Правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну

• одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;
• нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;
• формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и (часто) дополнительного их разделения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;
• использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов.

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

• получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;
• письменное или устное указание вышестоящего руководителя;
• устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;
• задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;
• полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом – это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.

В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть следующие  основные угрозы:

• утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы конфиденциальных документов (КД);
• подготовка к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, то есть документирования определенной информации;
• включение в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны фирмы;
• случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
• изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранности носителя, конфиденциальности информации;
• утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчание этого факта и попытка подмены утраченных материалов;
• сообщение содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированное копирование документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);
• утечка информации по техническим каналам;
• ошибочные действия работника службы КД, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.
• Важно, что в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами, основными из которых являются:
• установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
• оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
• составление и изготовление конфиденциального документа;
• издание конфиденциального документа.

Указанные этапы характеризуются  не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией.

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования.

В связи с этим система  защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после  издания (подписания) конфиденциального  документа, а заблаговременно, то есть до создания будущего документа. Прежде чем создать документ, следует  установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень  грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа.

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, – первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

Основу присвоения документу  грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система  грифования документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.

Информация и документы, отнесенные к коммерческой (предпринимательской) тайне, имеют несколько уровней  грифа ограничения доступа, соответствующих  различным степеням конфиденциальности информации:

• первый, массовый уровень – грифы «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация»;
• второй уровень (достаточно редкий) – грифы «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация», «Особый контроль» – они присваиваются документу лично первым руководителем фирмы, им изменяются или отменяются. Использование и хранение этих документов также организуется первым руководителем с возможным привлечением руководителя службы КД;
• на документах, содержащих сведения, отнесенные к служебной тайне, ставится гриф «Для служебного пользования» («ДСП»).

Гриф ограничения доступа  на документе пишется полностью, то есть не сокращается. Под обозначением грифа указываются номер экземпляра документа, срок действия грифа и  иные условия его снятия. Обычно гриф располагается на первом и титульном  листах документа, а также на обложке  дела (тома) в правом верхнем углу. На электронных документах и документах, записанных на любых машинных носителях, гриф обозначается на всех листах. Ниже грифа или ниже адресата могут  обозначаться ограничительные пометы: «Лично», «Только в руки», «Только  адресату», «Лично в руки» и др. При регистрации конфиденциального  документа к его номеру добавляется  сокращенное обозначение грифа  конфиденциальности.

Документы и информация, конфиденциальные в целом, в своей  массе (например, документация службы персонала, службы безопасности, документы, отнесенные к профессиональной тайне, и т. д.), как правило, не маркируются, потому что в полном объеме обладают строгим ограничением доступа к  ним персонала.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться  помета (отметка, надпись, штамп), предполагающая особое внимание к сохранности таких  документов: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и др. Могут использоваться дополнительные цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных документов и дел для их быстрого визуального выделения и контроля использования в процессе работы персонала.

Информация – это один из ресурсов предприятия, без которого четкой и слаженной работы не получится. А конфиденциальная информация дает фирме возможность, изобретая что-то новое, достигать вершин, не покоренных никем в области деятельности этого предприятия благодаря  защищенности информации. Исходя из важности этой информации появляется риск для фирмы создателя лишится столь ценного ресурса. Во избежание неприятностей, связанных с утратой или хищением информации в организациях, создаются службы КД.

Представители службы в организации  следят за конфиденциальными документами  и сведениями, за оборотом документов в организации, создают базы данных для компьютеров и картотеки  для бумажных носителей, уничтожают пронумерованные черновики конфиденциального  документа, хранят документы, имеющие  ценность для фирмы, и уничтожают их в установленном порядке.

Защита документированной  информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и  контрольного характера. Перемещение  документа в процессе выполнения каждой стадии, процедуры обработки  или исполнения обязательно сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

Технологический процесс  учета конфиденциальных документов включает в себя ряд процедур, обязательных для любого вида учета и любого типа обработки и хранения этих документов. В процессе учета, распределения, рассмотрения, передачи поступивших документов исполнителям и возврата документов выполняется  комплекс технологических и ограничительных  операций, позволяющих обеспечить физическую сохранность документа и его  частей, а также предотвратить  разглашение и утечку информации, содержащейся в документе.  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе данной работы мною были изучены  и описаны  правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, а так же подробно описаны принципы работы  конфиденциальных документов.

Документы могут нести  информацию открытую и информацию с  ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально» сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни, идентифицировать его личность, сведения составляющие тайну следствия и судопроизводства связанные с профессиональной деятельностью.

Под коммерческой тайной (КТ) понимается конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах  увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. К коммерческой тайне относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать.

Допуск  работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

В вопросах постановки делопроизводства важное место занимают исполнители  документов. Качество делопроизводства, а во многом и всей работы учреждения, организации, предприятия зависит  от компетентности исполнителей документов и оперативности их работы. Исполнитель  отвечает не только за содержание документа, но и за стиль изложения информации в документе, а также за правильность оформления документов.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, этот термин широко используется исключительно  для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, то есть собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом. Вместе с тем к конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам.

В своей работе я рассмотрела  роль секретаря в оформлении конфиденциальных документов  содержащие коммерческую тайну.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ