Порядок оформления некоторых документов

 В указанном объяснении работник должен пояснить свое поведение, указать его причины (например, работник может указать, что отсутствовал на работе по причине болезни, или потому, что не смог выполнить свою трудовую обязанность по составлению отчета из-за непредставления необходимых сведений другими отделами и т.п.).

 Следует отметить, что предоставление  доказательств своих объяснений - это право работника. Так, он вправе к письменному объяснению приложить листок нетрудоспособности или копию докладной записки, но может этого и не сделать. Требовать от него указанных действий и на основании отказа в их совершении не принимать объяснение, работодатель не вправе.

 Затребовать от работника  объяснение можно двумя способами: [6, с. 45]

- либо передать ему соответствующее  уведомление лично с получением подписи работника на втором экземпляре, - либо направить это же письмо почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

 Однако на практике нередко  возникает вопрос: обязан ли работодатель  получить доказательства получения  работником такого требования? Чаще всего такой вопрос возникает в случае, когда работник не является на работу, не получает почтовую корреспонденцию и работодатель фактически лишен возможности затребовать объяснения. Наиболее оптимальным вариантом в этой ситуации будет направление в адрес работника требования о представлении объяснений телеграммой.

Порядок применения дисциплинарных взысканий определен статьей 193 Трудового кодекса РФ. До издания приказа о применении дисциплинарного взыскания от работника нужно затребовать письменное объяснение. Иначе применение взыскания признается незаконным. Работнику предоставляется возможность указать уважительные причины своего проступка. Трудовой кодекс РФ не уточняет, в какой именно форме работодатель должен затребовать данное объяснение.

 Поэтому, если работник готов  представить объяснительную записку, письменное уведомление о необходимости  дать объяснение можно не оформлять. Если же ситуация носит явно  конфликтный характер, то данное  уведомление лучше оформить письменно  и вручить работнику под роспись. При отказе работника от проставления подписи на уведомлении необходимо составить соответствующий акт.

 Трудовой кодекс РФ отводит  работнику на представление объяснений  два рабочих дня, которые считаются  с даты, следующей за днем предъявления требования.

 Нередко работник отказывается  предоставлять какие-либо объяснения  своего проступка. Если по истечении  этого срока работник не представил  объяснений, то оформляется соответствующий  акт (статья 193 ТК РФ). При наличии  такого акта и документа, свидетельствующего о том, что объяснение у работника запрашивалось, дисциплинарное взыскание можно применить и без объяснительной записки работника.

 Трудовой кодекс РФ закрепляет, что непредоставление работником  объяснения не является препятствием  для применения дисциплинарного взыскания.

 Следует учитывать, что применение  дисциплинарного взыскания в  день затребования объяснения  может быть оспорено в суде. Поэтому если работник отказывается  представить объяснение, то составить  акт нужно по истечении двух рабочих дней.

 Издать приказ о применении  дисциплинарного взыскания можно, только если со дня совершения  проступка прошло не более  шести месяцев, а со дня его  обнаружения - не более одного (статья 193 ТК РФ). При этом днем обнаружения  проступка считается день, когда об этом проступке стало известно непосредственному руководителю работника. И неважно, есть ли у этого руководителя право применять выговор или замечание (п. 34 Постановления Пленума Верховного Совета РФ от 17.03.2004 N 2).

 Взыскание может быть применено: [7, с. 98]

 не позднее одного месяца  со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни  работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого  на учет мнения представительного  органа работников;

 не позднее шести месяцев  со дня совершения проступка;

 по результатам ревизии, проверки  финансово-хозяйственной деятельности  или аудиторской проверки - не позднее двух лет со дня его совершения (в указанные сроки не включается время производства по уголовному делу).

 При этом необходимо учитывать следующее:

 Месячный срок для наложения  дисциплинарного взыскания необходимо  исчислять со дня обнаружения  проступка.

 Днем обнаружения проступка, с которого начинается течение  месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе (службе) подчинен работник, стало известно о совершении проступка независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий.

 В месячный срок для применения  дисциплинарного взыскания не  засчитывается время болезни  работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое для соблюдения процедуры учета мнения представительного органа работников. Отсутствие работника на работе по иным основаниям, в том числе и в связи с использованием дней отдыха (отгулов) независимо от их продолжительности (например, при вахтовом методе организации работ), не прерывает течения указанного срока.

 К отпуску, прерывающему течение  месячного срока, следует относить  все отпуска, предоставляемые работодателем  в соответствии с действующим  законодательством, в том числе ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, отпуска в связи с обучением в учебных заведениях, отпуска без сохранения заработной платы.

 Порядок вынесения дисциплинарного  взыскания

 После выяснения непосредственным  руководителем всех причин нарушения трудовой дисциплины, оформления соответствующих актов, он должен направить должностному лицу, уполномоченному принимать решение о применении дисциплинарного взыскания, следующие документы: [8, с. 63]

• письменные объяснения (докладные, служебные записки) лиц, причастных к совершению проступка;
• служебную записку с изложением сути дисциплинарного проступка;
• письменное объяснение лица, совершившего нарушение трудовой дисциплины;
• письменные объяснения (докладные, служебные записки, акты) лиц, причастных к обнаружению факта совершенного проступка;
• график рабочего времени или копию приказа о режиме рабочего времени;
• другие документы, необходимые для принятия решения о наложении дисциплинарного взыскания и (или) применения мер материального воздействия (должностные инструкции, выписки из ЕТКС, копии нормативных документов, требования которых были нарушены, протоколы медицинского освидетельствования, акты фиксирующие факт нарушения, например, о появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения или акт отсутствия на работе и т. п.).

 После получения объяснительной записки или составления акта о том, что по прошествии двух рабочих дней работник объяснение не представил, можно оформлять приказ о применении выговора или замечания. При этом вопрос о том, какое именно наказание применить в данном случае, работодатель решает самостоятельно. В такой ситуации нужно учитывать обстоятельства проступка, его последствия, причины, на которые ссылается работник, и т.п.

 Если в качестве дисциплинарного  взыскания к работнику применяется  увольнение, то приказ оформляется по унифицированным формам № Т-8, Т-8а. При наложении дисциплинарного взыскания в виде увольнения формулировка причины увольнения должна точно соответствовать основанию в Трудовом кодексе или федеральном законе, с указанием статьи и пункта. Форма приказа (распоряжения) о применении замечания или выговора не унифицирована. Такой приказ оформляется в простом текстовом виде, по общим правилам, предъявляемым для оформления организационно-распорядительных документов.

 В приказе нужно отразить  следующие сведения: [8, с. 68]

• фамилия, имя, отчество работника;
• должность работника, к которому применяется взыскание;
• структурное подразделение, где работает работник;
• проступок, который совершил работник, со ссылками на нарушенные пункты договора или должностной инструкции и на документы, подтверждающие это нарушение;
• обстоятельства совершения проступка, степень его тяжести и вины работника;
• вид налагаемого дисциплинарного взыскания (замечание или выговор).

 В качестве основания для  издания приказа указываются  служебные записки, акты, протоколы, с указанием их исходящего (или регистрационного) номера и даты, указываются реквизиты другого документа, фиксирующего проступок работник или же акта об отказе от представления объяснений.

 Допускается создание формы  приказа о наложении дисциплинарного взыскания по образцу унифицированных форм. Как вариант, приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности можно создать по форме приказа (распоряжения) о поощрении работника. Такую форму следует зарегистрировать в Альбоме форм, применяемых в организации. Подготовить образец заполнения приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде замечания.

 Подготовить образец заполнения  приказа о применении дисциплинарного  взыскания в виде выговора.

 Приказ объявляется работнику  под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с документом, составляется соответствующий акт.

 В случае отказа работника  от ознакомления приказ о наложении  дисциплинарного взыскания объявляется ему путем прочтения вслух. Факт такого рода ознакомления фиксируется непосредственным руководителем путем составления соответствующего акта, который подписывается двумя свидетелями, присутствовавшими при ознакомлении.

 Пример акта об отказе от подписи в ознакомлении с приказом

 №__ «ООО» (наименование предприятия)

АКТ

 Запись о дисциплинарном  взыскании в трудовую книжку  не вносится (часть 4 статья 66 Трудового  кодекса РФ), за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

 В личную карточку (форма  Т – 2) запись о дисциплинарном  взыскании вносить необязательно. Но при необходимости (для обеспечения  внутреннего учета) данную информацию  можно отразить в разделе 10 "Дополнительные  сведения".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Порядок оформления документов при награждении

 

Работодатель вправе поощрить работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявить благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии. Добросовестным исполнением считается исполнение трудовых обязанностей в соответствии с предъявляемыми к работнику требованиями, предусмотренными в должностной инструкции и (или) других документах, определяющих содержание выполняемой трудовой функции, исполнение по собственной инициативе дополнительных обязанностей, исполнение своих обязанностей с качеством или результатом, превышающим средний уровень и т. п. [6, с. 117]

 В Трудовом кодексе РФ  предусмотрена также возможность  применения иных видов поощрений, установленных коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка или уставом учреждения.

Поощрительные выплаты при условии, что они прописаны в локальном акте или приложении к коллективному договору учреждения об оплате труда.

 Предоставление туристических  путевок за счет организации, дополнительных дней отпуска, отгулов  и др.

 В некоторых учреждениях  приняты локальные акты о присвоении  отличившимся членам коллектива  почетных званий "Заслуженный  работник учреждения", "Лучший по профессии" и т. п.

 Работодатель может использовать  одновременно несколько видов  поощрений одного работника. Например, объявить благодарность и выдать  премию.

Требования к делопроизводству установлены в ГОСТе Р 6.30-2003. Однако многие учреждения для конкретизации общих положений разрабатывают специальные локальные акты - инструкции по делопроизводству, в которых помимо требований к оформлению определяют порядок заполнения документов, сроки их хранения, визирования и т. п. Данные инструкции не должны противоречить законодательству РФ, в противном случае они не будут иметь законной силы.

 Документы о поощрении работников  можно отнести к документации  по оплате труда, кадрам и личному  составу. Поэтому они должны оформляться  в соответствии с официально утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации: № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" и Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". Формы документов приводятся в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 Согласно требованиям бланки  приказов должны изготавливаться  на белой (или светлых тонов) бумаге. Для них существует два стандартных  формата – А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм). Каждый лист документа  должен иметь поля: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм. [12, с. 36]

 В соответствии с ГОСТом  при заполнении унифицированных  форм документов необходимо указывать  коды по ОКУД и ОКПО.

 Код по ОКУД (Общероссийский  классификатор управленческой документации) приводится согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 Код по ОКПО (Общероссийский  классификатор предприятий и  организаций) присваивается в момент  регистрации юридического лица  и отражает виды деятельности, которыми занимается организация. Данный код размещается в графе под кодом формы по ОКУД.