Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации

Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации

 

Информация – это  сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

 В настоящее время не существует единого определения термина «информация». С точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков.

Понятие «информация» тесно  связано с понятием «документ», поскольку  документ является ее основным носителем.

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого  общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события  и воздействовать на них. Но лишь с  появлением начертательного способа  фиксации информации – письма –  можно говорить о документе.

Информация может быть не документной – не зафиксированной  на материальном носителе – и документной  – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую  можно получить от документа, допустимо  называть информацией документа. Условно  она может быть разделена на три  составные части:

• информация документная;
• на документа;
• на носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа  составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Информация на документе  – это автографы, различные пометки  авторов или выдающихся личностей  на документе, резолюции, подписи, печати и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В теории информации все  многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую  в неживой природе; биологическую  – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим обществом.

Социальная информация –  это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий  в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как  сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения.

Социальная информация –  явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления. С  точки зрения социального назначения информация подразделяется на массовую и специальную.

Массовая информация –  это социальная, предназначенная  для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она и называется массовой. Массовая в свою очередь делится  на публицистическую, эстетическую, обыденную.

Специальная информация предназначена  для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Она делится  на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формуляр текстового документа ВКЛ 16 – 17 века. Обозначение  вида, автора, адресата, в документах 16 – 17 века

 

Формуляры различных видов  документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности  каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление его отдельных  реквизитов, устойчивую форму изложения  содержания. Последняя изменялась вместе с изменением политических и социальных отношений.

 В структуре документа XVI в. можно выделить ряд основных элементов: указание на автора документа; адресат; основной текст; указание на наличие приложения; указание на свидетелей, присутствовавших при совершении акта; место составления; дата; подпись; печать.

 Почти все документы,  создававшиеся в ВКЛ, имели  общее название «лист» (до XV в.  включительно использовался также  термин «грамота»). Этот термин  использовался для обозначения  самых разнообразных документов: законодательных, распорядительных, актов великокняжеских пожалований  и подтверждений, частноправовых  актов, судебных и дипломатических  документов, переписки. Даже в  тех случаях, когда в тексте  документа указывалось конкретное  название его разновидности, в  тексте этот документ назывался  также и листом. Все это позволяет  сделать вывод о том, что  термин «лист» в то время  в целом соответствовал понятию «документ».

 Название вида документа  как самостоятельный реквизит  в документах XVI – XVII вв. не указывалось.  В некоторых случаях название  вида документа обозначалось  в тексте (в конце). Если вид  документа не упоминался в  тексте, он всегда подразумевался  автором документа. Название видов  документов чаще указывалось  в актах при ссылке на другие  акты, связанные с составляемым.

 Надписи, отражающие  название разновидности документа  указывались иногда на обороте  и делались, возможно, при направлении  документа в архив, для его оперативного поиска.

 Большинство документов  выходило из государственной  канцелярии от имени великого  князя, чье имя и полный титул  писались в именительном падеже.

 В XV в. указание автора  не выделялось из текста. Начиная  с Александра (1502 год) указание  автора документа писалось выше текста и центровалось.

 Указание на автора  в документах, которое писалось от имени центральных врядников (должностных лиц), начиналось с предлога «от» и из текста не выделялось.

 В частных актах  автор из текста не выделялся,  указание автора обычно начиналось словом «Я».

 Определенное место,  обычно в начале текста, занимает в документе адресат.

 В документах XVI в. можно  выделить четыре типа адресования:

•     Конкретному должностному или частному лицу;
•     Определенной группе лиц (чаще всего шляхте повета или воеводства) или всему населению ВКЛ по принципу "всем, всем, всем" с обязательным доведением содержания документа до каждого адресата;
•     Определенной группе лиц или всему населению ВКЛ без обязательного ознакомления с содержанием документа, а лишь по мере необходимости;
•    Абстрактному адресату.

 Адресование обычно начинало текст документа и не отделялось от него абзацным отступом. Листы, исходившие от панов-рады, в части адресования отличались меньшей официальностью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Система министерского  делопроизводства XIX - начала XX вв.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула  главным образом верхний уровень  управления - высшие и центральные  учреждения, и вместе с реформами  Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы  центральных и местных учреждений.

 Новая система управления - министерская, основанная на принципе  единоначалия, зародилась в недрах  старой коллежской системы: в  коллегиях конца XVIII в. президенты  имели более широкие права,  чем ранее. Создание министерств  с единолично управляющими министрами  было необходимо для более  гибкой и оперативной системы  управления. Коллегиальный принцип  принятия решений не был исключен  вовсе из новой системы: сначала  коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

 Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

 Окончательно единоличное  министерское начало победило  лишь с изданием 28 января 1811 г. "Общего  учреждения министерств" -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.

 Министры назначались  самим императором и были ответственны  только перед ним. Принцип единоначалия  положен в основу всей организации  министерств: директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру, начальники отделений  - директорам департаментов, столоначальники  - начальникам отделений. Совет  министра состоял из руководителей  основных подразделений и имел  значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

"Общим учреждением  министерств" вводилось единообразие  в систему делопроизводства министерств:  от создания документов и до  их архивного хранения. Особое  место уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

 Дела, направленные в  министерство, могли попасть в  канцелярию министра или непосредственно  в департаменты. В канцелярию  министра поступали указы и  повеления верховной власти, переписка  министра с другими министрами  и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

 Непосредственно в  департаменты поступала переписка  с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных  учреждений, предписания министра  и дела из его канцелярии  с резолюцией министра.

 О поступивших делах  министру докладывал директор  его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением  дела и не влекла за собой  никаких решений, но определяла  дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел  в министерствах строго регламентировался,  и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения -от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов  до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная.

Поскольку еще в последней  четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных  типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше  утвержденные мнения; от Сената - сенатские  указы; от Комитета министров - выписки  из журналов заседаний. Министры в вышестоящие  инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания  министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.