Подготовка и передача документации в архив

 

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой  системе сразу видно, какие дела выданы у кого они находятся.

 

Таблица 1.4 Карта-заместитель

Дело №____________ _________ год Структурное подразделение Дата выдачи Кол-во листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приемке

 

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Бухгалтерские дела могут  быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел  по требованию компетентных органов  может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны хранится еще год  после окончания текущего года. В  этот период к ним еще часто  обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф

Обработка дел для  хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

 

 

 

2. Подготовка и передача документации в архив

 

2.1 Экспертиза  ценности документов

 

Экспертиза ценностей  документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения  ценности документов, можно считать  составление номенклатуры дел, когда  как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы  вышли из оперативной работы, при  подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова  уточняется ценность документов при  передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии, которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы центральной экспертной комиссии и функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя их числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3–5 человек.

В основные задачи центральной  экспертной комиссии входит:

1. рассмотрение проектов номенклатур дел учреждений и его структурных подразделений;
2. организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
3. рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет, в том числе и по личному составу);
4. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;
5. подготовка и внесение на рассмотрение экспертно – проверочных комиссий соответствующих учреждений государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов
6. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно – методических материалов по делопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и т.п.;
7. проведение инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений и экспертной комиссии подведомственных организаций.

Экспертные комиссии являются коллегиальным органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Экспертиза научной  и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и  акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой  архивного дела принципах историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Значительно облегчает  экспертизу ценности документов деление  их на три группы:

1. Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность  организации по выполнению основных  функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады и так далее).

2. Оперативная документация  содержит сведения, необходимые  для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и сбыту, административно-хозяйственным вопросом и так далее).

3. Документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной рабочим и служащим и так далее).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра  документов канцелярии или секретариата руководства затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они  устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

1. перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
2. перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
3. перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Если при просмотре  дела обнаружено, что вместе с документами  постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело реформируется, и документы постоянного храпения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.

В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив  учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет.

 

2.2 Оформление дел

 

Формирование дела заканчивается  после завершения года, когда подшиты  последние документы за прошедший  год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному  оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.

Если при нумерации  было допущено много ошибок, все  ошибочные номера зачеркивают наклонной  чертой так, чтобы они были видны, и листы нумеруются заново. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов исправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а», «б», «в» и т.д.

На некоторые категории  дел составляется внутренняя опись  документов. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной бумаги, за которую документ и подшивают.

 

Таблица 2.1 Форма обложки дел постоянного и длительного сроков хранения

Код госархива__________

Код учреждения________

(наименование государственного архива)

(наименование учреждения и структурного подразделения)

________________ДЕЛО № __________ том № (заголовок дела)

 

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в  историческом и художественном, отношении  документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.