Понятие документ

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.

Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию офактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1)

ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена

коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы,

распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) .

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать

культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее  на время

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией,

объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную,

социальную, правовую и функцию исторического источника, др. примеры.

3 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

        Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов.

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели илисхемы построения документов имеют название "формуляробразец".

      Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит.

I группа «Реквизиты названия документов»

В нее входят  реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1  «Государственный герб»

Написание – ставится в виде  гербовой  печати  на  бланках  документов

органов   государственной   власти,    других    государственных    органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в  предусмотренных  законодательством  случаях. Круг подведомственных учреждений, которые  могут носить государственный герб на бланки своих  документов,  определяет  каждое министерство (ведомство). Расположение на документе – в верхнем левом  углу.  Употребляется  для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования  денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах  субъектов предпринимательской  деятельности  не  государственной  формы  собственности запрещается.

Реквизит № 2  «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение,  которое  открывает, направление  деятельности   фирмы,   предприятия.   Знак   облегчает   поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3  «Изображение наград»

Написание  –  применяется   вместо   внесения   названий   орденов   в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем  заголовка.

  Расположение – в верхнем,  левом  поле  документа  правее  от  второго реквизита.

Реквизит № 4  «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы  документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание  –  четвертый  и  пятый  реквизиты  указываются   в   случае

необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание  –  отмечается  наименование  министерства   или   ведомства (высшей организации, или основателя).

         Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7  «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия  – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8  «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит,  если  есть  необходимость.  Полное название структурного  подразделения  (шестой,  седьмой,  восьмой  реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый  и  телеграфный адрес, номер  телетайпа  (абонентного  телеграфа),  номер  телефона,  факса, номер счета в банке. Порядок и  форма  записей  ведомостей  про  почтовый  и телеграфный адреса организаций  должны  соответствовать  почтовым  правилам.

Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется  как  наименование  совокупности  документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) –  это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному  изучению документа. Название вида деловой бумаги  (отсутствует  только  на  служебных письмах)  дает  первое   представление   про   его   назначение,   поскольку определенные  управленческие  решения  должны  оформляться  соответствующими видами документов.

Расположение – в  верхней  части  формуляра   документа,  под  девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

  Написание – проставляется для засекречивания  документов.  Документ  с грифом  секретности    –   с   ограниченным   доступом,   предназначен   для определенных особ.

  Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят  реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11  «Дата»

Написание – дата есть  обязательным  реквизитом  документа,  без  даты документ теряет юридическую силу.  Дата  подписания  или  утверждения  может стать  датой  документа.  Датой  письма  или приказа   является   день   их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную  группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является  время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть  дата его принятия. Датой вступления в силу  распорядительного  документа  –  день его  получения  адресатом,  если  документ  не  оговорен  другим   термином.

        Элементы  даты  пишутся  тремя  парами  арабских  цифр,  в   один   ряд,   в последовательности:  число,  месяц,   год.   Обязательному   датированию   и подписанию  подлежат  все  служебные  документные  отметки  связанные  с  их происхождением  (резолюции,  согласования,  визы,  отметки  про   исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания  документа  в  его  левой верхней стороне вместе с  исходящим  номером  (левее  от  него)  на  седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его  дата  проставляется  ниже левее.

Реквизит № 12  «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара  – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела  где находится (сохраняется)  копия  документа,  третья  –  порядковый  номер  по журналу учета.

Расположение – в левой  верхней  части документа  на  седьмой  строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание  – включает в себя дату  и  индекс,  указанные  учреждением, которое  издало  документ,  на  который  дается  ответ.  Указанный  реквизит переписывается  особой,  которая   составляет   документ   с   инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или  издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где  издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа «Реквизиты оформления текста»

В нее входят  реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание  –  документы  могут   быть  адресованы   учреждению,   его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их  наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19  «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста  документа,  независимо  от  его вида и назначения (кроме  телеграмм,  телефонограмм,  и  ответов  на  письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие  должно  быть лаконичным  и точным. Печатается заглавие  маленькими  буквами  через   один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»