Подготовка и передача документации в архив

К заголовку дела может  быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного  хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед  названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Следует помнить, что  заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

В заголовок дела, содержащего  распорядительные документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Количество листов в  деле выносится на обложку в соответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.

 

2.3 Составление  описей

 

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет опись как «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

«Основные правила работы ведомственных архивов» предлагают также составлять отдельно описи  на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты и томам и т.п.)^.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел  за несколько лет дела сначала  раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-структурная.

 

 

Таблица 2.2 Форма описи дел постоянного  и длительного хранения

№ п\п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения (тома, части)	примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся  к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дела, начатые в  одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной  части дела располагаются в порядке  значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

– приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

– приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

– планы, сметы, отчеты, балансы;

– доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

В описание каждого дела входит: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (в т.ч. и аннотация); дата, количество листов; примечания.

В описи дел со сроком храпения свыше 10 лет перед примечанием  имеется графа-срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносится в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда  дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием  и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года.

Годовой раздел описи  на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном  подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом, ответственным ведение делопроизводства в структурном подразделении.

В конце описи структурного подразделения после последней  статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, ли есть особенность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения.

На основе описей дел  структурных подразделений ведомственный  архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами. В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.

Таблица 2.3 Форма описи

Название раздела
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

2.4 Сдача дел в ведомственный архив

дело номенклатура документ архив

Сдача дел из структурных  подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному  архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии, после приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются а  архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают и ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в Ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточной площади, «Основные правили ведомственных архивов», разрешают хранение этих дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделения до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно возникших  коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начала будущего архива.

 

 

 

Заключение

 

Быстрый поиск и использование  документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела. С помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения. Так же номенклатура дел имеет и справочное значение.

Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При формировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.

Дела считаются заведенными  с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенные в дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель. Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценностей  документов – это определение  значения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней, которые устанавливают сроки хранения документации.

Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел. Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года.

Сдача дел из структурных  подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно.

 

 

 

Список литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 192 с.
2. Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 96 с.
3. Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 320 с.
4. Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.
6. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.
9. Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.
10. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.
11. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 128 с.
12. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.
13. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 152 с.
14. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.
15. Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.
16. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 288 с.
17. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.