Понятие электронного документа

Но при всех достоинствах системы электронного документооборота, она имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота. Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то "стрессов" у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд "стрессов" у сотрудников. Все новое, принимается с трудностями. Также, нужно принять во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.

Также существуют пробелы в информационной безопасности. Так как рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что можно говорить о предприятиях мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция – закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

Следующий недостаток это  резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

И еще один недостаток – это увеличение трудозатрат  как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно  реагировать на подобные скачки в  принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

После рассмотрения системы электронного документооборота можно сделать вывод, что оно  имеет свои достоинства. И недостатки и внедрение её в организацию  зависит от руководителя. Так как  каждый руководитель лично отвечает за то, насколько продуктивным будет его бизнес.

4.  Понятие электронно-цифровой подписи

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

• Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
• Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.
• Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
• Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для  следующих целей:

• Декларирование товаров и услуг (таможенные декларации)
• Регистрация сделок по объектам недвижимости
• Использование в банковских системах
• Электронная торговля и госзаказы
• Контроль исполнения государственного бюджета
• В системах обращения к органам власти
• Для обязательной отчетности перед государственными учреждениями
• Организация юридически значимого электронного документооборота
• В расчетных и трейдинговых системах

Сегодня электронная  цифровая подпись (ЭЦП) применяется  в основном для сдачи налоговой  отчетности. В 2010 году свыше половины всех налоговых деклараций поступают  в ФНС уже в электронном виде. На данный момент 50 с небольшим процентов налоговых деклараций — электронные. Такая налоговая декларация подписывается ЭЦП и имеет юридическую силу.

То есть ЭЦП работает, этим пользуется более миллиона отечественных  бизнесов, часто и не зная об этом, потому что мало кто интересуется, что там в бухгалтерии происходит.

ЭЦП - это аналог собственноручной подписи в офлайне. Подписывая какой-нибудь чек или документ, платя по кредитной  карте, ты подтверждаешь: "Да, я понимаю, что я делаю". Это имеющая юридическую силу операция. То же самое с электронной подписью - это сертификат, ассоциированный конкретно с тобой как с человеком.

В российском законодательстве цифровую подпись получает именно физическое лицо, ее удостоверяет один из примерно пятидесяти удостоверяющих центров, и человек может действовать от имени организации в рамках своих полномочий. Например, если гражданин как должностное лицо организации имеет право на подпись документов без доверенности, это можно делать и с использованием ЭЦП.

Также при определенных условиях, которые прописываются  в цифровом сертификате, человек  может использовать цифровую подпись  как для того, чтобы представлять свою компанию, так и для осуществления  от своего личного имени каких-то операций, не связанных с бизнесом компании. Технически все может работать и для частного использования тоже.

ЭЦП выдается, когда пользователь приходит в уполномоченную для этого  организацию (сегодня, как правило, в частную, коммерческую), у него смотрят паспорт и говорят: "Да, мы увидели тебя лично. Мы убеждены, что ты нас не обманываешь, и мы знаем, что ты это ты. Мы готовы конкретный цифровой сертификат проассоциировать с тобой как с личностью". Тогда можно, скажем, через интернет подписывать что-то этим сертификатом и совершать "виртуальные" действия от имени реально существующего физического лица.

Проблема заключается  в том, что в интернете такие  методы предварительной авторизации  плохо работают для частных лиц. Например, простая комбинация "логин  плюс пароль" знакома всем и работает хорошо. Пойти сначала и показать кому-то паспорт для получения сертификата — кажется обычному пользователю сложноватым. Вернее, пользователь как частное лицо не получает пока через интернет каких-то важных сервисов, ради которых хотелось бы пойти и показать пусть даже один раз кому-то паспорт.

Нельзя сказать, что  где-то использование ЭЦП в частных  целях приняло какой-то большой  размах.

Вопрос выдачи сертификата  и того, насколько честно этот процесс  проходит - действительно ли посмотрели в паспорт? - очень важен. Использование ЭЦП в отношениях "государство-гражданин" или "бизнес-гражданин" в дальнейшем будет позволять совершать, например, операции, связанные с выдачей кредитов, а если сертификат гражданину был выдан с нарушением процедуры, по чужому паспорту или вовсе без документов, что тогда?

Хотелось бы, чтобы  сложилась такая система, когда  ты, получив ЭЦП у одного, любого, удостоверяющего центра, сможешь  применить эту подпись на любом  сервисе, принимающем цифровую подпись. Чтобы было по сути неважно, у кого ты получил ЭЦП. Ты же при смене нового провайдера электронной почты все равно можешь любому человеку написать письмо.

Сейчас, если мы с тобой  два бизнеса, мы должны прописывать  бумажный договор и выставлять бумажные счета, обмениваться бумажными же счетами-фактурами или актами. Это замедляет бизнес. Если мы в разных городах, это неудобно.

Наверное, было бы здорово, если бы мы с тобой могли в электронной  форме заключать договор и  обмениваться потом всей документацией. Это физически ускорило бы бизнес и сделало его эффективнее.

Сегодня мы можем обсудить договор по электронной почте. Подписать  его в электронной форме нам  пока сложно. Честно говоря, с появлением закона об ЭЦП такая возможность  есть, но пока не создана простая  система, позволяющая делать это легко. В ближайшее время такие инструменты станут доступны любому бизнесу в нашей стране.

В данное время уже  практически принята нормативно-правовая база, которая позволит реализовать  так называемые электронные счета-фактуры. Сейчас, когда одна компания у другой что-то купила, она должна подписать и отправить бумажку под названием "счет-фактура". Это будет основанием для исчисления налога на прибыль и НДС.

Ежегодно в нашей  стране отправляется до двадцати миллиардов таких "бумажек". Можно представить себе стандартную пачку чистой бумаги в 500 листов, которая весит килограмма полтора-два. Двадцать миллиардов листочков — это огромный лес. Это число растет, потому что в бизнесе происходит все больше транзакций.

Благая задача: сделать  так, чтобы двадцать миллиардов бумажек, а также договоров на нескольких листах, счетов и прочих документов превратить в "цифру". Это будет через пять лет, а возможно и раньше. Через пять лет это будет уже очень хорошо работать.

В случае с электронным  документооборотом и ЦП все основные технологии уже созданы. Нет потребности в чем-то таком прорывном, что бы дало какое-то супербурное развитие. Я бы хотел, чтобы у нас сейчас оказалось законодательство 2015 года, и принятие ЭЦП у людей было таким, каким оно будет в 2015 году. Сейчас имеет место такая уникальная ситуация, когда все готово. Просто люди должны между собой договориться и начать эксплуатировать.

Все есть, все изобретено, и для начала надо просто реально  пользоваться тем, что есть. Я думаю, что за пять лет просто люди хорошо договорятся между собой и будут доверять электронной подписи точно так же, как собственноручной.

В данный момент ЭЦП в российском варианте хорошо, массово работает только на Windows. Применительно  к интернету — в браузере Internet Explorer. Под "хорошо" я подразумеваю простоту установки и настройки соответствующего софта и принципиальную его доступность под различные малоприменяемые операционные системы.

Так сложилось, что софт, который разработан для  того, чтобы установить на компьютер  сертификат, подписывать и шифровать данные, существует в основном для Windows. Применительно к интернету, когда нужно отправить в интернет готовые, подписанные, зашифрованные данные, это делается в одном определенном браузере. Со многими другими есть сложности, но они потихоньку решаются.

Конечно, было бы здорово, если бы появились средства так называемой криптозащиты информации, которые позволяют работать на любой  платформе и в любом браузере. С этой проблемой столкнется абсолютно  любой сайт, который захочет серьезно поддерживать ЭЦП. Возможно, реально ЭЦП не будет работать в Safari, Chrome, других браузерах, отличных от Internet Explorer. Над этим еще предстоит работать. Может быть, даже что-то уже создано, но в целом это большая работа, которую предстоит проделать разработчикам ЭЦП.

5. Этапы становления электронно-цифровой подписи в РФ

В январе 2002 года Президент  РФ подписал закон "Об электронной  цифровой подписи". 

Сегодня практически  ни одна конференция не обходится  без того, что бы вопрос об этом законе не был, затронут в том или ином виде. Мнения высказываются порой диаметрально противоположные. 

Когда закона не было с 1990 года в России на коммерческий рынок стали продвигаться так называемые технологии цифровой подписи (ЦП). Системы ЦП позволяют создавать в электронных документах аналог собственноручной подписи. При этом речь не идет, например, о технологиях, позволяющих сохранять в электронном виде графическое изображение подписи, механизмы ЦП, существенно отличаются от простого анализа изображения, и основаны на сложных математических задачах. Иными словами, подпись в электронном виде - это набор цифр, позволяющий не только идентифицировать лицо, сформировавшее эту подпись, но и обеспечить неизменность документа после подписания. 

Гражданский кодекс РФ закрепил возможность использования ЦП, наряду с иными аналогами собственноручной подписи (АСП) в электронном документообороте. 

С момента  принятия первой части "Использование  при совершении сделок ... цифровой подписи ...допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон"; "Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась"; "Договор в письменной форме может быть заключен ...путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору".