Порядок и правила делопроизводства в нотариальной деятельности Республики Казахстан

Наряды должны формироваться так, чтобы в них можно было легко  и быстро найти необходимый в  текущей работе документ. Для этого следует на обложках нарядов указывать и период времени, за который были изготовлены подшитые в них экземпляры нотариальных и других документов.

Например, так: «Договоры об отчуждении недвижимого имущества, удостоверенные в период с 5 января по 14 февраля 2011 г". Документы в нарядах должны быть подшиты в хронологическом порядке по мере совершения нотариальных действий, а все листы пронумерованы. [7]

В нотариальной практике принято нумеровать листы нарядов карандашом, так  как в случае расторжения нотариально удостоверенного договора, например в отношении объекта недвижимости, вновь становится действительным подшитый в наряд правоустанавливающий документ, который должен быть изъят из наряда и возвращен лицу, представившему его нотариусу.

Листы в нарядах нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление цветных карандашей и чернил для нумерации листов запрещается.

На все заверенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, составляются описи нарядов.

Опись нарядов - это систематизированный  перечень заголовок нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов:

Описи нарядов составляются отдельно на:

• наряды постоянного хранения;
• наряды временного (до 10 лет) хранения;
• наряды временного (свыше 10 лет)
• хранения;
• наряды по личному составу. [7]

Годовые разделы описи на наряды постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются ответственным за делопроизводство нотариусом в государственной нотариальной конторе или нотариусом, занимающимся частной практикой, подписываются экспертной комиссией и согласовываются с руководителем нотариата.

Описи на наряды постоянного хранения направляются на утверждение в соответствующих госархив. Три экземпляра описи после утверждения остаются в госархиве, один возвращается в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной нотариальной практикой.

В соответствии с утвержденными  годовыми разделами описи государственной  нотариальной конторы нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны в  установленные сроки сдать в  госархив на хранение все наряды, внесенные  в опись.

На документы, отобранные к  уничтожению, составляется акт в двух экземплярах, который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.

Определенный порядок установлен для хранения нотариальных свидетельств о праве на наследство и документов, на основании которых такие свидетельства  были выданы. [18]

По первому заявлению о принятии наследства (о выдаче свидетельства  о праве на наследство и т.д.), поступившему к нотариусу, на которого возложено совершение этого нотариального действия (или в государственную нотариальную контору по месту открытия наследства), заводится наследственное дело по фамилии умершего с указанием его имени, отчества и даты смерти. Это заявление и все приложенные к нему документы подшиваются в отдельное дело.

Все последующие заявления - от других наследников, дополнительные, об отказе от наследства, о принятии мер к  охране наследственного имущества, о выдаче распоряжений об оплате расходов за счет наследственного имущества, претензии кредиторов, а также другие документы, которые истребуются для оформления права наследования (оплаты расходов), подшиваются в наследственное дело.

К этому же наследственному делу приобщаются и все письма, поступившие от наследников, копии ответов на них нотариуса, копии запросов, направленных в те или иные организации, ответы на них и вся остальная переписка по наследственному делу.

Подшиваются в наследственное дело и акт описи имущества, если нотариус принял меры охраны, а также экземпляр каждого выдаваемого нотариусом документа - свидетельства о праве на наследство, свидетельства о праве собственности, выданного пережившему супругу, распоряжения об оплате расходов за счет наследственного имущества и т.д. [7]

После выдачи свидетельства о праве  на наследство все листы наследственного  дела должны быть пронумерованы, количество их указывается на обложке этого  дела, и оно списывается в архив.

При последующем обращении наследников, например, для получения дополнительного свидетельства о праве на наследство или дубликата утраченного свидетельства, даже через много лет после того как было заведено наследственное дело, производство по нему возобновляется.

К материалам наследственного дела приобщаются все вновь поступившие заявления, а также приложенные к ним документы и экземпляры выдаваемых дополнительных свидетельств о праве на наследство.

О выдаче дубликата производится соответствующая  запись на заявлении наследника об утрате свидетельства. Второе наследственное дело на одного и того же наследодателя не может быть заведено ни при каких обстоятельствах.

Возвращение каких-либо документов лицам, представившим их при совершении нотариального действия, из нарядов  или наследственных дел не разрешается. Изъятие и выдача имеющихся у нотариусов документов возможны только в установленных законом случаях при следующих обстоятельствах:

• при расторжении нотариально удостоверенного договора по соглашению сторон нотариус возвращает представленный ему ранее правоустанавливающий документ, заменяя его в наряде копией с этого документа;
• при признании сделки недействительной судом нотариус на основании вступившего в законную силу решения суда возвращает правоустанавливающие документы по требованию стороны, представившей эти документы. Копии возвращенных правоустанавливающих документов, а также решение суда подшиваются в наряд;
• по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нотариус выдает из нарядов документы, указанные в определении суда или постановлении о выемке, а также наследственные дела. При этом нотариус должен составить протокол выемки и оставить у себя не только запрос (требование), но и копии истребованных документов и дел. После вступления решения суда или приговора в законную силу нотариальные документы должны быть возвращены нотариусу вместе с копией судебного постановления. [7]

Как видно из приведенного выше анализа  требования к оформлению нотариальной документации весьма строги, для каждого  вида документа определены особые условия  делопроизводства.

Особое место в нотариальном делопроизводстве отводится условиях подготовки и хранения документации в архивах, в форме нарядов.

Несмотря на такие жесткие требования, случаются ситуации, когда происходит утрата или подделка нотариальной документации, что объясняется несовершенством  бумажных носителей, на которых распечатываются  нотариальные документы. Решению этой проблемы посвящена следующая глава данной работы.

 

 

 

 

 

                Заключение

 

На заре становления независимого государства юридическая система  республики переживала глубокий кризис, который усугублялся значительным отставанием правовой реформы от развития рыночной экономики. С момента обретения независимости, наша страна предпринимает активные действия, направленные на формирование современной правовой системы, которые соответствуют основным принципам демократического государства. В течение последних лет в нашей стране в условиях экономической реформы, становления рынка и расширения международных отношений уделяется значительное внимание процессу совершенствования института нотариата.

Основными нормативными актами, на которых строится функционирование нотариата в Казахстане, являются:

1. Конституция Республики Казахстан.

2. Закон Республики Казахстан  «О нотариате» от 14 июля 1997 года

3. Закон Республики Казахстан  № 304 « Об органах юстиции»  от 18 марта 2002 г.

4. Закон Республики Казахстан № 2200 « О лицензировании» от 17 апреля 1995г.

5. Указ Президента Республики  Казахстан от 19 июня 1995 года №  2340, имеющий силу закона «О  порядке рассмотрения обращений  граждан»

6. Закон Республики Казахстан  № 326-1 «О национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 г.

7. Закон Республики Казахстан  № 151-1 « О языках в Республике  Казахстан» от 11 июля 1997 г.

8. Гражданский Кодекс Республики  Казахстан.

9. Закон «О жилищных отношениях»

10. Закон «О браке и семье»

11. Закон «О земле».

12. Закон Республики Казахстан  № 408 « О внесении изменений  и дополнений в Закон Республики  Казахстан «О нотариате» от 5 мая  2003г.

13. Закон Республики Казахстан  № 435 « Об обязательном страховании  гражданско-правовой ответственности  частных нотариусов» от 11 июля 2003 г.

Во главе регулирования нотариальной деятельности в Республике Казахстан  стоит Закон РК «О нотариате». Вторым нормативно-правовым актом по степени  влияния на механизм нотариальной деятельности можно назвать Инструкцию по нотариальному  делопроизводству в Республике Казахстан, регулирующую вопросы нотариального делопроизводства, т.е. описывающий порядок и правила оформления нотариальной документации.

Нотариальное делопроизводство в  Республике Казахстан осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РК совместно с Республиканской нотариальной палатой.

Весь процесс нотариального  делопроизводства можно разделить  на три взаимосвязанные стадии:

1) делопроизводство, осуществляемое  в нотариальных конторах;

2) ведения реестра регистрации  нотариальных действий.

Реестр – это специальная  книга, в которую записываются составляемые при совершении нотариальных действий документы. Он должен быть надлежащим образом оформлен (листы нумеруются, прошиваются, а на обратной стороне последнего листа уполномоченными работниками юстиции или нотариальной палаты производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов, что направлено на невозможность подмены листов в реестре). Записи в реестр могут вносить сами нотариусы, их помощники, секретарь и другие работники нотариальной конторы;

3) заполнение нотариальных документов  и удостоверительных надписей, формы  которых установлены Инструкцией  Министерства юстиции «Инструкция  по нотариальному делопроизводству  в Республике Казахстан» от 16.07.1998 N 83 (ред. от 10.08.2005).

За ведением нотариального делопроизводства осуществляется контроль. Причем, исполнение контроля за исполнением правил нотариального  делопроизводства нотариусами, работающими  в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, – органы юстиции совместно с нотариальными палатами. Такая организация контроля за нотариальным делопроизводством направлена на обеспечение единообразия его ведения, а также реестра регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах.

Нотариальное делопроизводство ведется  государственном и русском языках.

Если же лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, то тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус, не являясь юридическим  лицом, имеет свою печать с изображением Государственного герба Республики Казахстан, что символизирует деятельность нотариуса как официального лица, совершающего от имени государства нотариальные действия.

Делопроизводство нотариуса обычно включает: ведение документации, связанной с совершением нотариальных действий, организационно-распорядительной документации; работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций; составление номенклатур, а также ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива возлагается на нотариуса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Глущенко П.П., Седов А.М. Основы нотариальной деятельности: учебное пособие – М.: 2000.
2. Закон Республики Казахстан «О нотариате» от 14 июля 1997 года №155-1 (внесены изменения).
3. Зайцева Т.И., Галеева Р.Ф., Ярков В.В. Настольная книга нотариуса. Т.1.М., 2000. - 203 с.
4. Конституция Республики Казахстан.

Полтавская Н., Кузнецов В. Нотариат. : Курс лекций Изд. 2-е, доп., перераб. 2001. - 222 с.

5. Жанабилова А. Особенности развития независимого нотариата в Казахстане. Бюллетень нотариуса 2002г., № 5, стр. 8-10
6. Инструкция о порядке совершения нотариальных действий в Республике Казахстан. - Официальное изд. - Алматы : Жеті жарғы, 2000
7. «Инструкция по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан» от 16.07.1998 N 83 (ред. от 10.08.2005)
8. Арсентьев О.В. Адвокатура. Адвокат в уголовном и гражданском процессах. Нотариат в Республике Казахстан. Учебное пособие. Костанай, 2001, С.258.
9. Карагусов У.Е. Комментарий к Закону Республики Казахстан «О нотариате». – Астана: ТОО Издательский дом Сарыарка, 2007
10. Понятие нотариата в РК и его гарантии http://adiletaktobe.kz/index.php?name=Pages&op=page&pid=235
11. Основные положения делопроизводства в нотариальной деятельности РК / Сост. Л.К. Бакунина. – Костанай.: Гамма-Т, 2006
12. Приказ Министра юстиции Республики Казахстан «О печати частного нотариуса» от 24 февраля 1999 года № 16
13. Нотариат Республики Казахстан: нормативные правовые акты / Сост. Скала В.И., Скала Б.В. - Алматы : LEM, 1999. - 260 с.
14. Обзор законодательства с комментариями для нотариусов // Бюллетень нотариуса. - №2. - 2002.
15. Жапакова С. Взаимодействие управление юстиции с нотариатом. Бюллетень нотариуса 2001г., № 4, стр. 24.
16. Кузнецова Е. «Особенности совершения нотариального действия «Принятие в депозит денежных сумм и ценных бумаг. Бюллетень нотариуса 2004г., № 3, стр. 14-22.
17. Гражданский кодекс Республики Казахстан от 27.12.1994г.
18. Гражданско-процессуальный кодекс Республики Казахстан от 13.07.1999г.
19. Сайт электронного правительства РК http://www.e.gov.kz/wps/portal/Content?contentPath=/library2/extra/all%20egov/project%20egov/e%20notariat&lang=ru
20. Репин В.С. Настольная книга нотариуса. М.: Юрид.лит., 1994