Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

Предпочтительность нотариального удостоверения прав состоит в следующем:

• нотариально оформленный документ предоставляет и защищает право от имени государства;
• нотариальный акт публично признается как достоверный и имеет повышенную доказательственную силу (весьма сложно оспорить достоверность фактов, изложенных в таком документе, его юридическую чистоту и силу);
• до совершения нотариального действия нотариус подробно разъясняет права и обязанности сторон, осведомляет о юридических последствиях сделки, проверяет соответствие содержания сделки действительным намерениям сторон и требованиям законодательства, принадлежности прав на недвижимость, правоспособности юридического лица, полномочий сторон и их представителей, установление личности обратившегося за совершением нотариального действия, проверку дееспособности физических лиц;
• нотариальный акт должен в полном объеме соответствовать законодательству;
• ущемление прав по нотариальному акту в принципе невозможно, так как в первую очередь нотариус обеспечивает законность сделки и сохранность интересов всех лиц, права которых затрагивает или может затронуть этот акт; прямая обязанность нотариуса составить документ квалифицированно, закрепить права всех участников сделки надлежащим образом;
• нотариус выступает независимым и беспристрастным советником сразу всех сторон сделки, а также гарантом законности всех ее условий - независимо от положения сторон, от того, кто вносит нотариальный тариф, и других обстоятельств;
• нотариус, занимающийся частной практикой, несет перед обратившимся полную имущественную ответственность за профессиональную ошибку (дополнительной гарантией имущественной ответственности является обязательное страхование профессиональной деятельности) и т.д. [20]

В ст. 3 Закона РК «О нотариате» гарантии нотариальной деятельности еще более  конкретизируются:

• в осуществлении нотариальной деятельности нотариусы и другие уполномоченные на совершение нотариальных действий лица независимы и подчиняются только закону. При этом они руководствуются Законом РК «О нотариате» и другими нормативными правовыми актами, а также международными договорами, ратифицированными Республикой Казахстан, регулирующими такую деятельность;
• физическим и юридическим лицам гарантируется тайна совершенных ими нотариальных действий. Обеспечение тайны нотариальных действий обязательно для лиц, прекративших работу в качестве нотариуса;
• сведения о нотариальных действиях, копии или дубликаты выданных нотариусом документов выдаются только юридическим и физическим лицам, по поручению которых совершались нотариальные действия, либо их уполномоченным лицам. Сведения о нотариальных действиях и документы выдаются по письменному требованию суда, органов следствия и дознания, по находящимся в их производстве делам органов исполнительного производства, органам прокуратуры, также органам юстиции и нотариальным палатам, уполномоченным Законом РК «О нотариате» осуществлять проверку деятельности нотариусов;
• лица, умышленно разглашающие сведения о совершенном нотариальном действии, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. [2]

Согласно главе 8 Закона Республики Казахстан «О нотариате» при удостоверении  сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, при удостоверении времени предъявления документов на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи. [2]

В подтверждение права наследования, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, принятия на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства.

Удостоверительные надписи совершаются нотариусом, а свидетельства выдаются и в других, не названных в главе 8 Закона РК «О нотариате» случаях. Так, на векселе при предъявлении его к платежу (при оплате по векселю) совершается удостоверительная надпись о платеже; при предъявлении чека к платежу и неоплате его на чеке совершается удостоверительная надпись о неплатеже. [2]

Удостоверительная надпись может  быть совершена и при наложении  запрещения об отчуждении имущества, являющегося  предметом залога. Эта надпись  излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог).

Свидетельство может быть выдано и  в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания.

Кроме свидетельств и удостоверительных  надписей существуют и иные формы  нотариальных документов, например, при  совершении такого нотариального действия, как наложение запрещения отчуждения имущества, выдается нотариальный документ, который называется «запрещение». [7]

При совершении морского протеста изготавливается  «акт о морском протесте».

Соответствующие акты составляются при  протесте векселя в неплатеже, неакцепте, недатировании акцепта, при производстве экспертизы. На различных документах, подтверждающих бесспорность задолженности и включенных в Перечень, установленный Правительством Республики Казахстан, нотариусы совершают исполнительные надписи.

При совершении нотариального действия «обеспечение доказательств» в зависимости от вида судебного доказательства нотариус составляет либо протокол допроса свидетеля; либо протокол осмотра вещественного (или письменного) доказательства.

В соответствии с п. 4 ст. 1233 ГК РК составляется протокол и после вскрытия нотариусом закрытого завещания, переданного ему завещателем. При этом нотариус выдает наследникам после вскрытия завещания «нотариально удостоверенную копию» протокола. [17, 18]

В связи с тем, что все нотариальные действия совершаются от имени Республики Казахстан, формы нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, а также формы актов, запрещений, исполнительных надписей устанавливаются единые для всех нотариусов и утверждаются Министерством юстиции Республики Казахстан.

Применяя нормы иностранного права, нотариусы в соответствии с ст. 76 главы 11 Закона РК «О нотариате» совершают  удостоверительные надписи и  по формам, предусмотренным законодательством  других стран, если это не противоречит международным договорам Республики Казахстан. [2]

Нотариальные документы изготавливаются  по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или  бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются  печатью нотариуса.

Каждый нотариус - и работающий в государственной нотариальной конторе, и занимающийся частной практикой - имеет личную печать с изображением Государственного герба Республики Казахстан, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы. [19]

Нередко в нотариальной практике при  изготовлении документов используются штампы удостоверительных надписей.

В нотариальном производстве используются бланки установленного образца, имеющие  учетную серию и номер, выполненные  с применением полиграфических степеней защиты, для нотариального оформления:

• сделок с недвижимостью;
• доверенностей на распоряжение имуществом;
• свидетельств о праве на наследство (по закону и по завещанию);
• свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов.

При изготовлении таких бланков для нотариальных документов применяются следующие степени защиты:

• бумага большой плотности, имеет хаотично расположенные волокна и вкрапления красного цвета;
• бланк выполнен на гербовой бумаге с водяными знаками. Рисунок по сетке в центре бланка в виде герба Республики Казахстан в верхней части документа;
• по краям документа находятся гильоширные элементы в виде розеточек;
• в нижней части бланка сделан микротекст «Казахстан»;
• необычные рисунки на сеточке, которые переходят один в другой, выполнены реактивными красками, реагирующими на химическое воздействие;
• нумерация выполнена специальной краской;
• ирис (плавный переход одного цвета в другой) выполнен по всему полю бланка. На оборотной стороне ирис выполнен посередине;
• бланк сделан на листе формата А-4. Защитная сетка присутствует и на обороте. [8]

Цель введения таких бланков  в делопроизводство нотариусов, заключалась  в принятии со стороны органов  юстиции «дополнительных мер  по защите прав и законных интересов  граждан и юридических лиц, снижению уровня криминогенности в сфере гражданского оборота с недвижимостью». Номерные бланки с отмеченными степенями защиты используются всеми нотариусами Республики Казахстан и в настоящее время.

По установленным стандартам должны быть оформлены и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариусов. При заполнении таких документов нотариусы часто используют готовые бланки, изготовленные в соответствии с требованиями тех органов, куда эти документы представляются.

Нотариусы выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению физических или юридических лиц, по поручению или в отношении которых совершались нотариальные действия, а также по письменному требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания, в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражных судов в связи с разрешаемыми ими спорами. [5]

В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным  лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов.

Нотариусы также выдают дубликаты  завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право  на удостоверение завещаний в  соответствии с законодательством  РК.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований казахстанского законодательства о сохранении тайны совершения нотариальных действий.

На дубликате, который должен содержать  весь текст удостоверенного или  выданного документа, совершается  удостоверительная надпись по установленной форме. Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя.

В случае смерти наследников, которые  были указаны в завещании, дубликат завещания может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях - и документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее).

По факту предоставления указанных  документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю  наследственного имущества.

1.3. Наряды составляемых нотариусом документов и наследственных дел, передача их на хранение

Для хранения всех истребованных и  оставленных после совершения нотариального  действия документов (в том числе  правоустанавливающих документов, копий  с них, различных свидетельств, выписок  из государственных реестров, справок и т.д.), а также одного из экземпляров изготовленных нотариальных документов нотариусы должны вести наряды.

При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
• раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;
• в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• количество листов в наряде не должно превышать 250.

Как правило, наряды формируются по видам нотариальных документов.

Так, договоры об отчуждении недвижимого  имущества вместе с представленными  для совершения нотариальных действий документами подшиваются в один наряд, завещания - в другой, доверенности - в третий, исполнительные надписи - в четвертый, документы, связанные с депозитным производством, - в пятый, и т.д.

Обращения граждан по вопросам работы нотариата и все документы  по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Обложки нарядов оформляются по ГОСТу 17914-72:

• наряды постоянного срока хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками в 4 прокола, надписи на обложках производятся светостойкими чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная подпись по форме: "в наряде прошнуровано и пронумеровано на 5 (пяти) листах. Ответственный за архив - подпись, дата";
• наряды временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частично оформлению - допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются. [7]

Каждый наряд должен быть озаглавлен в зависимости от видов подшитых в него нотариальных документов. Если нотариус удостоверяет, например, много договоров, связанных с отчуждением недвижимого имущества, он может подшивать в отдельные наряды договоры купли-продажи, дарения и соответственно озаглавливать их. В отдельный наряд группируются все постановления об отказе в совершении нотариальных действий. Отдельно должны быть сброшюрованы и документы, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности нотариуса.