Отчет по учебной практике в ПИУ имени Столыпина

«8.7.1. С момента заведения и  до передачи в архив Академии дела хранятся по месту их формирования, т.е. в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений  и работники – лица, ответственные  за делопроизводство, несут ответственность  за сохранность документов и дел.

8.7.2.Дела хранятся в общих  комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Располагаются  в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняя документы от пыли и воздействия солнечного света.

8.7.3. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка  из нее помещается на внутренней стороне  шкафа, где хранятся документы.

На корешках дел указываются  индексы по номенклатуре дел…»

На самом деле эти правила достаточно строго соблюдаются, но по некоторым пунктам все же есть некоторые неточности. Дела действительно хранятся в  шкафах которые практически не пропускают солнечный свет, но все же назвать эти шкафы закрытыми достаточно сложно. В каждом шкафе торчит ключ и любой желающий может открыть его и достать то дело которое ему не обходимо. То есть не в полной мере защищены дела от кражи.

Конечно невозможно точно следовать  инструкции, ведь ситуации бывают разные и т.д., но и не следовать ей тоже чревато.

Организационная форма работы с документами в ПИУ существует смешенная. То есть это такая организация работы с документами, при которой одна и та же операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в Общем отделе), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в общем отделе, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Теперь пора перейти к документообороту.

Документооборот предприятия –  это совокупность взаимных процедур, обеспечивающих движение документов с  момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Документопоток – это совокупность документов, выполняющих определённое целевое назначение в процессе документооборота.

Документооборот ПИУ за неделю (с 17.06.2013 по 24.06.2013) составил

Исходящих: 88

Входящих: 59

В том числе 15 справок.

Таким образом документооборот  на предприятии за неделю составил 162 документа.

Так же можно представить 5 пунктам  по которым можно легко разбить  документопоток

1.содержание документопотока, характеризуется составом информации, входящей в эти документы;

2.структура потока, описывается признаками в соответствии, с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация

3.режим, определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока;

4.направление, зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов;

5.объём.

Характер поступления документации в организацию дает возможность  выделить в общем документообороте потоки:

1. Периодичной документации;
2. Нерегистрируемой (не периодичной)документации.

Поток периодической документации имеет, установленное содержание, внутреннюю структуру, объём в течение заданного  периода.

Нерегистрируемые документы это  может быть как поздравительные  письма, телеграммы, пригласительные  билеты, торговли и т.д.

Если посмотреть документооборот  ПИУ в форме диаграммы то можно понять что количество поступающей корреспонденции зависит как от дня недели, так и от времени года.

Как писалось выше документооборот ПИУ за неделю (с 17.06.2013 по 24.06.2013) составил 162 документа.

Справки были написаны отдельной строкой. Но они тоже являются исходящим потоком  документов. Их можно суммировать с числом исходящих документов, таким образом вместо 88 мы получаем 103.

Так и запишем:

Исходящих: 103

Входящих: 59

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Думаю что все цели и задачи, поставленные в начале пути, были достигнуты.

Опыт, полученный мной на данной практике, несомненно, пригодиться в дальнейшем, при построении профессиональной деятельности.

В заключение своего отчета хочу сказать, что при прохождении учебно-ознакомительной практики особых трудностей не возникало. Было очень интересно познакомиться с работой документоведа в ПИУ.

 

Данная учебно-ознакомительная  практика, несомненно, поможет мне  в дальнейшей работе психологом. После прохождения практики мне стало легче находить общий язык с детьми школьного возраста и дошкольного возраста.