Понятие «информация». Связь информации и документа. Виды информации

Серьезные изменения в  системе управления, соответствующая  перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели  к изменениям формы документа. В  делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита "Ссылка на дату и номер входящего документа"), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: "Ответ на ?..." или: "От такого-то" и т.п.

 Приобретает устойчивый  вид и реквизит "Адресат", появившийся  еще в XVIII в. в коллежском  делопроизводстве, - это указание  должности лица в дательном  падеже или наименование присутственного  места. Получает определенную  форму удостоверение документа:  подписи и скрепы на документе  включают наименование должности  лица, подписавшего или скрепившего  документ и его личную подпись.

 На протяжении всего  XIX и начала XX вв. осуществляется  законодательная регламентация  делопроизводства высших, центральных  и местных учреждений

 Особенностью организации  делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система  министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более  гибких форм делопроизводства и его  ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского  делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских  министерствах и учреждениях  начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным  шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий  документов, существенно сократив объем  рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

 Появление телеграфа  вызвало к жизни новый вид  переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

Большая работа по упрощению  делопроизводства велась в отдельных  ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве  и делопроизводстве в военном  ведомстве" введена система упрощенного  делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три  вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены  четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

 Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

ЛИТЕРАТУРА

1 СТБ 6.38-2004 «Унифицированные  системы документации Республики  Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов». – Минск: Белстандарт, 2004.

2 Рыбаков, А. Е. Основы делопроизводства : учеб.пособие / А. Е. Рыбаков. – Минск : РИПО, 2007. – 325 с.

3 Альбом форм организационно-распорядительных документов /авт.-разраб. Э. Н. Давыдова и др. 4 изд., перераб. - Минск, 2006.

4 Закон Республики Беларусь  «Об информации, информатизации и защите информации».

5 Закон Республики Беларусь  «Об утверждении инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных правительству Республики Беларусь».