Понятие документ

Написание  –  главный  реквизит  документа  ради  которого   создается документ. Приступая  к  составлению  текста, в  первую  очередь  необходимо определить  его  цель,  убедиться  в  соответствии  содержания   компетенции выбранного учреждения,  правильно  определить  вид  документа  для  фиксации управленческого решения. Связной текст документа  может  также  складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную  информацию  и имеют пропуски для внесения измененной информации.

     Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

IV группа «Реквизиты утверждения документа»

      В нее входят реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,

      Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

      Написание – если документ утверждается конкретной особой  (служебной), то  гриф   утверждения   содержит   также   элементы:   слово   «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и  фамилия  особы,  которая утвердила  документ,  дата  утверждения.  В  утвержденные  документы  нельзя вносить какие – либо поправки, исправления  или  дополнения  без  разрешения особы, которая их утвердила.

      Расположение – в правой верхней стороне бланка  на  четвертой  строке, напротив восьмого реквизита.

      Реквизит № 23 «Подпись»

      Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает  одна служебная  особа  –  ее  руководитель,  его  заместитель   или   управляющий структурного   подразделения.   Право   подписи   устанавливается   приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы,  которые  отправляются  в  высшие  организации,   а   также распорядительные  и   наиважнейшие   внутренние,   подписывает   управляющий учреждения, или  его  заместитель.  В  состав  подписи  входит:  определение должности (полная, если документ напечатан не на  бланке),  личная  подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.

Расположение – подпись ставится на нижнем  поле  документа,  в  правой части на двенадцатой строке.

Реквизит № 24 «Гриф согласования»

Написание – оформляется согласно  с  соответствующими  требованиями  в двух вариантах: согласование с конкретной должностной  особой;  согласование с    коллегиальным    органом.    В    первом     случае     после     слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной  особы.  Включают название утверждения, с которым согласовывается  документ,  личная  подпись, расшифровка подписи и дата.  Во  втором  случае  после  слова  «СОГЛАСОВАНО» определяется  вид  документа,  его  номер  и   дата.   Слово   «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.

Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под  двадцать третьим реквизитом.

        Реквизит № 25 «Виза»

Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и  даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто  визирует,  а  подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.

Расположение – на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на  тринадцатой  строке  правее  от  двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

Реквизит № 26 «Печать»

Написание  –  подпись  ответственной  особы  утверждается  печатью  на документах, которые требуют утверждения прав граждан  и  юридических  особ, фиксации  факта  затраты   денег   и   материальных   ценностей,   а   также предусмотренных актами  (трудовые  книги,  титульные  списки).  Кроме  того, печать  проставляется  на  уставах   (положениях)   учреждений,  договорах, поручениях. Печати ставятся  на  копиях  документов,  которые  отсылаются  в другое учреждение. Отпечаток печати надо  ставить  так,  чтобы  он  накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.

Расположение  –  проставляется  печать  в  нижнем  правом   поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

V группа   «Реквизиты о получении и исполнении документов».

В нее входят  реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквизит № 18 «Резолюция»

Написание – надпись на документе сделаная управляющим  учреждения  или его подразделения,  которое  содержит  указания  для  исполнения  документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя  (исполнителей),   содержание поручения, срок исполнения, подпись,  дата.  В  резолюциях  на  документе  с типичными   сроками   исполнения,    которые    не    требуют    специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается  исполнитель,  ставится подпись автора резолюции, дата.

Расположение – ставится на шестой строке  в  верхнем  поле  документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»

Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ»  или  буквой  «К»,  ее  можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или  делать  при  помощи резинового штемпеля.

  Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой  строке  на самом крае бланка.

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»

Написание  –  приложения  дополняют,   объясняют   отдельные   вопросы документа  или  документ  в  целом.  При  наличии   приложений,   дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед  подписью.  Дополнения должны оформляться  на  стандартных  листах  и  иметь  все  необходимые  для конкретного вида документа реквизиты.

   Расположение – в нижнем правом поле  документа  над  двадцать  третьим реквизитом.

   Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

   Написание – реквизит содержит данные о копиях (их  количестве),  место их нахождения, адресаты тех, кому  они  были направлены.  Количество  копий определяется нормативными актами (особенно  для  документов  с  ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

   Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

   Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»

   Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.

   Расположение – проставляется на обратной стороне  документа  в  нижней части (на последней строке слева).

   Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»

    Написание – состоит из  короткой  справки  про  выполнение  (если  нет документа о выполнении), слов «В дело» и  номера  дела,  и  номера  дела,  к которому документ будет подшит,  даты  направления  его  в  дело  и  подписи исполнителя.  Этот  реквизит  свидетельствует  про  то,   что   работа   над документом завершена.

   Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на  последней  строке.

   Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»

   Написание  –  включает   информацию,   перенесенную   на   ЭВМ,   дату перенесения, номер массива,  подпись  особы, ответственной  за  перенесение данных.

    Расположение – проставляется в нижней части  документа,  на  последней строке, (посередине).

   Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)

  Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное  название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается  от руки или с помощью резинового штемпеля организации.

      Расположение –  проставляется  в  нижнем  правом  поле  документа,  на последней строке, в правом углу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении хотелось бы сказать что документ представляет собой систему. Он   отображает    факты,    события,    предметы,    явления    объективной действительности  и  мыслительной  деятельности   человека.   Он   создается посредством письма, графики,  рисунка,  фотографии,  звуко-  и  видеозаписи.

Документ изготавливается на  специальном  материале  (бумаге,  фотопленке  и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания  регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в  определении термина  документ  в  законе  "Об  информации,   информатизации   и   защите информации": "документированная информация  (документ)  -зафиксированная  на материальном   носителе   информация   с   реквизитами,   позволяющими    её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию,  тем  самым  обеспечивает  ее сохранение и накопление, возможность  передачи  другому  лицу,  многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного  элемента внутренней организации любого учреждения,  предприятия,  фирмы,  обеспечивая взаимодействие  их  частей.  Информация  является  основанием  для  принятия  управленческих решений, служит доказательством их  исполнения  и  источником для  обобщений,  а  также  материалом  для  справочно-поисковой  работы.   В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и  как результат труда, так  как  принятое  решение  записывается,  закрепляется  в документе.

СПИСОК ИСПОЛЬЗРВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

   1. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство./

   М: Инфра – М,  2000.

   2. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение ./Киев.:Знание ,2000

   3.Зиновьева, Н.Б.   Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение»/ Н.Б. Зиновьева, Н.А. Сояпина.-

   Краснодар: 1995.

   4.. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство.- М:2003.

3