие — исполняющий обязанности Директора. Корреспонденция рассматривается строго в день поступления. Резолюция по исполнению документа проставляется в правом верхнем углу и содержит конкретные задания, сроки исполнения и исполнителен. Документы передаются исполнителям в оперативном порядке после рассмотрения Директором.

На внутренних и входящих документах имеется отметка об исполнении документа и направлении его в дело в правом верхнем углу. Документы берут на контроль: начальник и заместитель начальника Общего отдела и проставляют на них штамп «контроль» в левом верхнем углу. На документе проставляется отметка об исполнении и снятии с контроля. Контроль строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных. Результаты выполнения контрольных документов учитываются, обобщаются и ежемесячно докладываются Директору ПИУ. Номенклатура дел ПИУ на 2013 год согласована 30 октября 2012 года. Итоговая запись в номенклатуре заполняется в конце года. Дела формируются строго в соответствии c номенклатурой. Копила титульного листа Номенклатуры дел и раздела повествующего об общем отделе есть в приложении.  (см приложение 1) Принцип раздельного формирования дел постоянного и временного сроков хранения соблюдается. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. Запросы и ответы формируются вместе: за документом запросом следует документ ответ. Обложки дел оформляются правильно (пишется название организации, отдела, индекс дела по номенклатуре, полный заголовок дела, срок хранения).  Структурные подразделения сдают документы в архив ПИУ внутренним актам, согласованными c руководителями подразделение Упорядочением документов занимается специалист, ответственна за архив Л.Н.Морозова.

 

2. Технология документирования управленческой деятельности

 

В Поволжском Институте Управления имени П. А. Столыпина (далее ПИУ), основным способом документирования является текстовое документирование.

Текстовое документирование: документ, содержит звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Так же в организации  существует деление на «черный» и «синий» бланк. «Черный» бланк это обычный бланк подпись директора ПИУ в котором не требуется,  «синий» бланк, это же более официальный документ, который может отправится в государственные учреждения, в таких бланках обязательно должна проставляться подпись директора.

В приложении есть образцы  «черных» и «синих» бланков в  черно-белой печати невозможно понять какой из них «черный», а какой  «синий» без нужной пометки.

Как видно из бланков  один из них это бланк письма организации с продольным расположением реквизитов,  другие два это угловые бланки с центрированным способом расположения реквизитов. Бланки изготовляют специалисты, в Общем отделе ПИУ их 3 человека. У каждого из них есть свой рабочий стол с необходимым для создания документов оборудованием.

С документами возникающими в рамках делопроизводства работают по разным этапам. Эту работу можно  представить в виде блок схем работы с исходящими документами и входящими  документами.

 

 

 

 

 

 

 

Блок схема работы с исходящими документами.

 

 

 

Блок схема работы с входящими  документами.

Основную часть работы в обеих  блок-схемах выполняют делопроизводители  и специалисты.

Видовой состав документов подробно расписан в Номенклатуре дел, формуляры  этих документов можно рассмотреть  в инструкции по делопроизводству. Более подробно рассказано про инструкцию в следующем разделе.

За все время прохождения  практики, ни разу не было замечено ошибок адресования, так же в каждом документе  были правильно оформлены все  реквизиты (заголовок, наименование вида, дата, регистрационный индекс, отметка на документе и т.д.)

Все документы были правильно оформлены  и ни каких ошибок значительных или  менее значительных не было обнаружено. При отправки исходящей корреспонденции  было задействовано двое. Документовед и один из практикантов. При подробном рассмотрении было выяснено как именно отправляется исходящая корреспонденция из ПИУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация и технология работы с документами

Структуру Общего отдела можно отразить в простой и понятной схеме

эту схему представил начальник общего отдела Мастерова В. А.

 

 

 

 

 

В ПИУ помимо общего отдела так  же существуют такие отделы как: Отдел по обеспечению работы приемной комиссии, Отдел по бухгалтерскому учету и финансовому контролю, Планово - финансовый отдел, Отдел кадров, Учебный отдел, Методический отдел, Отдел лицензирования и аккредитации, Центр международных связей, Отдел организационно-массовой и воспитательной работы, Библиотека, Юридический отдел, Научно-организационный отдел, Отдел довузовского образования, Отдел управления закупками, Отдел безопасности.

Практически с каждым из отделов  взаимодействует Общий отдел. Через  общий отдел проходит вся документационная база института, некоторые отделы могут  напрямую не контактировать с общим  отделом, но они тесно контактируют с ним к примеру через копировально множительное бюро или через архив. Но такое случается не часто. К примеру если в ПИУ должен приняться приказ, то порядок взаимодействия будет выглядеть примерно следующим образом

Инициатива будет исходить от Директора ПИУ, разработку приказа он поручит специалистам общего отдела, далее чтобы согласовать в полной мере правильность составления приказа с юридической стороны следует отправить этот приказ (точнее бланк приказа) в юридический отдел, далее если все правильно составлено его направляют на утверждение Директору, после этого приказ вступает в силу и будет работать до тех пор пока его не отменят. Затем его отправляют в архив, ну а после экспертизы ценности решать сколько лет должен храниться этот приказ. Если же Юридический отдел заметил в приказе какие-то нарушения законов РФ или не соответствие законам РФ, то тогда приказ вновь отправляется в общий отдел на доработку и изменение.

Но теперь как и говорилось в  разделе 2, перейдем к рассмотрению инструкция по делопроизводству.

Так как полная инструкция по делопроизводству слишком объёмна и некоторые  части не понадобиться в  прохождении  практики, было решено снять копию  только нескольких разделов. Эти разделы  перечислены далее:

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

V. Организация документооборота  и исполнения документов

VI. Поисковая система по документам

VII. Контроль исполнения документов

VIII. Организация документов в  делопроизводстве

Так же представлены несколько приложений-образцов.

В инструкции по делопроизводству описаны  разные этапы создания, хранения, так  и уничтожения документов. К примеру  в 4 главе перечислены правила  которые нужно соблюдать при  составления документов и подробное  описания создания документов.  В 5 главе подробно расписано что такое организация документооборота, организация доставки документов и многое другое.  К примеру в 7 главе есть пункт 8.7 оперативное хранение документов