Понятия: офис, менеджмент, менеджер

От него также требуется:

наличие общих знаний в  области управления предприятием;

компетентность в вопросе  технологии производства в той отрасли  производства, к которой относится  фирма по виду и характеру своей  деятельности;

владение не только навыками администрирования, но и предпринимательства, умение владеть ситуацией на рынках, проявлять инициативу и активно  перераспределять ресурсы фирмы  в наиболее выгодных сферах применения;

принятие обоснованных и  компетентных решений на основе согласования с нижестоящими руководителями и  работниками и распределение  участия каждого в их исполнении.

Менеджер-дипломат

Среди серии менеджерских умений и навыков наиболее важны  те, которые связаны с процедурами  переговоров. Сегодня менеджеры  среднего и высшего звена тратят свое рабочее время в основном на установление и развитие человеческих контактов, углубление деловых связей, заключение сделок, разрешение споров, улаживание отношений с властями. Значительно возросла потребность  участия менеджеров в различного рода посреднических действиях. Во всем этом требуются специфические способности, которые сродни дипломатическим. Тем более что вторая половина 80-х годов обозначила себя бумом межгосударственных связей.

Менеджер-лидер

Современный менеджер осуществляет не только менеджерские функции, но и  лидерские. Американские теоретики  менеджмента уже давно провозгласили  лозунг — «Каждый менеджер должен быть лидером!» Функции менеджера  и функции лидера далеко не идентичны. Когда у нас говорят о менеджерских функциях, то часто подразумевают  лишь совокупность профессиональных действий, необходимых для поддержания  деятельности материальной подсистемы бизнеса (ресурсы, процедуры производства, технологические процессы). Это у  нас от прошлого. Здесь как-то затеняется проявление другой, человеческой, подсистемы бизнеса – главного объекта управления. А чтобы эффективно справиться с этой задачей, нужно быть способным вести за собою людей – быть лидером. В современном понимании лидерские функции складываются из двух компонентов – профессионально-технократических и эмоционально-личностных.

Менеджер-воспитатель.

По мере усложнения производственных процессов, возрастают требования к  персоналу. С одной стороны появляется потребность в повышенной технологической  эрудиции работников, а с другой – в совершенствовании их нравственных сторон жизнедеятельности. Усложнившаяся техника и технология диктует необходимость постоянного профессионального обучения специалистов, это не вызывает сомнения. Это очевидно и мы, не задумываясь, тратим на это немалые ресурсы и средства. А вот по поводу нравственной стороны совершенствования персонала мы проявляем замедленную реакцию. И платим за это издержками производства. Между тем степень воспитанности, высокая нравственность работников является решающим условием перемещения пика экономического прогресса из региона в регион.

Менеджер-инноватор

Производительность труда  гораздо проще повысить на базе новой  техники и технологий, чем постоянно  ремонтировать старое оборудование.

В условиях третьей волны  научно-технического прогресса, которую  называют информационной (первая волна  связана с введением сельскохозяйственной культуры, вторая — с промышленным переворотом) одной из главнейших сторон менеджерских функций является деятельность по инновациям. В условиях бурного  процесса НТР тот, кто проявляет  медлительность в отношении инноваций, незамедлительно отбрасывается  в хвост прогресса. Потребность  в инновациях объясняется очень  просто. Считается, что значительно  легче и быстрее повышать производительность труда и качество продукции на базе принципиально новой техники  и технологии, чем постоянно латать заплаты на изношенном оборудовании и экономить на введении новшеств.

Менеджер – человеческое существо.

Менеджер не машина, которая  работает от внешних источников энергии. Менеджер – человек, ничто человеческое ему не чуждо. У каждого менеджера есть свой характер, спаянный из совокупности поведенческих черт. Однако далеко не каждая черта характера способствует осуществлению менеджерских функций.

 

3. Офис-менеджмент как разновидность управленческой деятельности

 

В настоящее время офис является центральной частью организации, где сконцентрированы все основные службы управления. Поэтому необходимо подробно рассмотреть основные функции  офиса как административной службы⁶:

1) руководство и управление  фирмой;

2) бухгалтерский учет (как  и учет вообще), а в особенности  учет результатов деятельности  офиса;

4) маркетинг и в значительной  мере маркетинговые коммуникации: реклама, PR, стимулирование сбыта, POS;

5) количественные методы  анализа хозяйственной деятельности;

6) финансовая деятельность, поскольку после персонала именно  финансы занимают наиболее важное  место среди ресурсов предприятия,  если, конечно, не считать в  качестве важнейшего бизнес-ресурса времени;

7) управление операциями, по меньшей мере, на технологическом  уровне в пределах офиса;

8) экономика, в данном  случае – экономическая составляющая деятельности предприятия;

9) стратегия, точнее стратегия  бизнеса, позволяющая яснее видеть  деловую перспективу.

Поскольку офис представляет собой специфическую разновидность  управленческой деятельности, суть которой  составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или  процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия), то уместно, прежде всего, обратить внимание на основные критерии оценки такой  деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев  выходит эффективность. В узко утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

В свете сказанного не будет  ошибочным признать в качестве цели деятельности офиса его эффективность, но эффективность, достигаемой не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его  экономическое развитие и лидерство  в конкурентной борьбе. Эффективную  работу офиса можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее⁷:

1. Совокупные затраты  на осуществление офис-мендежмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые  в рамках офис-менеджемента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые  в процессе функционирования, должны  предупреждать возможные негативные  варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события  «со знаком минус», наступление  которых в состоянии крайне  отрицательно повлиять на экономическое  положение предприятия.

Можно также отметить, что, в конечном счете, эффективность  работы офиса складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию  и всестороннему обеспечению  повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учетом специфики содержания деятельности офиса можно выделить следующий ряд функции⁸:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчетная);

в) контрольная (оценочно-учетная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация  жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офиса  следует выделить руководство персоналом (подчиненными).

Перечисленные функции с  учетом сказанного выше можно сгруппировать  в два функциональных блока: административный и обеспечивающий.

Коротко охарактеризуем сущность каждой из перечисленных функций. Начнем с рассмотрения административного  блока, который образуют соответственно административная, регулятивная и контрольная  функции.

Так, в составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные  подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса  в повседневном режиме;

в) управление работой офиса  в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент); е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников  офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений  офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений  предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с  деловыми партнерами предприятия и  СМИ.

Следующая функция в составе  административного блока: регулятивная, которую также можно разделить  на две подфункции – плановую и отчетную. В рамках плановой подфункции офис решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное  планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный  и ежеквартальный план работы, годовую  программу организационного развития предприятия и т. д.);

д) составление графиков работы персонала офиса (в т. ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т. п.).

В рамках отчетной подфункции офис, как правило, решает следующие  задачи:

а) ведение отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений  офиса);

б) анализ отчетности по установленным  формам (по вопросам деятельности вспомогательных  подразделений офиса);

в) составление отчетов  по вопросам текущей деятельности офиса  для руководителя предприятия (по форме  планов);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчетных документов (книги учета и движения материальных средств, журнал учета документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Подчеркнем, что осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента.

Как видим, потенциальный  круг задач, возлагаемых на офис, представляется, по крайней мере, на первый взгляд, почти  неограниченным. В этой связи хотелось бы обратить внимание на следующее  обстоятельство. Наделяя офис соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему  необходимых прав, а также, что  еще более важно, обеспечения  достаточным числом сотрудников.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, традиционный офис представляет собой сравнительно небольшой сложившийся коллектив лично знающих друг друга людей с достаточно широким кругом обязанностей. Такой офис характеризуют три важных признака: сравнительно небольшой объем работы, постоянная оценка ситуации, инициатива и быстрая внутриофисная коммуникация.

Традиционный офис устойчив к переменам (при сравнительно небольших  объемах работы) и по ряду показателей  хорошо подготовлен к переходу в электронный. Типовой состав рабочих операций в традиционном офисе следующий: подготовка материалов, печатание, диктовка, общение, выверка документов, поездки, работа с почтой, ведение картотек, ожидание, подборка и сортировка документов, поиск информации, чистка информационных фондов, копирование, выполнение расчетов, планирование, разговор по телефону, чтение, работа за терминалом.

Поскольку офис представляет собой специфическую разновидность  управленческой деятельности, суть которой  составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или  процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия), то уместно, прежде всего, обратить внимание на основные критерии оценки такой  деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев  выходит эффективность. В узко утилитарном  смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.ИСТОЧНИКИ

1.1 Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ)  // Собрание законодательства Российской Федерации. -  26.01.2009. –№ 4.- ст. 445