Порядок передачи дел на хранение в архив организации

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя  клапанами с завязками или  в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При  наличии большого количества таких  документов, последние изымаются  из дел и на них составляется отдельная  опись.

В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. 

В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруютсяарабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие  правила:

- листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому  или по каждой части отдельно;

- фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные документы,  представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на  оборотной стороне на верхнем  поле листа;

- сложенный лист (формата  А3, А2) разворачивается и нумеруется  в правой части верхнего поля  листа. При этом лист любого  формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется  как один лист;

- лист с наглухо наклеенными  документами (фотографиями, вырезками,  выписками и т.п.) нумеруется как  один лист. Если к документу  подклеены одним краем другие  документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ  нумеруется отдельно;

- подшитые в дело конверты  с вложениями нумеруются, при  этом вначале нумеруется сам  конверт, а затем очередным  номером каждое вложение в  конверте;

- подшитые в дело документы  с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут  нумероваться в общем порядке  или сохранять собственную нумерацию,  если она соответствует порядку  расположения листов в деле;

- в случаях обнаружения  большого числа ошибок в нумерации  листов дела проводится их  перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

- при наличии отдельных  ошибок в нумерации листов  в делах при подготовке их  архивом организации к передаче  на государственное хранение  допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных  листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности  нумерации номеров дела (наличие  литерных номеров дела, пропущенных  номеров, номеров листов с наклеенными  фотографиями, номеров крупноформатных  листов, конвертов с вложениями и  количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в деле типографских экземпляров  брошюр с количеством листов в  них, если они не были отмечены в  общей валовой нумерации в  деле.

Лист-заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без  бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 

Для учета документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и  т.д.), а также для учета дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается  ее составителем. Если дело переплетено  или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись  подклеивается к внутренней стороне  лицевой обложки дела. 

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие  акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

 

2.2.Оформление обложки дел

 

Дело считается заведенным после включения в папку для  хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется  обложка заведенного дела.

На обложку заведенного  дела выносятся следующие сведения:

- название организации;

- название структурного  подразделения организации, в  котором оно формировалось;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- срок хранения дела  или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры  дел).

На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его  обложке указываются следующие  данные:

- количество листов в  деле;

- дата или крайние даты  первого и последнего по датам  документов в деле;

- архивный шифр дела, сначала  карандашом, а после утверждения  описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72.

 

2.3. Составление и оформление архивных описей дел

 

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного  хранения;

- дела временного (свыше  10 лет) хранения;

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из документов, характерных только для данной  организации (судебные, следственные  дела , научные отчеты по темам  и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных  подразделений составляются по установленной  форме в трех экземплярах и  представляются в архив организации  через год после завершения дел  в делопроизводстве

Описательная статья описи  дел структурного подразделения  включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

-заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его  заголовку на обложке дела;

- даты дела (тома, части);

- количество листов в  деле (томе, части);

- срок хранения дела.

При составлении описи  дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится  в опись под самостоятельным  порядковым номером (если дело  состоит из нескольких томов  или частей, то каждый том или  часть вносятся в опись под  самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел  в описи – валовый за несколько  лет;

- порядок присвоения номеров  описям структурных подразделений  устанавливается по согласованию  с архивом организации;

- графы описи заполняются  в точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись  подряд дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами "То же", при этом  другие сведения о делах вносятся  в опись полностью (на каждом  новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о  приеме дел, особенностях их  физического состояния, о передаче  дел другим структурным подразделениям  со ссылкой на необходимый  акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед  за последней описательной статьей  заполняется итоговая запись, в которой  указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний  номера дел по описи дел, а также  оговариваются особенности нумерации  дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к  описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

Заключение

При написании данной курсовой работы я ознакомилась с порядком и подготовкой дел к передаче на хранение в архив.

Перед тем как попасть  в архив дело проходит множество  этапов подготовки, например оформление дела и оформление обложки дела. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Ознакомившись с порядком подготовки  дела, пришла к выводу, что это сложный и ответственный  процесс, ошибки в котором не допустимы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы