Порядок оформления некоторых документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………...3

1.Порядок оформления документов  при командировании сотрудников………...4

2. Порядок оформления документов  при наложении взысканий………………...9

3.Порядок оформления документов  при награждении…………………………..17

Заключение………………………………………………………………………….23

Список использованных источников……………………………………………...25

Приложение…………………………………………………………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами.

Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма, которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор имеющейся информации по существу поставленных вопросов. Для этого могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т. п.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу.

В работе рассмотрены следующие вопросы:

1. Порядок оформления документов при командировании сотрудников.
2. Порядок оформления документов при наложении взысканий.
3. Порядок оформления документов при награждении

Контрольная работа состоит из таких элементов, как введение, основной части, заключения и списка использованных источников.

 

 

 

 

1.Порядок оформления  документов при командировании  сотрудников

 

В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:[1]

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:

• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• иные обязательные платежи и сборы.

 

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.[7, с. 98]

Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.

Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).

В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке:

• дата приезда в пункт (пункты) назначения,
• дата выезда из него (из них),

за исключением следующих случаев: 

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).

 

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Заполненный командировочный бланк представлен в (приложении).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»: [4]

1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку», оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

3. №Т-10 «Командировочное удостоверение», служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

 

Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

4. №Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении», содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749): авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же - произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы: [7, с. 103]

• командировочное удостоверение,
• о найме жилого помещения,
• подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
• об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным организацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Порядок оформления документов при наложении взысканий

 

Трудовым кодексом РФ процедура наложения дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Действия работодателя при применении какой-либо меры дисциплинарного взыскания можно условно подразделить на несколько стадий.

1. Документальное подтверждение  самого факт нарушения. Так, отсутствие  на рабочем месте может быть  подтверждено табелем учета рабочего  времени, опоздание на работу - докладной запиской лица, ответственного за допуск работников в административное здание. Помимо непосредственных (первичных) документов, подтверждающих дисциплинарный проступок, не лишним будет составление соответствующего акта (об опоздании, отсутствии на рабочем месте, появлении на работе с явными признаками алкогольного опьянения и т.п.).

Первое, что необходимо сделать для правильного применения взыскания к работнику, - документально зафиксировать тот проступок (действие или бездействие), который является нарушением трудовых обязанностей или дисциплины и за который планируется применить взыскание. На практике (в зависимости от того, какое именно нарушение допустил работник) этот факт обычно оформляется следующими документами: [11, с. 22]

• докладной запиской (например, при невыполнении работником поставленной задачи или при использовании ресурсов работодателя (Интернета, копировального аппарата и т.п.) в личных целях;
• актом (например, при отсутствии на рабочем месте или при отказе от прохождения медицинского обследования);
• решением комиссии (по результатам расследования факта нанесения ущерба работодателю или факта разглашения конфиденциальной информации).

 Перечисленные документы могут  подтверждать совершение проступка  как по отдельности (например, решение комиссии), так и в совокупности (например, при отсутствии работника на рабочем месте в течение рабочего дня сначала, как правило, составляется докладная записка, а затем акт).

 Обязанность ознакомить работника  с данными документами Трудовым кодексом РФ не установлена.

Трудовым кодексом РФ не установлен перечень документов, которые составляются с целью зафиксировать совершение работником дисциплинарного проступка, в том числе и в случае нарушения трудовой дисциплины. Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной Главархивом, акт относится к наиболее распространенным документам управления и, как правило, составляется для фиксирования определенного факта.

 В связи с тем, что на  основании статьи 192 Трудового кодекса РФ дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику только в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения по его вине трудовых обязанностей, при применении к работнику такого взыскания работодатель должен иметь документальное подтверждение вины работника и обстоятельств, повлекших нарушение им трудовой дисциплины. При этом согласно части 5 статьи 192 ТК РФ должны учитываться тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

 Таким образом, акт может выступать в качестве документа, в котором фиксируются нарушение работником трудовой дисциплины, а также последствия этого нарушения.

 Подготовить образец заполнения  акта.

2. Затребование от работника  объяснения в письменной форме.