Правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

 

Глава 1. Конфиденциальные документы

1.1. Понятие «коммерческая тайна», перечень сведений конфиденциального характера

1.2. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне (КТ)

 

Глава 2. Правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну

2.1.  

 

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

ГЛАВА 1.  РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

 

 

1.1. Понятие «коммерческая  тайна», перечень сведений конфиденциального  характера

Конфиденциальный (от латинского confidentiale – доверие) документ доверительный, секретный. В законе «Об информатизации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством.

К ним могут быть отнесены следующие  группы сведений:

- Информация, содержащаяся в подготавливаемых в органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений.

- В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

- Исторически сложилось, что степени доступа конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа документов, относящихся к государственной тайне. Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.). Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации.

- В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используется исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования «Для служебного пользования», (ДСП), «Конфиденциально». Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например: «Конфиденциально экз.2.» или «Для служебного пользования экз. 3».

 

1.2. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне (КТ)

 

Сведения КТ предприятия  можно условно разделить на два  крупных блока - научно-техническая (технологическая) и деловая информация.

Научно-техническая  информация:

- сведения о конструкциях машин и оборудования;

- чертежи, схемы;

- используемые материалы;

- рецептуры;

- методы и способы производства;

- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

- организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация:

−сведения о финансовой стороне деятельности предприятия;

−сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

−сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

−планы и объемы реализации продукции;

−анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность   экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

−планы рекламной деятельности;

−списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

−структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;

−кадровый состав и его  формирование;

−сведения из деловой переписки.

Состав и объем сведений, оставляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков. конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.

К конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.

 

 

 

 Глава 2. Правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну

 

2.1. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность  документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия  назначается должностное лицо, ответственное  за учет, хранение и использование  документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров  документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

Печатание документов с грифом «КТ»производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом  с подтверждением факта уничтожения  записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально   назначенным должностным   лицом.   При   поступлении   обязательно проверяется целостность корреспонденции,   количество   листов   и   экземпляров основного документа и приложений к нему. В   случае   отсутствия   или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное  дело или дела. На обложке дела в  правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки  дела пишется список сотрудников, имеющих  право пользования этим делом. В  начале дела подшивается  внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Движение документов с  грифом «КТ» должно своевременно  отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

Сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер  полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения   сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с  грифом «КТ» ответственный сотрудник  сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Документы с грифом «КТ» должны копироваться с разрешения руководства  предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «КТ» и  журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

− проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

− отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

− отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В  случае установления факта  утраты документов немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив  на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 

2.1. Порядок работы  с конфиденциальные документы

 

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: "Общие положения" – на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; "Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну" – определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; "Организация работы с документами" – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Процесс обеспечения сохранности  информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются:

1. Получение  (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует. По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.