Понятие, значение и организация контроля за исполнением документов

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

Раздел 1. Теоретические основы контроля за исполнением документов 6

1. Понятие, значение и организация контроля за исполнением  документов 6
2. Нормативная база организации контроля за исполнением  документов 10

Раздел 2. Организация контроля за исполнением документов и поручений на современном этапе 12

2.1 Формы контроля за исполнением документов 12

2.2 Сроки исполнения документов 15

2.3 Проверка своевременности доведения документов до  исполнителей и снятие документа с контроля 18

Заключение 21

Список источников и литературы 22

 

Введение

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что в настоящее время для большинства государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организации, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна 
из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только 
к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями 
в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Вышеназванные обстоятельства вызывают необходимость их дальнейшего глубокого и всестороннего рассмотрения, изучения и анализа. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие при традиционном делопроизводстве, требуют тщательного исследования.

Цель курсовой работы: провести анализ организации контроля 
за исполнением документов при традиционном делопроизводстве.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть понятие, значение и организацию контроля исполнения документов;

2. проанализировать проверку своевременности доведения документов до исполнителей и снятие документа с контроля.

Объектом изучения в курсовой работе является контроль за исполнением документов.

Предметом – метод организации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве.

Метод изучения: анализ нормативных документов, статей и учебных пособий.

В курсовой работе были проанализированы следующие источники: федеральные законы, ГОСТы, постановления. Данной проблемой занимались такие авторы как Кузнецова Т.В., Корнеев И.К., Пшенко А.В., 
Машурцев В.А. Они рассмотрели организацию контроля за исполнением документа, охарактеризовали регламентацию контроля исполнения документов, рассмотрели возможности применения автоматизированных систем контроля исполнения документов, описали нормативно-методическую базу.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух разделов, заключения, списка использованной литературы.

В первом разделе рассмотрены теоретические основы контроля 
за исполнением документов.

Во втором разделе описана организация контроля за исполнением документов и поручений на современном этапе.

 

Раздел 1. Теоретические основы контроля 
за исполнением документов

1.1 Понятие, значение и организация 
контроля за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна 
из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется 
в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей 
в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем.

В ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.1

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы делопроизводства. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов2.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов 
на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить 
на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы 
с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19)3. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа 
и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах 
о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.4

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля 
и управления в целом.

 

1.2 Нормативная база организации контроля 
за исполнением документов

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). 
В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

• кем осуществляется контроль исполнения документов 
  в организации;
• какие документы ставятся на контроль;
• этапы контроля исполнения документов;
• сроки исполнения документов;
• формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
• отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
• ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
• основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
• обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
• информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

- Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

- Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ 
от 19.01.2005 № 30);

- Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения.